10 דברים טובים שמרכזיית טלפון אופטימלית עושה לעסק שלך (השוואת מחירים)

10 דברים טובים שמרכזיית טלפון אופטימלית עושה לעסק שלך

טלפון IP

10  דברים טובים שמרכזיית טלפון אופטימלית עושה לעסק שלך 

 

עולם שירותי המרכזיה והתקשורת צועד במהירות למעבר לענן, כשירות וירטואלי בענן על תשתיות ענן פרטיות ציבוריות או היברידיות, כחלק מכלל שירותי המחשוב העסקיים.
 
מה מרכזיית טלפון אופטימלית מספקת לעסק? מה נדרש ממרכזיה אופטימלית?

 

מרכזיית טלפון מזמן אינה רק רכזת פיזית של מכשירי טלפון (אנלוגיים). המעבר של המרכזיות לעולם ה-IP הפך אותן לחלק ממערך שירותי המחשוב בעסק. הפיכת המרכזיה מקופסה ענקית של ברזלים וחוטים למרכזיה וירטואלית הנמצאת אצל ספק שירות, מאפשרת את חיבור המרכזיה לשירותים נוספים תחת אותה מעטפת שליטה לרבות: Call-Center, CRM, BI ו-ERP.

השלב הבא לאחר הווירטואליזציה הוא המעבר לענן, מה שהופך את המרכזיה למשאב רשת ותוכנה בגישת ה-SaaS (Software as a Service), שבה משאבי הטלפוניה הם בדיוק אותו משאב הנצרך כמו כל משאב מחשובי אחר בעולם העננים כאשר משלמים על השירותים רק על פי צריכה. לכן, ניתן לשלב ביחד עם המרכזיה שפע של שירותים, החל מעבודה קבוצתית וכלה בעבודה ניידת מרחוק בכל מקום.

יודגש, שעולם שירותי הטלפוניה נמצא בתנועה לכיוון של אספקת כלל השירותים בתצורת שירותי ענן ע"י חברות התקשורת הגדולות וע"י ספקים מתחרים רבים. רק בשירותי ענן (בין ענן פרטי, היברידי או ציבורי), ניתן לקבל את מירב היכולות הטכנולוגיות האפשרויות, בצד חיסכון מרבי בהוצאות של עסקים וארגונים על שירותי תקשורת. לכן, יש לבחון כיום כל פתרון של מרכזיה פיזית מול פתרון הנועד להעביר את העסק – לענן.

כיום, גם ברור, שכל הפתרונות בתחום עולם הטלפוניה חייבים להיות מבוססיIP  בתקנים החדישים ביותר ואין להסתפק בפתרונות של העולם הישן, האנלוגי או ההיברידי, שמזמן יצאו מהשוק העולמי (אבל לא אצל חלק מהמתחרים בה בשוק הישראלי המייבאים פתרונות אנלוגיים או היברידים, שהם רוכשים "לפי קילו" משאריות ייצור ישנות מהמזרח הרחוק, ומשכנעים בעלי עסקים בישראל במבצעי הוזלה, שפתרון כזה כביכול טוב ומתאים עבורם).

 

מרכזיית טלפון

 

10 דברים טובים שמרכזיית טלפון אופטימלית עושה לעסק:

מרכזיית טלפון אופטימלית אמורה לשרת את צרכי העסק, בעליו, עובדיו, שותפיו, ספקיו ולקוחותיו. לכן, יש לצפות שהמרכזייה תספק לעסק את היכולות הבאות (כמה שיותר יכולות – זה עדיף, כי אין עדיין מרכזיה מושלמת שכוללת את הכל):

1. המרכזיה תספק שירותי טלפוניה לכל מכשיר קצה.

הימים בהם ניתן היה לדבר דרך המרכזיה רק ממכשיר אנלוגי היושב על שולחן העבודה – הסתיימו מזמן. מרכזיה אופטימלית אמורה לספק שירותי טלפוניה לכל מכשיר קצה הנמצא בידי העובדים והמנהלים של העסק. או בעברית פשוטה יותר: לחבר אל המרכזיה את כל מכשירי הסמארטפון והטאבלט המצויים אצל העובדים והמנהלים. הסמארטפון והטאבלט הם כלי עבודה ותקשורת בעסק בדיוק כמו כל טלפון. בנוסף, המרכזיה אמורה לספק קישוריות מלאה למכשירי טלפון שולחניים דיגיטליים חדשים (כאלו עם מסכי מגע ושאר יכולות מתקדמות).זאת, משום שהעולם הארגוני והעסקי הוא נייד. אנשים רוצים לעבוד מכל מקום, מהבית, מהדרך, מכל מדינה, בכל כלי תקשורת. זה דבר טוב לאנשים עצמם ולארגונים בהם הם עובדים.

המרכזיה היא כלי האמור לתת מענה לצורך עסקי ברור. עצם קיומה של המרכזיה הפיזית בעסק אינו משרת את המטרה הזו כלל וכלל. זו הוצאה בלתי מבוקרת, שאי אפשר למדוד לגביה ROI. מכאן, שהמרכזייה יכולה להיות אצל ספק התקשורת או אצל ספק שירותי הענן בכל מקום, לאו דווקא בתוך העסק. כדי לקבל שיחות ולהוציא שיחות לא צריך מרכזיה, צריך טלפונים. אלה יכולים להיות סמארטפונים, טאבלטים, או תוכנה על המחשב. זמנם של הטלפונים הישנים נגמר מזמן. הם חסרי כל תחכום, לא יעילים, איכות השמע שלהם נמוכה והם חסרי קישוריות לעולם החדש של "מסרים מאוחדים" ו"תקשורת אחודה".

2. המרכזיה היא גם מוקד שירות (Call Center).

למעט ארגוני ענק נותני שירות, שבהם יש צורך מעשי להפריד את שירותי המרכזיה משירותי ה-Call Center, ב-90% מהעסקים והארגונים אין כל סיבה (לא כלכלית ולא מעשית) מדוע שירותי ה-Call Center יהיו מופרדים משירותי המרכזיה ועי"כ  בעלי העסק משלמים עליהם בנפרד, עם מערכות שליטה, ניהול ותחזוקה נפרדות. טלפוניה היא טלפוניה וההפרדה הזו נועדה לגרום לעסק לשלם כפול על אותו דבר. מרכזיה אופטימלית, במיוחד ברמת ה-SMBSME אמורה לספק שירותי Call Center משולבים ביחד עם המרכזיה ולא בנפרד.

3. מרכזיה היא חלק ממערכת תקשורת משולבת (Unified Communications).

המשמעותי העיקרית של UC (Unified Communications) היא חיסכון כלכלי לבעלי העסק. דהיינו: אין יותר הפרדה בין רשת המחשוב – LAN ו-WAN לבין רשת התקשורת. זו בדיוק אותה רשת. רשתות הטלפוניה הישנה הבנויות על חוטי טלפון, שעוברים בעסק במקביל לרשת ה-LAN, שייכות להיסטוריה. כל התעבורה של ביטים בעסק (בין אם הם שיחה או נתונים למחשב) אמורה להתבצע על אותה "תשתית תקשורת אחודה".

4. עלות חודשים ידועה, ברורה ונשלטת.

מרכזיה אופטימלית אמורה לספק לבעלי העסק את השקט הנפשי הכרוך בהוצאות על שירותי המרכזיה. ההוצאות על כלל שירותי המרכזיה אמורות להיות ידועות, ברורות וללא הפתעות. תופעת "הלם החשבונית" אמורה להיעלם מהעולם. עלויות תפעול (OPEX) של מרכזיה אופטימלית אמורות להיות שקופות וברורות. כך, שבעל העסק אינו זקוק למומחים כדי להבין את החשבון החודשי של ההוצאות על המרכזיה.

מול החלופה של רכישת מרכזיה מספק אחד, קווי תקשורת מספק שני, שירותי ביטוח ותחזוקה מספק שלישי, שירותי תמיכת לקוחות (Call Center) מספק רביעי ושירותי ניהול, גיבוי ואבטחה של מכשיר הסלולר של העסק (MDM) מספק חמישי, אפשר לעצור את הכאוס הארגוני היקר הזה ולהחליף אותו בשירות מלא מספק אחד בלבד. יש לחפש ספק שירות המביא ערך עסקי בפתרון שלו, חוסך בהוצאות התקשורת ומביא יכולות חדשות המתאימות לצרכי העסק, דוגמת "עבודה קבוצתית", "שילוב סלולר", "שילוב מסרים מיידים", ו"שירות נוכחות". זאת, בצד שיחות קול ווידאו באיכות, שיחות ועידה, שילוב מסרונים, שילוב דוא"ל, שילוב פקס ועוד. זאת, במחיר ידוע מראש הנשלט ע"י בעל העסק.

5. שמירה על נאמנות לקוחות.

מרכזיה אופטימלית אמורה לספק לבעלי העסק יכולות, שתשפרנה ותשמרנה את נאמנות הלקוחות, הספקים והשותפים של העסק, בנוסף לשביעות הרצון של העובדים. ניתן להשיג זאת באמצעות כלים רבים, החל מניתוב שיחה חכם וכלה ביכולות של מענה נכון, אישי ומהיר לכל פניה בכל צורת פניה אל העסק. מערכות מרכזיה חכמות מרכזות את כל סוגי הפניה לעסק, גם כאלו המגיעות מרשת חברתית או ממסרונים וצ'טים ומאפשרות מענה מיידי ומתאים לכל פניה בכל ערוץ תקשורת.

6. שרידות, אבטחה והמשכיות עסקית.

מרכזיה אופטימלית אמורה להבטיח "שקט נפשי" לבעליה באמצעות פעולה בכל עת (גם בהפסקת חשמל או בניתוק קשר האינטרנט) וללא נפילות מכל סוג, כולל התקפות סייבר וגנבת שיחות. מרכזיה אמורה להיות מאובטחת בדיוק כמו כל מערכת מחשוב אחרת בעסק. המערכת אמורה להיות שרידה ולהתאושש במהירות של כמה שניות מאסון או כל פגע, שגרם לנפילה, כדי להבטיח את ההמשכיות העסקית בכל מצב.

7. יכולת עבודה קבוצתית, עבודה מרחוק ושילוב עם מערכות המחשוב.

מרכזיה אופטימלית אמורה להיות חלק בלתי נפרד מכלל הפעילות של העסק. עובדים ומנהלים בעסק מבצעים את המטלות שלהם במגוון כלים, החל מדואר אלקטרוני וכלה ביישומי אופיס, ERP, CRM או הנהלת חשבונות וכספים.

כל הכלים והתוכנות בעסק אמורים להיות נגישים ומחוברים לשירותי המרכזיה. לדוגמה: ניתן לחייג ולקבל שיחות ישירות מתוך האאוטלוק או כל יישום אופיס אחר, ניתן  לקיים שיחת וידיאו ולהעביר מסמך לאדם אתו משוחחים ולעבוד עליו במשותף וכך הלאה.

עבודה מרחוק כוללת שינוי הרגלי הניהול בעסקים. המנהלים צריכים להתרגל, שהעובדים לא יושבים מולם או בסביבת הפיקוח האישית שלהם. לכן, יישומים ושירותי תקשורת יהפכו לווירטואליים וחלק הגדול יעבור ל"ענן".

מרכזיה אופטימלית אמורה להיות תוצאה של ניתוח התהליכים העסקיים והטמעת התקשורת בתהליכים אלו, כחלק בלתי נפרד מכלל התהליכים העסקיים. המושג החדש הנכנס כאן קרוי: CEBP (Communication Enable Business Processes). תהליכי התקשורת ישתלבו במגמת שירותי SOA (Service Oriented Architecture) והתקשורת תנוהל כ-Process (הליך) אחד מכלל התהליכים העסקיים בארגון.

כיוון התפתחות נוסף הוא (CCOD (Contact Center On Demand: מרכזי תמיכה ללקוחות במיקור חוץ של ספק התקשורת. השירות עצמו יכול להינתן בכל מקום אפילו ממדינה רחוקה (אם יש בה דוברי עברית?).

8. מספקת קישור למערכות משלימות.

מרכזיה אופטימלית אמורה לספק מענה לקישוריות ולשליטה במערכות משלימות הקיימות בעסק ובכלל זה:

א. מערכת כריזה ורמקולים. זה כולל גם מערכת מוזיקה (למשל לאזורי המתנה של לקוחות).

ב. מערכת אינטרקום.

ג. מערכת מצלמות אבטחה.

ד. מערכת פתיחת דלתות ושערים.

ה. מערכות זיהוי קולי (לצרכי אימות).

ו. מערכת הקלטת שיחות.

ז. מערכות פיזיות עם יכולות התראה, דיווח וחיווי דיגיטלי (דוגמת: מערכת כיבוי אש, מעליות, מערכת מיזוג וחימום, מערכת אזעקה, מערכת נוכחות עובדים ועוד).

9. מתן מענה מקיף ומלא לשיחות וידיאו.

המציאות, שבה בכל סמארטפון וטאבלט יש גם מצלמה, מספקת יכולת תקשורת בווידיאו ולא רק בקול. לכן, מרכזיה אופטימלית אמורה לתמוך באופן מלא במערכת מצלמות לשיחות וידיאו (Video Conferencing) מכל מכשיר קצה (נייח או נייד). שיחת וידיאו אמורה להיות תהליך פשוט של הפעלה בלחיצת כפתור אחד (או הקשה על אייקון אחד במסך). המרכזיה אמורה לספק קישוריות מלאה גם למכשירי טלפון שולחניים לשיחות ועידה (כאלה עם מסכי מגע ומצלמת וידיאו משולבת). המערכת אמורה לתמוך במולטימדיה (בכל סוגי המדיה, בכל הפורמטים המקובלים המגיעים מכל מכשירי הקצה).

10. גמישות בגודל המרכזיה לפי הצרכים.

במהלך חיי העסק, העסק גדל ומרחיב את כמות עובדיו, שלוחותיו וכיו"ב. כך גם יכול להתרחש התהליך ההפוך בו העסק מצטמצם, מתייעל, סוגר סניפים ומצמצם את כמות העובדים. מרכזיה אופטימלית אמורה להיות גמישה. כך, שתוכל לגדול לפי צרכי העסק המתפתח וגדל בהיקפו ולקטון – כאשר יש צמצומים והתייעלות. מרכזיה פיזית קבועה, שיש בה מספר קבוע של חיבורים, אינה יכולה לענות לצורך הזה. רק מרכזיה וירטואלית ובמיוחד בענן, יכולה לספק את המענה לצורך הזה, של גידול או קיטון מהירים, לפי צרכי העסק המשתנים לאורך זמן. מרכזיות טלפונים מתקדמות מותאמות לגודל של העסק בצורה גמישה ומשנות את גודלן בלחיצת כפתור עכבר. מרכזיות גמישות הן גם זולות יותר בניתוח TCO (עלות בעלות כוללת) לעסק.

 

החלטה על בחירת של מרכזיה אופטימלית – טיפ:

עסקים קטנים כגדולים יכולים להיכנס ללא היסוס לבחינת פתרונות בענן ולזנוח את הפתרונות הישנים (אם עדיין קיימים אצלם) ומערכות התקשורת הישנות, שאינן IP (אם עדיין קיימות אצלם).

ניתן להתנסות בשירותי ענן בסניף אחד צדדי של העסק ובסניף אחר (אם קיים), או בקבוצת עובדים מוגדרת ולבחון האם שירותי הענן מתאימים לעסק וצרכיו, אם לאו. ניתן גם להחליף ספקי ענן די בקלות אם רמת השירות של ספק שירותי ענן אינה מספקת. חשוב להקפיד על הסכם רמת שירות – SLA בכל סוג של פתרון בו בוחרים. רמת השירות היא החלק החשוב ביותר בבחירת ספק שירותי מרכזיה בענן.

 

שורה תחתונה:

בבחירת מרכזית טלפון אופטימלית יש להשקיע מחשבה ולקבל החלטות רק לאחר הבנת הצרכים של בעל העסק. מומלץ לבחון את החלופות השונות הקיימות כיום בתחום שירותי הטלפוניה, שהן רבות, ולקבל החלטה המבוססת על ניתוח צרכים מול החלופות הקיימות בשוק. אנו, בכל מקרה, עומדים לרשותכם לסייע בבחינת החלופות השונות, הצגת יתרונות וחסרונות של כל חלופה, על מנת שתבחרו בחלופה האופטימלית מבחינתכם.

 

 נמאס לך לחפש מרכזיית טלפון IP מתאימה לעסק? – לחץ כאן וקבל ייעוץ ובונוס חינם.

 

 

 10 דברים טובים שמרכזיית טלפון אופטימלית עושה לעסק שלך


השאר תגובה

פוסטים נוספים

שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב email
חיפוש באתר

איזו מרכזיית טלפון העסק שלך באמת צריך?שלא ימכרו לך ציוד מיותר!

לייעוץ טלפוני חינם ממהנדס מומחה ולקבלת הצעת מחיר - לחצו כאן

או התקשרו 077-812-3111

פוסטים אחרונים

View michael pinchas's profile on LinkedIn

קטגוריות