מרכזיה לעסקים – סיפור הצלחה של עסק בינוני לראיית חשבון (טיפים לעסקים)

מרכזיה לעסקים – סיפור הצלחה של עסק בינוני לראיית חשבון

טלפון IP GRANDSTREAM HD GXP2130

מרכזיה לעסקים – סיפור הצלחה של עסק בינוני לראיית חשבון

 

עסקים ברמת ה- SMB וה-SME, לרבות משרדי רואי חשבון, יועצי מס ועורכי דין, מוצפים כיום שפע  של הצעות לשירותי תקשורת ופתרונות תקשורת מתקדמים.

יש גם סיפורי הצלחה, למשל בשימוש במרכזיה בענן.

 

הסיפור של משרד רואי החשבון ויועצי המס והמרכזיה החדשה לעסקים, שיושמה בו, הוא סיפור של עסק, שלא מבין כיום, איך הוא עבד טרום השדרוג (פרטי העסק המוצג כאן, חסויים לבקשת בעלי המשרד). המדובר במשרד הכולל כמה עשרות בעלי מקצוע בתחום ראיית החשבון, ייעוץ מס והנהלת חשבונות, מזכירות ופקידות, שמבוזר בין 3 משרדים כאשר המשרד הראשי והגדול הוא באזור המרכז.

בכל השלוחות של המשרד, העובדים תפקדו למעשה בצורה עצמאית. העובדים בכול אחת מהשלוחות השתמשו לא מעט בטלפונים פרטיים שלהם (בסמארטפונים) והסתמכו על מערכת טלפונים מיושנת ומקומית שהייתה בכל אתר, שלא היה בה שום סוג של איחוד או קישור בין אתרי העבודה השונים ולא הייתה מחוברת למערכות המחשוב של העסק. השיחות בין השלוחות, בינן לבין עצמן ובינן למשרד המרכזי, בוצעו בקווי חוץ רגילים. לא היה מספר טלפון אחיד, שהמשתמש יכול להשיג דרכו מישהו במשרד, קווי המשרד היו תפוסים פעמים רבות והעסק שילם כספים גם עקב שיחות בינלאומיות לא מבוקרות של העובדים.

לקבלת הצעת מחיר למרכזיה לעסקים ישירות למייל – השאירו פרטים כאן

 

מרכזיה לעסקים – סיפור הצלחה של עסק בינוני לראיית חשבון

המענה למצב הזה היה בקפיצת מדרגה, שהמשרד ביצע, כשעבר לשירותי תקשורת וטלפוניה בענן, אצל ספק שירותי תקשורת בענן גדול ומוכר. העסק מותג במספר אחד נכנס לכל השלוחות, ורכש גם שירות 1-700 כדי לספק מענה לפונים במיקום אחד. השדרוג הפך את כל המשרד לארגון אחד מלוכד, עם שיחות פנימיות בכל רחבי העסק ללא כל עלות, והשיחות מחוץ למשרד נכנסו למשטר של בקרה ושליטה על ההוצאות. נגמרה גם חגיגת השיחות הפרטיות לחו"ל על חשבון המשרד.

בפעם הראשונה בהיסטוריה של המשרד, מערכות הטלפוניה חוברו למערכות המחשוב שלו, לרבות לרשימת הלקוחות ולרשימות של כל מי שנמצא ב"שרשרת הערך" של העסק. העובדים יכלו לחייג ישירות מתוך Outlook או מתוך תוכנת הנהלת חשבונות של הלקוח. כל עובד יכול היה להגדיר את התא הקולי שלו, ולשלוט על הטלפוניה שלו, כולל בסמארטפון, באמצעות ממשק משתמש אינטרנטי קל לתפעול.

בפעם הראשונה העובדים יכולים לעשות שיחות ועידה בינם לבין עצמם ובינם לבין הלקוחות שלהם. לא פחות חשוב, יש כעת אפשרות להוסיף עוד טלפוני IP בכל פעם שמצטרפים למשרד עובדים חדשים וגם להזיז שלוחות בלחיצת כפתור, לכל חדר שבו כל עובד נמצא.

כך, כל העובדים בכל השלוחות משתמשים במערכת טלפונים אחת, תא קולי אחד ודוא"ל אחד. בזכות כך ניתן להגיע לכל עובד בכל מקום, כולל כשהוא נייד מחוץ למשרד, עם הסמארטפון שלו.

הנקודה הכי חשובה: חיסכון בהוצאות. הוצאות התקשורת במשרד ירדו בכ-70% בבת אחת. זה היה מהלך די ברור מבחינת החיסכון הכלכלי הקיים בו. זאת, כי הדרך היעילה והאפקטיבית ביותר להוזיל את עלויות התקשורת והמחשוב בעסקים היא להפוך את כל ה   CAPEX- ל.OPEX- דהיינו: להיפטר מציוד, תוכנות, תפעול, שדרוג ותחזוקה ע"י בעלי העסק. הייעוד והמיקוד של עסקים זה לעסוק בעסקים, במכירות ובשירות לקוחות ולא בתקשורת. לכן, את נושא התקשורת אפשר להעביר באופן מלא ל"מיקור חוץ", לספק שירותי תקשורת בענן, שמציע את הכל כחלק בלתי נפרד מהשירות שלו (בד"כ בעלות מזערית, מול כל חלופה אפשרית).

נקודה חשובה לא פחות היא השינוי בהרגלי העבודה והתרבות העסקית הפנימית. קודם לשינוי, כל עובד עמד ישירות מול הלקוחות שלו, ובכל שאלה הם פנו אליו ישירות, בלי שהוא יכול היה לשלוט בכך. התוצאה: התפוקה שלו הייתה יחסית נמוכה בגלל ההפרעות הבלתי נשלטות. בשיטה החדשה, כל הפניות למשרד רוכזו בידי מוקד טלפוני אחד, שבו היה מוקדן, שענה לשאלות של הלקוחות והייתה לו גישה לכל המערכות. כך, שרואי החשבון בכל השלוחות יכלו לעסוק בעבודתם המקצועית, בלא הפרעות והטרדות בלתי נשלטות. רואי החשבון קבלו פניות של לקוחות רק כאשר היה צורך ממשי.

בגלל שפע המתחרים הקיימים כיום בשוק שירותי התקשורת בענן, מומלץ לבצע תהליך מושכל של בחירת הפתרון המתאים מהספק המתאים. אין להסתנוור רק מהמחיר (המחירים כל הזמן נופלים, בגלל רמת התחרות בשוק). יש לשקול גם את רמת האמינות של הספק והאם אפשר לקבל את כל השירותים וחבילות התקשורת מספק אחד ובחשבון אחד, אבל בלי להיות כבולים אליו לעולמים ב"חתונה קתולית".

חשוב להקפיד לפני רכישת מרכזיה לעסקים על הסכם רמת שירות – SLA בכל פתרון בו בוחרים, מכל סוג. הפתרונות, שקיימים כיום בשוק, זולים, יציבים, דוברי עברית, מכילים יכולות מתקדמות לרבות: הקלטות, Call Canter, CRM, BI, שילוב סלולר ו-UC (תקשורת מאוחדת), עבודה קבוצתית, מענה ל-BYOD (שימוש בסמארטפונים וטאבלטים פרטיים בעבודה), גיבוי, אבטחה ושרידות, חיבור למערכות ממוחשבות אחרות שיש בעסק (דוגמת מערכות אבטחה, שליטה על דלתות כניסה) ועוד.

לכן, מומלץ לקבל החלטות לגבי מרכזיה לעסקים על בסיס ניתוח מקצועי של צרכי העסק וכמה הוא ירוויח מהמעבר לשירותי תקשורת בענן. המעבר משירותי תקשורת ישנים מבוססי ציוד ישן, לשירותי ענן, אינו תהליך מיידי או קל (למעט חברות חדשות, שמתחילות בשימוש בשירותי ענן ישר משלב ההקמה שלהן). זאת, בגלל הצורך לבצע התאמות של הרשת הפנימית, לשנות שיטות עבודה ונהלי עבודה, להחליט על רמת הסיכונים מפני התקפות סייבר, להחליט על רמת השרידות, ההמשכיות העסקית וההתאוששות מאסון, להחליט על ציוד מתאים (למשל טלפוני IP ותוכנות לסמארטפונים ולטאבלטים) וכך הלאה. אנו עומדים לרשותכם לייעוץ ולסיוע בתהליך הזה.

שורה תחתונה: עולם מרכזיה לעסקים נע במהירות קדימה והכוח מצוי כיום בידי הלקוחות, בגלל התחרות החריפה הקיימת בשוק. יש לא מעט סיפורי הצלחה בתחום זה, של עסקים דוגמת רואי חשבון ועורכי דין, שחתכו את הוצאות התקשורת שלהם ביותר מחצי והתייעלו בתהליכי עבודתם ביותר מכפלים.

מומלץ קודם להחלטה על מעבר לספק תקשורת, שמספק שירותים עסקיים בענן, לבצע ניתוח צרכים ובדיקת ROI בסיוע אנשי מקצוע, כדי להגיע להחלטה מושכלת בנושא ולתחר בין הפתרונות השונים הקיימים בשוק בתחום זה.

 

 נמאס לך לחפש מרכזיה לעסקים מתאימה לעסק?

 

 

לקבלת הצעת מחיר למרכזיה לעסקים ישירות למייל – השאירו פרטים כאן

השאר תגובה

פוסטים נוספים

שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב email
חיפוש באתר

איזו מרכזיית טלפון העסק שלך באמת צריך?שלא ימכרו לך ציוד מיותר!

לייעוץ טלפוני חינם ממהנדס מומחה ולקבלת הצעת מחיר - לחצו כאן

או התקשרו 077-812-3111

פוסטים אחרונים

View michael pinchas's profile on LinkedIn

קטגוריות