בחירת מערכת תוכנה לניהול משרד ביטוח ופיננסים (טיפים מוכחים)

תוכנה לניהול משרד ביטוח ופיננסים

בחירת מערכת תוכנה לניהול משרד ביטוח ופיננסים (טיפים מוכחים)

 

 

מערכת תוכנת ניהול משרדי סוכני ביטוח ופיננסים יכולה לספק לך יכולת לתקשר נכון וביעילות עם לקוחותיך ועם כל "שרשרת הערך" של העסק.

איך בוחרים את מערכת התוכנה הנכונה?

 

איך משפרים ומעצימים את "חווית השירות" ללקוחות של המאה ה-21 בלי להיכנס להוצאות כבדות ומיותרות?

 

האם הפתרון של באפי (Bafi) הוא הפתרון המתאים לעסק שלי?

 

 

עסקים וארגונים של היום ומחר לא יכולים להרשות לעצמם לספק שירות ללקוחות שלהם (הקיימים והפוטנציאליים) ולכל "שרשרת הערך" שלהם (ספקים, שותפים, מפיצים וכיו"ב), ברמה ירודה. לכן, יש חשיבות לבחירת מערכת לניהול משרדי המספקת "פתרון קצה לקצה" לכל הצרכים של העסק ולקוחותיו.

תוכנה לניהול משרד ביטוח ופיננסים

 

מה זו מערכת באפי (Bafi) לניהול משרדי ביטוח ופיננסים?

מערכת באפי היא פרי פיתוח ישראלי של חברת B-Com מנשר (ליד חיפה), היא תוכנה אינטרנטית עם תמיכה מלאה בעברית המשמשת, בין היתר, כסימולאטור הצעות מחיר לסוגי הביטוח השונים ומערכת לניהול משרד סוכן הביטוח.

מדובר במערכת, שמתחרה במערכות ה-CRM הקיימות בשוק, עם התאמה ספציפית לשוק הביטוח (במיוחד לסוכני ביטוח, לרבות ביטוח פנסיוני) ולשוק הפיננסי בישראל. ניתן להתאים את המערכת לצרכים הספציפיים של כל משרד העוסק בפיננסים ולכל סוכן ביטוח \ משרד העוסק בביטוח מכל סוג. המערכת מאפשרת לסוכן הביטוח ולעובדים בתחום הפיננסי לעבוד מכל מקום, גם מהבית, בדרכים או אפילו בביתו של הלקוח.

באפי שואפת להיות תוכנת ניהול המשרד "Must have" לכלל המגזרים בעולם העסקים, ועל ידי כך להוביל את העולם העסקי לשפה אחידה משותפת וגלובלית. המערכת עצמה נמצאת בענן מקומי (ישראלי) מאובטח, עם שרידות מרבית, בתקנים הכי מחמירים. המערכת הזו מאושרת ע"י לשכת סוכני הביטוח בישראל.

אפליקציית באפי לניהול המשרד מאפשרת גישה נוחה לתוכנת באפי ממכשיר הסמארטפון (ומכל מכשיר אחר). באמצעות האפליקציה ניתן לצפות בפרטי הלקוחות, הפוליסות, התביעות והמסמכים הסרוקים בתוכנת באפי שברשותכם על גבי ממשק נוח, שמאפשר גישה מהירה וזמינות גבוהה לנתונים ולמידע שלכם כמעט מכל מקום. החיבורים ברשת האינטרנט מבוצעים בחיבורי VPN בתוספת הצפנה מסוג SSL.

 

היתרונות המרכזיים של מערכת באפי:

  • מבצעת גיבוי תמידי ושקוף למשתמש בענן. כך, שלעולם (גם אם המערכת המקומית תושבת לגמרי), הנתונים לא ייאבדו ותמיד יהיו זמינים. כל נתוני המשרד ועובדיו \ סוכניו נשמרים ומגובים בענן. כך, שחלילה בעת התקפת סייבר על הסוכנות – החומר מוגן באופן מלא.
  • המערכת כוללת אפליקציה הפועלת בכל מערכות ההפעלה ומאפשרת גישה לנתוני הלקוח, חיוב Online, דוא"ל ללקוחות, צפייה בכל מסמכי הלקוח, שליחת מסמכים במייל וגם בפקס ישירות מהאפליקציה, חיוג ישירות מהאפליקציה.
  • אפשרות כניסה ועבודה מול המערכת מכל מכשיר קצה נייח או נייד, בכל מקום (בתנאי שיש חיבור לאינטרנט, נייח, נייד או אלחוטי).
  • מערכות מתקדמת לניהול כל סוגי התביעות ובמיוחד תביעות רכוש, עם כל הטפסים הנדרשים.
  • אפשרות לחיבור סניפים מרוחקים ושמירת המידע מעודכן ומסונכרןOnline בכל הסניפים.
  • המערכת עובדת בסנכרון מלא מול "המסלקה הפנסיונית" ובהתאם לכל הכללים, שקבע משרד האוצר ובפיקוח אגף שוק ההון, ביטוח וחיסכון במשרד האוצר.
  • חיבור לשרת דוא"ל מרכזי. כך, שכל תכתובת הדוא"ל נגישה מכל מקום ומכל מכשיר קצה, עם כל היכולות הנלוות לדוא"ל, דוגמת ניהול יומן פגישות וישיבות, זימון תורים, קביעת שיחות ועידה, תזכורות וכיו"ב.
  • המערכת מתחברת לכל מרכזיה נפוצה הקיימת בשוק.
  • המערכת מספקת יכולות של ניהול לידים, סימולטור רכב, מחשבוני ריסק, ניתוח תיק פנסיוני ועוד. הכל תחת מערכת אחת אינטגרטיבית.
  • המערכת עונה לכל הרגולציות הקיימות בישראל על תחום הביטוח והפיננסים. מערכת באפי עומדת מיומה הראשון בתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת המידע) של הרשות להגנת הפרטיות, כולל מאגר מידע רשום במשרד המשפטים.
  • רמת האבטחה של באפי היא A+, כך שבתחרות מול מגוון של אתרים רבים בענף הביטוח והפיננסים, באפי ברמת אבטחה הגבוהה ביותר, שניתן ליישם. ניתן להפעיל אימות דו-שלבי בכניסה לעבודה במערכת באפי על כל מרכיביה, למי שזקוק לרמת אבטחה יותר חזקה מהמקובל.
  • הלקוח יכול להיכנס למערכת כדי לראות את הנתונים של עצמו באותה אפליקציה של הסוכן \ מנהל המשרד. כך, שבעת מתן שירות ללקוח, סוכן הביטוח והלקוח רואים בדיוק את אותם מסכים. המבוטחים, שסוכני הביטוח שלהם משתמשים בבאפי, מקבלים בחינם את תוכנת הלקוח של באפי. לאחר ההתקנה בסמארטפון, הלקוח מקבל מהסוכן שלו את קוד ההפעלה של התוכנה ואז הוא יכול לצפות בכל פוליסות הביטוח שלו, לצפות בכל התביעות שלו, כל התשלומים, כל המסמכים שלו וכיו"ב.
  • אם תיק הביטוח של הלקוח כולל ביטוח רכב, ניתן להפעיל ישירות מהאפליקציה את כל השירותים, שנדרשים ללקוח, בעת תאונת דרכים, או תקלת דרך.

תוכנה לניהול משרד ביטוח ופיננסים

 

מערכת באפי מתחרה במערכות מחברות שונות המצויות בשוק הישראלי דוגמת: פוקוס, עתיד הנדסת תוכנה, אלוני תוכנה, רבידי תוכנה, סיילספורס, קורל, ויביט, PlanDo (פלנדו), MyBusiness CRM, אורלן, Roeto ועוד.

בשוק סוכני הביטוח, באפי היא כמעט מחצית השוק (46%) והיא "מובילת שוק" בפער ניכר מול כל מתחרותיה.

המערכת ניתנת לחיבור בקלות למערכת אופיס 365 וכל שאר הכלים, שיש למיקרוסופט בענן. זו מערכת תוכנה, שמחוברת למערכות מקבילות (דוגמת המרכזיה העסקית), והיא מתופעלת ככלי עזר בידי העובדים והמנהלים המספקים שירות (בכל תחום). כיום יש כלים אוטומטיים המספקים שירות ללא נוכחות בני אדם דוגמת צ'טבוטים ורובוטים. אולם, הכלים הללו עדיין לא יכולים להחליף לגמרי את המענה האנושי.

מורן סיזר, מנכ"לית B-Com: ”הסוכן הוא יצור הישרדותי, שיודע לחשוב מחוץ לקופסא. אם יש מקצוע, שבו העיסוק הדיגיטלי הוא במרכזו, זה סוכן הביטוח. כבר 15 שנה, שהסוכן נמצא בעולם הטכנולוגיה והיה צריך להתמודד עם 13 מערכות מחשוב נפרדות של חברות הביטוח, עם תוכנת CRM לניהול המשרד, מחוללים להצעות ביטוח, טופסולוגיה ממוחשבת וציוד קצה, שהרגולציה דורשת. כיום, הוא יכול ללמד את שוק הביטוח מה זה דיגיטל. לסוכן ביטוח, שפתח את המחשב בבוקר היו 30 מערכות ותוכנות על המחשב. זה נגמר".

 

8 טיפים: הנושאים שעליך לבדוק בתהליך בחירת התוכנה לניהול המשרד שלך ולמוקד השירות שלך:

  1. מה סוג התוכנה שאתה זקוק לה? בגדול, יש תוכנות מקומיות, תוכנות בענן ציבורי, תוכנות בענן היברידי, תוכנות מבוססות דפדפן (דוגמת WebRTC). מדובר בבחירה מקצועית, ואם אין לך ידע מקצועי בתחום, מומלץ שתתייעץ עם מי שכן מכיר את התחום. ההחלטה אמורה להתקבל אחרי ניתוח צרכים של העסק, עם מבט ל-5 שנים (לפחות) קדימה. כיום, רבים נוטים לקחת פתרון תוכנה בענן.
  2. אינטגרציה עם מרכות קיימות ועם המרכזיה. לאחר בחירת סוג התוכנה, החלק החשוב ביותר הוא: האם התכונה הזו משתלבת בקלות עם כל המערכות התומכות ובראשון המרכזיה, וכן מערכות אחרות (אם יש בעסק, דוגמת: אופיס, ERP, פורטל שירות ועוד). אם יש כבר בעסק מערכת CRM, מערכת "עבודה קבוצתית", מערכת "תקשורת חברתית", מערכת "תקשורת אחודה", מערכת שיווק, מערכת "לידים", בסיס מידע של "עזרה מקוונת", מערכת צ'ט, מערכת וידאו חוזי, מערכת הקלטה, ועוד, יש חשיבות עליונה, שתוכנת המוקד תהיה מקושרת באופן אינטגרלי ושקוף לכל המערכות התומכות והמשלימות הללו.
  3. יכולת גידול וקיטון. עסקים נוטים עם הזמן לגדול (או לקטון). לכן, מערכת התוכנה לניהול משרד ולמוקד השירות אמורה לתמוך בגידול או בקיטון בהיקף השירות, שהיא מספקת. אם הוספת עוד עמדת מוקדן היא דבר יקר, איטי ומסובך, כדאי שתתרחק מתוכנת מוקד כזו.
  4. רשימת היכולות. לכל תוכנה יש רשימת יכולות – Features. רצוי לבדוק את הרשימה הזו לפני שרוכשים את התוכנה, אם יש בה את כל מה שהעסק צריך היום ומחר. זאת, מפני שהוספת תכונות ויכולות למערכת תוכנה, אינה דבר פשוט, קל, זול או מהיר.
  5. קלות היישום והשימוש. מערכת תוכנה אמורה להיות קלה לשימוש, מפני שאם היא לא תהיה כזו, יהיה צורך ב"עקומת לימוד" של העובדים לרבות המוקדנים ובהשקעת משאבים כל הזמן ללימוד המוקדנים (הם נוטים להתחלף די מהר), איך מפעילים את מערכת התוכנה הזו ביעילות.
  6. שירות תמיכה במערכת. כמו כל מערכת, גם מערכת של ניהול משרד ומוקד שירות זקוקה לתמיכה רצופה, עדכונים ושיפורים. מכאן, שיש חשיבות כיצד התמיכה הזו מסופקת ועל ידי מי.
  7. תמיכה טכנית. מערכת התוכנה העסקית, שהיא לב העסק שלך, יכולה ליפול או להתקלקל ובכך לגרום לנזק (כלכלי ותדמיתי) לעסק. לכן, חשוב לדעת איך מקבלים תמיכה טכנית, במיוחד מהם זמני התגובה לתיקון תקלות הגורמות לשיתוק במערכת והאם יש תמיכה טכנית של 24 שעות ביממה (או בהתאמה להיקף השעות ביממה בהן המוקד מופעל).
  8. המחיר. כאן השונות בין הפתרונות היא עצומה, החל מפתרונות בחינם או בחצי חינם ועד לפתרונות כבדים ויקרים. המחיר לא אמור להיות הפרמטר החשוב ביותר, כי המענה לצרכים של העסק הוא הדבר החשוב ביותר. מוקד שירות הוא בליבת העסק ומספק יתרונות תחרותיים לעסק ולכן לא מומלץ לחסוך דווקא בהוצאה הזו.

 

שורה תחתונה בתחום בחירת מערכת תוכנה לניהול משרד ביטוח ופיננסים:

בחירת מערכת תוכנה לשווקי הביטוח והפיננסים, מומלץ שתיעשה רק לאחר בחינת צרכי העסק וצרכי המשתמשים בשירותים של העסק.

מומלץ לבצע תהליך מושכל של בחירת פתרונות מתקדמים לשיפור חווית השימוש במערכת ולתחר בין הספקים. אין להסתנוור רק מהמחיר ומהיכולות הטכניות של הספק. חובה לדרוש "הסכם רמת שירות" – SLA עם ספק המערכת.

כיום, כל הספקים הגדולים, שקיימים בשוק התקשורת והטלפוניה, מספקים כבר פתרונות של שירות בענן מלא וכולל הכל. יחד עם זאת, הצרכים של משרד ביטוח או פיננסים, אינם דומים לצרכים של משרד עורכי דין,  חנות רהיטים, רשת מרכולים או חברת הייטק.

 

לכן נשאלות כאן השאלות:

מה הבעיה הגדולה ביותר הקיימת בתחום המשרד שלך, שאתה מאמין, שתוכל לפתור בבחירת מערכת תוכנה מתאימה לניהול משרד ביטוח ופיננסים?

 אם אתה כבר משתמש במערכת תוכנה לניהול משרד ביטוח ופיננסים, ממה אתה לא מרוצה מהמערכת הזו? שתף אותנו.

 איך אתה חושב, שאני יכול לעזור לך לשפר את חווית שירות הלקוחות שלך ולחסוך בהוצאות התקשורת והמחשוב ולהתייעל, ע"י שימוש במערכת תוכנה מתאימה לניהול משרד ביטוח ופיננסים בענן, מערכת תוכנה המתאימה לצרכיך?

 

לשיחה אישית ומיידית עם מהנדס תקשורת מיכאל פנחס חייג/י: 077-8123111

 

myBafi – האפליקציה החדשה מבית באפי המציגה ללקוח את המידע

 

השאר תגובה

פוסטים נוספים

איזו מרכזיית טלפון העסק שלך באמת צריך?שלא ימכרו לך ציוד מיותר!

לייעוץ טלפוני חינם ממהנדס מומחה ולקבלת הצעת מחיר - לחצו כאן

או התקשרו 077-812-3111

פוסטים אחרונים

View michael pinchas's profile on LinkedIn  

קטגוריות