פתרונות אופיס 365 לעסקים - אתם חייבים לקרוא את הכתבה הזו!

מחפש פתרונות אופיס 365 לעסקים? אתה חייב לקרוא את הכתבה הזו!

פתרונות אופיס 365 לעסקים

פתרונות אופיס 365 לעסקים

כל מה שהגולש, המנהל ובעל העסק צריכים ורוצים לדעת, על פתרונות אופיס 365 לעסקים, פתרונות המשולבים במרכזיות וירטואליות ובענן.

 

  • מיקרוסופט מרחיבה כל הזמן את היכולות של מערכות התקשורת, הטלפוניה ו"העבודה הקבוצתית" שלה. בלב הפתרון מצויה מערכת "אופיס 365".

  • אחד השירותים הכי פופולריים כיום הוא שירות סקייפ לעסקים, שמתחיל להיות מוחלף במערכת מיקרוסופט Teams, כחלק מחבילת "אופיס 365".

  • האם החבילות של "אופיס 365" הם הפתרונות המתאימים לי?

  • כמה טיפים מעשיים למנהלי ובעלי עסקים.  

 

שירות Teams Microsoft כחלק מחבילת "אופיס 365" הופך בהדרגה לפלטפורמת הטלפוניה העסקית המובילה מ-2019 והלאה ומערכת זו תחליף כמה מערכות עסקיות של מיקרוסופט ובכלל זה את מערכת סקייפ לעסקים (Skype for Business).

בשנת 2018 הוסיפה מיקרוסופט מגוון כלים משלימים לחבילות התוכנה העסקיות שלה, כשהחבילה של אופיס 365 היא הפופולרית ביותר במגזר ה-SoHo, ה-SMB וה-SME ובין השירותים והמערכות החדשות נכלל, כאמור, שירות Microsoft Teams (שירות לעבודה קבוצתית בצ'טים ובצ'טבוטים) המצטרף לכלי הפופולרי Yammer, שמספק בעיקר יכולות של עבודה קבוצתית ותקשורת יעילה פנים ארגונית.

מערכת נוספת, שנוספה בשנת 2018 לחבילה הזו, היא Meeting Room Systems. זו מערכת All-In-One המספקת שליטה וניהול של חדרי ישיבות בענן, בעיקר באמצעות טאבלט, עם יכולת לחבר לדיון בקול או בווידיאו, כל מחזיק בכל מכשיר קצה המחובר לאינטרנט, שנמצא בכל מקום בעולם.

 

טיפ:

לעסק חדש, שנכנס לתחום הטלפוניה העסקית, מומלץ לדלג ישירות למערכת Teams. לעסק, שיש לו כבר מערכת סקייפ לעסקים, מומלץ להתחיל לבדוק את תהליכי המעבר למערכת  Teamsולהתנסות בשימוש במערכת הזו, במיוחד כשהגרסה הבסיסית שלה היא עדיין חינמית.  

 

לקבלת הצעת מחיר פתרונות אופיס 365 לעסקים – הרשמו כאן

 

מה התחדש בתחום פתרונות אופיס 365?

א. מערכת Teams כחלק מאופיס 365 חזרה להיות חינמית, גם לעסקים.

מגפת הקורונה שינתה סדרי עולם בכל התחומים ובעיקר בתצורה בה עובדים ומנהלים מבצעים את עבודתם. "עבודה מרחוק" הפכה למוצר מבוקש בכל המגזרים, וזה השתלב עם "למידה מרחוק", "תמיכה מרחוק", "קבלת החלטות מרחוק", "ועידת עסקים מרחוק" ועוד.

לכן, פתרונות דוגמת Zoom הפכו ללהיט עולמי היסטרי, וכתוצאה מהפופולריות הזו הפתרונות המתחרים, שכולם שירותי ענן, דוגמת: Microsoft Teams,  Cisco WebEx  ו-Google Meet הפכו ליישומים חינמיים גם לעסקים.

בניגוד למתחרותיה, חברת מיקרוסופט, גם בגלל העלייה התלולה ברווחיה (שמקורה בעלייה בביקושים עקב מגפת הקורונה), החליטה לפתוח את שירותי Microsoft Teams לכל סוגי הלקוחות, בלי שום מגבלה של כמות דקות, או כל מגבלה אחרת.

כך היה בתחילת הדרך של Teams, שהוכרזה כמערכת המחליפה של שירותי סקייפ לעסקים, וכדי לעודד את המעבר, מיקרוסופט אפשרה במשך למעלה משנתיים, את השימוש ב-Teams גם ללקוחות עסקיים, ללא כל תשלום או איזו מגבלה מהותית.

בדומה ל-Zoom, גם Teams של מיקרוסופט חוותה עדנה ובהמשך לדו"ח הרבעוני האחרון של החברה, היא התגאתה במהלך שיחת משקיעים בזינוק אדיר בהיקף המשתמשים, שעבר מכ-44 מיליון משתמשים באמצע מרץ 2020, לכמעט 75 מיליון באפריל 2020.

כך, מידי יום מתווספים בין מאות אלפי למיליוני משתמשים חדשים לשירותי .Teams זאת, בעיקר בגלל הקלות של שילוב שירותיTeams  בכלל שירותי אופיס 365 הקיימים בעסקים רבים.

העלייה התלולה בצריכה של שירותי Teams הובילה לעלייה תלולה מקבילה אצל כל שותפותיה של מיקרוסופט, שמספקות ציוד קצה, ציוד רשת ופתרונות עסקיים המותאמים ל-Teams, דוגמת: אודיוקודס, בזק בינלאומי ו-MedOne.

גם אחרי שנשכח את "מגפת הקורונה" (לא ידוע מתי זה יקרה), עובדים, מנהלים, שותפים, ספקים וכל שרשרת הערך של כל ארגון ועסק, ימשיכו להשתמש בכלים של "עבודה מרחוק". זאת, כי זה קל, יעיל, זול, זמין וחסכוני יותר מכל שיטת עבודה אחרת.

 

ב. שירותי הענן של מיקרוסופט ובמרכזם אופיס 365 הגיעו לישראל.

עד 2020, כל משתמש באופיס 365 הפך באופן אוטומטי למשתמש שירותי הענן של מיקרוסופט בשם Azure, כאשר הלקוח העסקי יכול היה לבחור בענן של מיקרוסופט השוכן באחת ממדינות העולם, או בספק ענן מקומי בעל רישיון תאימות לענן של מיקרוסופט (היו לא מעט ספקים כאלה).

מ-2020 המצב השתנה לחלוטין, כשמיקרוסופט החליטה להקים נוכחות ענן קבועה משלה בישראל ב-2 תצורות עיקריות:

  1. עננים של מיקרוסופט Azure בתצורה מלאה אבל בהפעלה של ספק מקומי, דוגמת הענן שהוקם ב-MedOne.
  2. עננים של מיקרוסופט בתפעול וניהול של מיקרוסופט בעצמה. הענן הראשון כבר נבנה ויחל לפעול במהלך 2021.

המשמעות העיקרית של שינוי המצב הזה: שירותי Azure המלאים, שהושקו ויושקו בישראל, יאפשרו הנגשה של מעל ל-300 שירותים שונים, שיהיו זמינים באופן מקומי, מאחסון ועיבוד ועד שירותי בינה מלאכותית, מדיה, מולטימדיה ועוד. המשמעות של "מקומי" משמעותה, שיהוי נמוך, זמן תגובה מצוין, אבטחה מקומית ואי תלות בקווים בינלאומיים היכולים להתנתק או ליפול מכל סיבה שהיא.

בנוסף, מיקרוסופט החליטה, שלמרכזי הענן שלה בישראל היא תחבר את רשת הסיבים העולמית הפרטית שלה, כדי להגביר את העצמאות והשרידות של הפתרונות שלה בישראל.

כך, ישראל מצטרפת לפרויקט Edge node של מיקרוסופט, שכולל הרחבת הפריסה  

ב-31 מדינות נוספות, אותן תחבר מיקרוסופט לרשת הסיבים האופטיים העולמית בבעלותה ובהן ישראל. המהלך יקרב את הענן של מיקרוסופט Azure לישראל.

מיקרוסופט מחזיקה ומתפעלת את רשת הסיבים האופטיים השנייה באורכה בעולם (שניה למשרד ההגנה האמריקני). רשת זו היא רשת פרטית של מיקרוסופט, בעלת המהירות הגבוהה ביותר בעולם ומחברת את כל ה-Regions שהחברה פרוסה בהם, שמכילים למעלה מ-100 חוות שרתים Data Centers מגוונים מכל הסוגים בכל רחבי העולם, שמאפשרים גישה לשירותי החברה, כגון: Azure, Office365, Xbox, Dynamics ועוד.

מהלך זה יאפשר הורדת זמני שיהוי (Latency) בצורה ניכרת, מה שישפר את חוויית המשתמש ויאפשר גם שימוש באפליקציות הרגישות לזמני תגובה (Time sensitive), שתשפרנה את חוויית המשתמשים ותאפשרנה שירותי AI (ר"ת: Artificial Intelligence, בינה מלאכותית) מתקדמים ביותר ויכולות קצה ללקוחות ולצוותי פיתוח באמצעות Azure ExpressRoute, מסלול המספק גישה מהירה של עד 100 גיגהבייט לשנייה, שיעניק גישה מיטבית אלAFD  – Azure Front Door, מה שיהפוך את החיבור ל-Azure לחלק ומשולב עבור לקוחות החברה.

 

פתרונות אופיס 365 לעסקים – תשובות קצרות לשאלות נפוצות:

 

  1. במה שונים שירותי הענן עם אופיס 365 ו-Teams משירותי מרכזיות אסטריסק או סנטרקס ומהם שרתים ומרכזיות וירטואליות בענן?

עסקים בכל סדר גודל מוצפים בשנים האחרונות בהצעות לרכוש פתרונות של מחשוב ומרכזיה טלפונית לעסק שלהם, בשפע של פתרונות, שיכולים לבלבל כל בעל עסק ומנהל בעסק, שאמור להחליט על רכישת מערכת כזו, או שדרוג של מערכת המחשוב והטלפוניה העסקית, משום שהיא התיישנה ולא מספקת את צרכי העסק של היום ומחר.

הגישה המובילה כיום וגם מחר היא: מחשוב ומרכזיית IP בענן. לא מרכזיית VPS דוגמת IP-Centrex, לא מרכזיית אסטריסק (Asterisk).

חשוב להבין: יש הבדלים עצומים בין סוגי המערכות ובמיוחד בסעיף ההוצאות לעסק. לדוגמה: מרכזיה בענן נמכרת במחיר של פורט לחודש ועל פי צריכה בפועל (מודל הנקרא SaaS), כיום במחירים של הרבה פחות מ-10 ₪ לפורט, כולל כמעט הכל, ומה שחסר (דוגמת המשכיות עסקית, חיבור למערכות קיימות), עולה במחיר אפסי לחודש, והעסק שולט על ההוצאות בצורה מלאה וזו למעשה ההוצאה העיקרית בתחום המחשוב, התקשורת הטלפונית (לרבות "קול סנטר" ו"שיחות ועידה").

מבחינת עלות לעסק, זו השיטה הזולה ביותר המביאה את הערכים המוספים המרביים לעסק. אולם, טרם הטמעת הגישה הזו יש לדאוג להתאמת הרשת העסקית הפנימית והחיבורים החיצוניים לסוג כזה של מרכזיה.

בשנים האחרונות, מנהלים ובעלי עסקים מוצפים במונחים מאוד מבלבלים בתחום זה ובכללם: IP-Centrex, VPS, מרכזיה בענן, Hosted PBX, מרכזיה מקומית, מרכזיה וירטואלית, מרכזיה בקוד פתוח אסטריסק, מרכזיית סיסקו (או: אוויה, תדיראן טלקום וכך הלאה), חיבורי IP-PRI ועוד.

עסקים רבים בישראל (בשונה מהעסקים ברחבי העולם המערבי וגם לא המערבי) עדיין רוכשים לעצמם מרכזיות טלפוניה פיזיות, שמותקנות בעסק וטלפוניים פיזיים המוצבים על השולחנות בעסקים. כיום, עסקים רוכשים רק טלפוני IP (ר"ת: Internet Protocol), לרבות בטכנולוגיית DECT (אלחוט), כדי לספק תאימות מרבית בין הטלפון על השולחן של העסק לבין המרכזיה של העסק.

קל ליפול בפח ול"חתונה קתולית" יקרה, כשיש שפע כזה של הצעות מתחרות בתחום המרכזיות לעסקים, הצעות, שרובן בכלל לא מתאים לצרכי העסקים של היום ומחר.

 

  1. האם להסתפק בגיבויים שיש במערכת אופיס 365 או לבצע גם גיבויים חיצוניים?

החשיבה שמיקרוסופט מספקת גיבוי מלא לנתונים שלך היא מעט מוטעית ועלולה לגרום נזק לנכסים החשובים ביותר בעסק שלך.

ההתמקדות העיקרית והאחריות של מיקרוסופט הן בניהול התשתית ב-365 Office ושמירה על מערכת זמינה עבור המשתמשים.

365 Office של מיקרוסופט מספק יתירות ומגן מפני תקלה באתר או בחומרה. כך, שאם יש תקלה או נפילה בתשתית, המשתמשים ימשיכו לעבוד ולרוב לא ירגישו בה.

אך הגנה בסיסית זו איננה גיבוי אמיתי של המידע העסקי שלך. גיבוי מידע הוא עותק של נתונים בנקודת זמן ספציפית, שמאוחסן בכמה מקומות בלתי תלויים זה בזה (מטעמי שרידות). משום כך, חשוב עוד יותר, שתהיה לך גישה ישירה לגיבוי הזה ושליטה על הגיבוי. כך, שאם נתונים הולכים לאיבוד, נמחקים בטעות או עוברים מתקפה יזומה – תוכל להתאושש במהירות.

קיימות מספר סיבות שבגללן לא כדאי לוותר על גיבוי חיצוני לאופיס 365:

א. מחיקת משתמש – תוכל לאחזר אותו בקלות כשיש לך גיבוי office 365, אם תמחק משתמש בשוגג ממסד הנתונים, או משתמש יעזוב והמידע שלו יימחק וכן גם תיבת הדואר שלו נמחקת, אתר ה-SharePoint האישי שלו וחשבון ה-OneDrive יגובה באופן אוטומטי.

ב. איומי אבטחה – וירוסים ותוכנות זדוניות (כופר) המעמידים בסיכון את הנתונים של הארגון, נתוני לקוחות ויחד איתם את מוניטין העסק שלך – גיבוי יאפשר לשחזר את תיבת המייל ואת הנתונים לנקודת זמן מדויקת לפני המתקפה.

ג. משפטית – קיימים מצבים שבהם הארגון נקלע לבעיות ומחלוקות משפטיות, שניתן לפתור אותן באמצעות שחזור מידע מדויק.

 

  1. מרכזיה או שרת בענן: מה נדרש לבדוק טרם רכישת שירותי מחשוב ומרכזיית IP בענן לעסק, משולבת בשירותי אופיס 365?

טרם הרכישה מומלץ לבצע את הפעולות והבדיקות הבאות:

  • לבדוק את צרכי העסק בתחום המחשוב, התקשורת והטלפוניה במבט של 5 שנים קדימה (לפחות).
  • השאלה הבסיסית הראשונה, שיש לשאול: האם בכלל יש צורך במחשוב ומרכזיה טלפונית (פיזית) בעסק והאם לא כדאי לחבר את הסמארטפונים של העובדים למרכזיה העסקית, שתהיה בענן?
  • להחליט אם העסק זקוק למערכות תקשורת (מרכזיות טלפון) מקומיות (On Premise), או וירטואליות (דוגמת IP-Centrex, Hosted PBX ו-VPS), או טלפוניה בענן. ניתוח יתרונות של Hosted PBX יש כאן, למי שמעוניין לבחור בפתרון הזה.
  • להחליט אם בעסק יהיה שימוש כעת או בקרוב במערכות טלפוניה חברתיות – עסקיות דוגמת "סקייפ לעסקים" – Microsoft Teams המשולבות עם "אופיס 365" (או מערכות חברתיות מספקים מתחרים הקיימים בתחום הזה). יש כיום התפתחויות מדהימות דוגמת הפתרון של חברת AI מקבוצת אודיוקודס (ויש עוד מתחרים במשבצת הזו).
  • להחליט מהן התכונות הנדרשות מהמרכזיה ומהטלפונים הנלווים למרכזיה לצרכי העבודה ובמיוחד בתחום "העבודה הקבוצתית" ומעבר ל"תקשורת אחודה".

 

  1. האם אפשר להפעיל שירותי אופיס 365 בלי המרכזיות הפיזיות וטלפוני IP במשרד?

התשובה הנחרצת היא: כן. הכל עובר לשירותי ענן, הכל עובר לסמארטפונים.

בישראל יש כבר מעל ל-45 מתקני ענן ציבוריים ועוד עשרות רבות של מתקני ענן פרטיים. זאת, בנוסף לעשרות שלוחות מקומיות של שירותי ענן בינלאומיים הגדולים והמובילים בעולם. מדובר בשוק תחרותי ביותר ואין כל סיבה להישאר מאחור עם הפתרונות של הדור הקודם, שאינם בענן.

אנו חיים בעולם, שבו כמעט כולם משתמשים בסמארטפון שלהם גם לצרכי העבודה, וזה כולל יישומים חברתיים דוגמת WhatsApp, רשתות חברתיות, דוא"ל, צ'טים, רשת חברתית לעבודה מרחוק (קול ו\או וידאו), וכיו"ב, בתוך מקום העבודה, בבית או בדרכים, בארץ וברחבי העולם.

 

  1. האם צריך תשתית נפרדת למחשוב ולטלפוניה?

לא. ספקי השירות הוותיקים מעוניינים להנציח את המצב, שבו לעסק יש לפחות 2 תשתיות (למחשוב ולטלפוניה).

ספק, שאינו מציע לעסק לעבור לתשתית אחת אחודה, אינו ראוי להיות הספק של העסק. זאת, כי טובת העסק כלל לא עומדת מול עיניו, מעניין אותו רק זרם ההכנסות, שהוא יכול להמשיך לקבל לנצח מהעסק.

 

      6. למה צריך טלפוני IP חכמים לעסקים?

עולם התקשורת והטלפוניה העסקית מתפתח מהר והלקוחות לא מוכנים להסתפק היום בטלפוניה הישנה ובמערכות הישנות, כשביד יש להם סמארטפונים מתקדמים עם יכולות מולטימדיה ושיחות חברתיות. לכן, יש תהליך די מהיר בארץ (כמו שהתרחש בכל העולם) של מעבר לשירותי ענן.

כדי שהטלפוניה העסקית תחובר לענן וליכולות החדשות, נולד הצורך בטלפוניIP   חכמים, עם מסכי מגע צבעוניים, שמתאימים להרגלי השימוש של כל אחד בסמארטפון שלו, אבל על שולחן העבודה המשרדי.

      7. למה בוחרים בפתרון Office 365 של מיקרוסופט?

רוב השוק העסקי בישראל (ובמדינות רבות בעולם) בוחר במיקרוסופט. הסיבה המרכזית: החיבור ההדוק, הנוח והשקוף בענן, בין מערכות העסקיות (אופיס 365) למערכות התקשורת והטלפוניה (סקייפ לעסקים ו-Teams), הדוא"ל (אאוטלוק) והעבודה הקבוצתית.

פתרונות אופיס 365 לעסקים

 

     8. מתי מנהלים ובעלי עסקים מתעניינים ברכישת אופיס 365?

בעיקר כשהם מעוניינים להחליף שרת, להחליף מרכזיה, להתחבר למערכות דוא"ל ו"עבודה קבוצתית" מתקדמות, או כשיש להם גרסאות קודמות של אופיס מבית מיקרוסופט. סיבה לא פחות חשובה: התחרות גדלה והם נדרשים לספק מענה מתקדם יותר, ידידותי יותר, ללקוחותיהם ועובדיהם.

     9. כמה זה עולה?

המחירון של מיקרוסופט אופיס 365 הוא גלוי, ונע בין 5 דולרים לחודש למשתמש ועד 12.5 דולרים לחודש למשתמש, בהתחייבות לשנה.

אולם, מדובר במחירים של התקנה עצמית ותחזוקה עצמית. לכן, מי שאין לו את היכולות ואנשי המקצוע המתאימים להתקנה עצמית ולתחזוקה עצמית, מומלץ לו לבחור באחד מהמשווקים והאינטגרטורים הרשמיים הרבים של מיקרוסופט בישראל.

ניתן לתחר ולבחור את המשווק אינטגרטור המספק את השירות הזה בצורה ובמחיר המתאימים לצרכי העסק, לאחר ניתוח הצרכים של העסק.

    10. האם אופיס 365 היא מערכת בטוחה, שרידה ומוגנת?

בהחלט. אין מה לחשוש בכלל. אולם, זה לא מוריד מהצורך בנקיטת אמצעי הגנה מקומיים נוספים בעסק, בהתאם לרמת הסיכונים של כל עסק, אותם יש לנתח ולרענן לפחות אחת לשנה. ניתן להוסיף הגנות ספציפיות לעסקים בעלי מידע רגיש ביותר.

    11. האם אפשר לחבר את הסמארטפונים שבידי המנהלים והעובדים לאופיס 365?

 

בהחלט. זה אחד מהיתרונות הבולטים של מערכת אופיס 365.

 

טיפ:

לעסק, שיש בו מערכות מחשוב ותקשורת ישנות (מעל ל-5 שנים), מומלץ, בכל מקרה, לשקול מעבר לאופיס 365 – כבר כעת.  

 

שורה תחתונה בתחום אופיס 365 בשילוב עם Skype for Business ו-Teams:

 

רכישת פתרונות מתקדמים של אופיס 365 לעסקים ובדגש על המערכת החדשה: Microsoft Teams, שמחוברים לענן של מיקרוסופט (Microsoft Azure) או לכל ענן תואם אחר, כמו כל רכישה בעסק, דורשת בדיקה מוקדמת של צרכי העסק, מנהליו ועובדיו.

הפתרונות של שירותים עסקיים בענן זוכים כיום להצלחה רבה בשוק העולמי וגם בישראל. זאת, בגלל ההיקף הרחב של היכולות, שבעל העסק מקבל בחבילה אחת מקיפה, שתומכת באופן מלא בכל הצרכים, עם קישוריות מכל מכשיר קצה מכל מקום בארץ ובעולם.

אם בוחרים ספק שירות ספק תקשורת אינטגרטור לשירותים עסקיים בענן (אפשר לרכוש את השירות ישירות מהאתר של ספק שירותי הענן, ללא ספק שירות מקומי או אינטגרטור), יש לשקול גם את רמת האמינות של הספק אינטגרטור ואם אפשר לקבל ממנו אחריות ושירות ברמה נאותה (SLA), בלי להיות כבולים אליו לעולמים ב"חתונה קתולית".

בעת קבלת ההחלטה על רכישת פלטפורמת אופיס 365 לעסק, יש לזכור, שהצרכים של משרד עורכי דין אינם דומים לצרכים של חנות רהיטים, רשת מרכולים, חברת הייטק, רשות מקומית, משרד של סוכני ביטוח ופיננסים, או משרד של רואי חשבון.

 

לכן נשאלות כאן השאלות:

מהו האתגר הכי משמעותי בעסק שלך, שאתה מאמין, שתוכל לפתור באמצעות מערכת אופיס 365 בשילוב Microsoft Teams המחוברת לענן?

 

אם יש לך כבר מערכת אופיס 365 המחוברת לענן, ממה אתה לא מרוצה המערכת הזו? שתף אותנו.

 

איך אתה חושב, שאני יכול לעזור לך לבחור את חבילת מערכת אופיס 365 המתאימה לצרכי העסק שלך?

 

לקבלת הצעת מחיר פתרונות אופיס 365 לעסקים – הרשמו כאן

 

סרטון: What is Office 365

 

השאר תגובה

פוסטים נוספים