מרכזיה וירטואלית לעבודה מהבית: שלוחה באפליקציה, מה צריך וכמה זה עולה

מרכזיה וירטואלית לעבודה מהבית היא שירות טלפוניה בענן שבו כל עובד מרוחק מקבל שלוחה על מספר העסק. העובד עונה ומחייג מאפליקציה בנייד, מתוכנה במחשב או מטלפון IP שעומד בבית, והלקוחות פונים למספר אחד של העסק. המרכזיה יושבת בשרתי הספק, ולכן אין ציוד במשרד שצריך לחבר אליו את הבית.

זה שונה מהפניית שיחות פשוטה. כשמפנים את הקו של המשרד לנייד של העובד, השיחה אמנם מגיעה אליו, אבל הוא מחייג החוצה מהמספר הפרטי שלו, אי אפשר להעביר שיחה לעמית בשלוחה, ואין ניתוב לפי שעות או לפי נושא. שלוחה במרכזיה וירטואלית היא חלק מאותה מערכת של המשרד, ולכן העברות, תפריט קולי וקבוצות מענה עובדים גם כשהעובד נמצא בסלון.

מה מקבל עובד מרוחק בשלוחה?

• קבלת שיחות שמגיעות למספר העסק, כולל שיחות שהועברו אליו מעמיתים.
• חיוג החוצה מהאפליקציה או מהמחשב, עם אפשרות להציג את מספר העסק.
• העברת שיחה לעמית, החזקה והמתנה, כמו בטלפון משרדי.
• חיבור לקבוצות מענה ולתפריט קולי שהעסק הגדיר מראש.
• שימוש בנייד, במחשב או בטלפון IP, לפי מה שנוח לעובד.

למי זה מתאים?

עסקים שיש בהם עובדים שמשלבים בית ומשרד, צוותי מכירות ושירות שעובדים מרחוק, משרדים קטנים שאינם רוצים להשקיע במרכזיה פיזית, ועסקים שפותחים סניף או מוסיפים עובדים בלי כתובת קבועה. עסק עם תשתית אינטרנט חלשה בבתי העובדים צריך לבדוק קודם את איכות הקו, כפי שמפורט בהמשך.

המודל מתאים במיוחד לעבודה היברידית. העובד שעובד שלושה ימים בבית וימים נוספים במשרד לא מחליף מספר או מכשיר, והשלוחה שלו נשארת זהה בשני המקומות. עסק שמוסיף עובד מרוחק בחודש הבא מוסיף שלוחה בהגדרה, בלי להזמין ציוד ובלי טכנאי.

הפתרון נשען על אינטרנט, ולכן איכות השיחה תלויה בקו הביתי של העובד ובנתב שאליו הוא מחובר. עובד שיושב רחוק מהנתב וניזון מ-Wi-Fi חלש ישמע קטיעות גם כשהמרכזיה עצמה תקינה לגמרי. בהמשך העמוד מפורט מה נדרש בבית, כמה רוחב פס צורכת שיחה וכיצד מתמודדים עם נפילת קו. להסבר רחב יותר על ארכיטקטורה ועל ההבדלים בין סוגי הפתרונות, ראו את המדריך על מרכזיה בענן.

איך עובדת שלוחה באפליקציה אצל עובד שעובד מהבית?

השלוחה היא חשבון במרכזיה של הספק, והאפליקציה היא רק הממשק שלה במכשיר. התהליך נראה כך:

1. הספק מקים שלוחה לעובד ושולח פרטי כניסה.
2. העובד מתקין את האפליקציה בנייד או את התוכנה במחשב ומתחבר.
3. שיחה שמגיעה למספר העסק או לשלוחה שלו מצלצלת באפליקציה, גם כשהמכשיר מחובר רק ל-Wi-Fi הביתי.
4. שיחה יוצאת מתבצעת מהאפליקציה, ואפשר להגדיר שהיא תופיע עם מספר העסק ולא עם המספר הפרטי.
5. העברת שיחה לעמית נעשית בלחיצה, כמו במשרד.

דוגמה מוכרת בישראל היא אפליקציית CellApp של סלקום, שמוגדרת בדף האפליקציה כשלוחה אינטרנטית של שירות מרכזיית IP Centrex. לפי הדף היא פועלת דרך Wi-Fi או הרשת הסלולרית וכוללת העברת שיחות וצלצול מקבילי אישי.

מה צריך בבית כדי לעבוד עם מרכזיה וירטואלית?

איזה חיבור אינטרנט נדרש?

שיחה אחת דורשת רוחב פס קטן יחסית, אבל הוא נדרש בו זמנית להאזנה ולדיבור, וגם ביציבות. סיסקו מפרסמת את הצריכה לשיחה בחבילות של 20 מילישניות ברשת Ethernet:

הנתונים מופיעים במסמך של סיסקו על חישוב צריכת רוחב הפס לשיחות קוליות. בבית עם שני עובדים שמדברים במקביל, העומס של השיחות עצמן נמוך, והבעיה האמיתית היא בדרך כלל יציבות: Wi-Fi חלש, או הורדות כבדות של בני הבית באותה שעה. כשאפשר, מומלץ לחבר את המחשב או את טלפון ה-IP בכבל לנתב.

אילו מכשירים ואוזניות מתאימים?

אפשר להסתפק בנייד ובמחשב שכבר קיימים אצל העובד. מי שמדבר שעות ביום ירוויח מאוזניות עם מיקרופון, שמפחיתות רעשי רקע ומשאירות את הידיים פנויות. עובד שמעדיף מכשיר קבוע על השולחן יכול לקבל טלפון IP שמתחבר לענן דרך הנתב הביתי.

מה קורה כשהאינטרנט בבית נופל?

אפשר להגדיר ניתוב אוטומטי של השיחות למספר נייד כשהשלוחה אינה מחוברת, כך שלקוח לא נתקל בקו שמצלצל לריק. עובד שהעבודה שלו תלויה בשיחות יכול להוסיף גיבוי סלולרי לנתב, ואז קו הבית הנופל אינו משבית את העבודה.

איך מנתבים שיחות לצוות שחלקו בבית וחלקו במשרד?

הניתוב הוא ההבדל המרכזי מפתרון של הפניית שיחות. במרכזיה וירטואלית מגדירים כללים פעם אחת, והם חלים על כל השלוחות בלי קשר למיקום:

• קבוצת מענה שבה השיחה מצלצלת אצל כמה עובדים במקביל או לפי סדר.
• תפריט קולי (IVR) שמפנה את הפונה למחלקה הנכונה.
• ניתוב לפי שעות פעילות, עם הודעה או מענה אחר מחוץ לשעות.
• העברה אוטומטית לנייד כשעובד אינו מחובר.

עובד שמתנתק בסוף היום יכול גם להגדיר שהשלוחה שלו אינה מצלצלת, כך שהשיחות העסקיות אינן חודרות לשעות הפנאי.

מה כדאי לבדוק אצל הספק לפני שמעבירים עובדים הביתה?

לפני החתימה כדאי לקבל תשובות ברורות לכמה שאלות, כי ההבדלים בין ספקים מורגשים דווקא בעבודה מרחוק:

• האם יש אפליקציה למערכת ההפעלה של הנייד של העובדים, ותוכנה למחשב.
• האם אפשר להציג בשיחות יוצאות את מספר העסק ולא את המספר הפרטי.
• האם ניוד המספר הקיים כלול ובכמה זמן הוא מתבצע. הכללים לניוד מספרים מפורסמים בתוכנית המספור של משרד התקשורת.
• האם יש התחייבות לתקופה, ומה דמי היציאה אם העסק מצמצם עובדים.
• אילו שעות תמיכה כלולות, והאם התמיכה זמינה גם למי שמתקשה בהגדרה בבית.
• איך מוגדרים הצפנה ושמירת הקלטות, אם העסק מקליט שיחות. הנחיות בנושא פרטיות ואבטחת מידע מפרסמת הרשות להגנת הפרטיות.

עסק קטן עם חוזה ארוך מדי עלול להיתקע עם שלוחות שאינן בשימוש, ולכן עדיף לבחור מסלול גמיש שבו מוסיפים ומורידים שלוחות לפי מספר העובדים בפועל.

כמה עולה מרכזיה וירטואלית לעבודה מהבית?

בשוק המחיר נע בין 20 ל-80 ש"ח לשלוחה בחודש לפני מע"מ, לפי היקף התכונות והספק. בטלקום אקספרט המחיר מתחיל ב-20 ש"ח לשלוחה, במינימום 60 ש"ח לחודש. נתב שיחות ומוזיקה בהמתנה כלולים בלי תוספת. חמש שלוחות לעובדים מרחוק מתחילות לפי זה ב-100 ש"ח לחודש, ותוספת של עובד היא תוספת של שלוחה אחת.

מעבר לדמי השלוחה יש עלויות חד פעמיות או אישיות: אוזניות, טלפון IP לשולחן אם העובד מעוניין בו, וגיבוי סלולרי. אלה מפורטים בטבלה בסוף העמוד, ובשורת הסיכום שלה אפשר לבקש הצעת מחיר בוואטסאפ. מחשבון החיסכון בראש העמוד משווה את התשלום הנוכחי לעלות בטלקום אקספרט.

מתי מרכזיה וירטואלית אינה הפתרון המתאים לעבודה מהבית?

הפתרון פחות מתאים כשאין לעובדים חיבור אינטרנט יציב, למשל בישוב עם קו חלש וללא אפשרות לגיבוי סלולרי. הוא גם מיותר כשיש עובד יחיד שמקבל כמה שיחות בשבוע: שם מספיק לעיתים מספר עסקי שמופנה לנייד. מי שחשוף לדרישות אבטחה או רגולציה מיוחדות צריך לבדוק עם הספק מראש את ההצפנה, את מיקום השרתים ואת שמירת ההקלטות.

איך מהנדס תקשורת מלווה מעבר לעבודה מהבית?

בטלקום אקספרט מהנדס תקשורת עם מעל 25 שנות ניסיון בוחן את מספר העובדים, את סוג השיחות ואת איכות האינטרנט בבתי העובדים, ומתכנן את השלוחות, את הניתוב ואת ניוד המספר הקיים. ההקמה מתבצעת מרחוק, ללא התחייבות ועם התקנה חינם, והעובדים עובדים מכל מקום.

לייעוץ ללא התחייבות: 077-8123111. אפשר גם לבקש הצעת מחיר בוואטסאפ.