איך לעבור משרד בלי לאבד קשר עם הלקוחות? מתחילים בתקשורת ולא בהובלה: ביום שהכתובת החדשה ידועה בודקים אילו ספקים ותשתיות מחוברים לבניין, מזמינים את הקו החדש מוקדם, מתכננים כבילה ורשת פנימית לפני שהעובדים נכנסים, ומעבירים את מספרי הטלפון בניוד או על מרכזיה בענן שאינה תלויה בכתובת. כך ביום המעבר העסק ממשיך לענות.
| שלב | מתי | מה עושים |
|---|---|---|
| מיפוי המצב הקיים | כשבועיים לפני המעבר, ועדיף מוקדם יותר | רושמים אילו קווים, מספרים, ציוד ושירותים פועלים היום בכתובת הישנה |
| בדיקת התשתית בבניין החדש | מיד כשהכתובת ידועה | מבררים אילו ספקים מחוברים, איפה ארון התקשורת ומה צריך לאשר מול בעל הבניין |
| הזמנת הקו והשירותים | מוקדם ככל האפשר | מקבלים מועד התקנה בכתב ומתכננים שהשירות יהיה פעיל לפני יום המעבר |
| כבילה ורשת פנימית | לפני הכנסת הריהוט | מתקינים נקודות רשת, ארון תקשורת ו-WiFi לפי תכנון מסודר |
| יום המעבר | יום ההובלה | בודקים טלפוניה, אינטרנט וגישה מרחוק, ורק אחר כך סוגרים את הכתובת הישנה |
| שירות | בשקלים, לפני מע"מ | הערה |
|---|---|---|
| נקודת רשת מותקנת | 320 עד 510 | לנקודה, חד-פעמי |
| קו סיב אופטי 100/100 מגה (תשתית וספק) | 650 עד 1,170 | לחודש |
| כתובת IP קבועה | 10 עד 13 | לכתובת, לחודש |
| שעת טכנאי | 250 | לשעה |
| ביקור טכנאי | 180 עד 380 | לביקור |
אלה ממוצעי שוק ולא מחירון של טלקום אקספרט.
עיקרי הדברים
- בזק עסקים ממפה את שירותי התקשורת בכתובת הקיימת כשבועיים לפני המעבר, והקמת שירותים במשרד החדש במקביל לישן כרוכה בתוספת תשלום.
- כשבבניין החדש אין תשתית מתאימה, ההתקנה תלויה בעבודות ובאישורים, ולכן מזמינים מוקדם ולא שבוע לפני ההובלה.
- ניוד מספרי טלפון נעשה בתוך יום עסקים אחד, בדרך כלל תוך 4 שעות, בלי השבתה ובלי תשלום.
- מרכזיה בענן ממשיכה לעבוד בכתובת החדשה בלי שינוי, והיא מתחילה ב-20 ש"ח לשלוחה לחודש, במינימום של 60 ש"ח.
- כבילה ונקודות רשת שתוכננו לפני ההובלה חוסכות קידוחים חוזרים אחרי הכניסה למשרד.
מעבר משרד הוא חלק מהחלטה רחבה יותר על מערך התקשורת של העסק. את המפה המלאה של האפשרויות תמצאו במדריך על פתרונות תקשורת לעסקים. העמוד הזה מתמקד בתהליך המעבר עצמו: מה עושים, באיזה סדר, ומי אחראי על כל חלק.
מתי מתחילים להתכונן למעבר משרד?
מתחילים ביום שבו הכתובת החדשה ידועה, ועדיף לפני החתימה על השכירות. בעסקים גדולים יש מחלקה לוגיסטית שמנהלת את המעבר, ואף מסתייעים באינטגרטורים. בעסק קטן עד בינוני אין מעטפת כזו, ולכן התקשורת היא חלק שקל לשכוח עד הרגע האחרון, והנזק מורגש מיד: טלפון שלא עונה ולקוח שמתקשר ולא מקבל מענה.
בזק עסקים מתארת תהליך של חמישה שלבים, שפותח במיפוי השירותים בכתובת הנוכחית כשבועיים לפני המעבר. שבועיים הם נקודת ההתחלה של התהליך המסודר מול ספק, ולא הזמן שמספיק לפריסת תשתית חדשה. ככל שהבניין החדש רחוק מתשתית זמינה, כדאי להקדים.
איך בודקים את תשתית התקשורת במשרד החדש?
בדיקת תשתית היא בירור של מה שכבר קיים בבניין, לפני שמדברים על מחיר. כדאי לברר ארבעה דברים:
- אילו ספקים מחוברים לבניין. שואלים את חברת הניהול, את השוכרים הקודמים ואת הספקים עצמם. בבניין עם כמה ספקים אפשר לבחור קו ראשי וקו גיבוי על תשתיות נפרדות.
- איפה ארון התקשורת ומה מגיע ממנו למשרד. החיווט עד נקודת החיבור במשרד הוא לעיתים הצוואר הבקבוק, ולכן בודקים צנרת פנויה ואישור לעבודות מבעל הבניין.
- מקום לציוד. הנתב, מתג הרשת וחומת האש צריכים מקום עם חשמל ואוורור.
- קליטה סלולרית בתוך המשרד. קליטה טובה מאפשרת חיבור סלולרי זמני אם ההתקנה מתעכבת.
את הגישה למשרד מסדרים לפני יום ההתקנה: מפתחות, קודי כניסה ואישורי חניה לטכנאים. טכנאי שמחכה בכניסה לבניין הוא יום התקנה שהולך לאיבוד.
איך מתכננים כבילה, רשת פנימית ו-WiFi לפני ההובלה?
כבילה מתכננים פעם אחת, לפני שהקירות נסגרים והריהוט נכנס. כבילת רשת מתיבת הספק לארון התקשורת ומשם לכל עמדה, לצד כיסוי WiFi, היא תשתית שמחזיקה שנים, ושינוי שלה אחרי הכניסה פירושו קידוחים ותעלות נוספות. העבודה כוללת בדרך כלל החלטה על סוג הכבילה, מספר נקודות הרשת לכל עמדה וחדר, מיקום הארון ותכנון נקודות הגישה האלחוטיות. למידע מפורט על שלבי העבודה ראו את המדריך על תשתיות תקשורת.
בשלב התכנון כדאי לחשוב על כל מה שהמשרד יצטרך בשנים הקרובות, ולא רק על היום:
- נקודות רשת ו-WiFi לעמדות העבודה, לחדר הישיבות ולאזור הקבלה.
- ציוד לשיחות ועידה וחדר ישיבות: מסך, כריזה והתקן וידאו.
- אינטרקום ובקרת כניסה שמתחברים למרכזיה, אם העסק צריך אותם.
- חשמל ואל-פסק (UPS) לציוד התקשורת, כדי שהפסקת חשמל קצרה לא תנתק את המשרד.
מה קורה למספרי הטלפון ולמרכזיה בזמן המעבר?
מרכזיה בענן אינה קשורה לכתובת, ולכן היא עוברת עם העסק בלי שינוי. העובדים ממשיכים לקבל שיחות באפליקציה בנייד גם ביום ההובלה, ומי שעובד מהבית ממשיך לענות מאותו מספר. בטלקום אקספרט מרכזיה בענן מתחילה ב-20 ש"ח לשלוחה לחודש, במינימום של 60 ש"ח לחודש.
אם המספרים נמצאים אצל ספק אחר, מעבירים אותם בניוד: התהליך נעשה בתוך יום עסקים אחד, בדרך כלל תוך 4 שעות, בלי השבתה ובלי תשלום. בזמן ההחלפה מגדירים הפניית שיחות, כך שלקוח שמתקשר לא מרגיש שהעסק עבר מקום.
עסק שמחזיק מרכזיה פיזית צריך לתכנן עבודה נוספת: פירוק והובלה זהירים, חיבור לקווים בכתובת החדשה, תכנות מחדש ובדיקה של כל השלוחות. מעבר משרד הוא הזדמנות מתאימה לשקול אם ללכת עם הציוד הישן או לעבור לענן, כי ממילא מפרקים ומתכננים מחדש.
איזה חיבור לאינטרנט כדאי לבחור במשרד החדש?
הבחירה תלויה במה שרץ על הקו. משרד שעובד בעיקר בדפדפן ובדוא"ל מסתפק בדרך כלל בחבילת סיבים עסקית. משרד שמגבה לענן בשעות העבודה, מקיים שיחות וידאו רבות או מריץ טלפוניה על הקו צריך לבחון קו ייעודי עם מהירות זהה בהורדה ובהעלאה ועם התחייבות לזמן תיקון, כפי שמוסבר במדריך על קו תמסורת. עסק עם כמה סניפים יבחן גם רשת פרטית של ספק (IPVPN) שמחברת את כל האתרים.
מעבר משרד אינו פוטר מהתחייבות לספק הקיים. תנאי היציאה והחזרת הציוד נקבעים בחוזה, ולכן מבקשים מהספק בכתב את יתרת ההתחייבות ואת יתרת הציוד לפני שמחליטים להעתיק קו או להזמין חדש.
איך מעבירים אינטרנט לעסק שעובר משרד?
את קו האינטרנט לא מעבירים ביום ההובלה אלא מתכננים אותו מראש, בשלושה שלבים:
- בירור מול הספק הקיים: שואלים אם אפשר להעביר את השירות לכתובת החדשה או שנדרשת הזמנה חדשה, מה קורה לחוזה ולציוד, ומה יתרת ההתחייבות.
- בדיקת זמינות בכתובת החדשה: בודקים אילו סוגי חיבור זמינים בבניין, סיב, נחושת או קו ייעודי, ומקבלים מועד התקנה בכתב.
- חפיפה בין הקווים: אם אפשר, משאירים את הקו הישן פעיל עד שהחדש נבדק, או מחזיקים חיבור סלולרי זמני לימי הביניים.
כתובת IP קבועה שהעסק משתמש בה, למשל לגישה מרחוק או לחיבור שרתים, עשויה להשתנות בקו חדש, ולכן רושמים אותה מראש ומבקשים מהספק לשמר אותה או לספק חדשה לפני היום הראשון במשרד. כך שירותים שתלויים בכתובת, כמו חיבור VPN או גישה למערכת פנימית, לא נקטעים.
כמה עולה לעבור משרד מבחינת תקשורת?
העלות נקבעת לפי ארבעה רכיבים: הקו עצמו, הכבילה והרשת הפנימית, הציוד והעבודה של טכנאים. טבלת טווחי השוק בראש העמוד נותנת בסיס להשוואה: נקודת רשת מותקנת עולה בדרך כלל בין 320 ל-510 ש"ח לנקודה, ולכן משרד עם 20 עמדות ושלוש נקודות נוספות לחדר ישיבות ולקבלה צריך להכין תקציב מתאים כבר בשלב התכנון.
מרכזיה בענן אינה דורשת עבודה בכתובת החדשה, ולכן היא מוציאה מהתקציב את פירוק המרכזיה והובלתה. את כל שאר הרכיבים כדאי לבקש בהצעות נפרדות, כדי לראות מה כלול ומה לא.
מה בזק עסקים מציעה למי שעובר משרד?
בעמוד המעבר של בזק עסקים מתוארים חמישה שלבים: מיפוי המצב הקיים כשבועיים לפני המעבר, סקירה של פתרונות שישדרגו את המשרד החדש, סקר אתר ותשתיות על ידי מנהל פרויקט כשצריך, הכנות ליום המעבר והקמה של תשתיות ושירותים במשרד החדש במקביל למשרד הקיים, וליווי של טכנאים ביום המעבר. לפי הדף, ההקמה במקביל כרוכה בתוספת תשלום, והשירות כפוף לתנאי השירות ולמגבלות טכנולוגיות. הדף אינו מפרט מחירים, ולכן מבקשים את העלות בכתב.
השירות של ספק תקשורת מכסה את הקווים והשירותים שלו. כבילה פנימית, רשת אלחוטית, מרכזיה וציוד חדר ישיבות הם חלקים נפרדים, ולכן כדאי לשאול כל ספק מה בדיוק כלול בהצעה ומי מתאם בין הגורמים. מבצעים זמניים של ספק אינם סיבה לקבוע את הבחירה, וכדאי להשוות את העלות הכוללת לאורך תקופת ההתחייבות.
איך מנהלים את יום המעבר בלי לאבד לקוחות?
ביום המעבר שלושה דברים חשובים: שהשיחות ימשיכו להגיע, שהעובדים יוכלו לעבוד מכל מקום עד שהכול מחובר, ושאפשר לחזור אחורה אם משהו נתקע. לכן לא סוגרים את הקו בכתובת הישנה לפני שהחדש נבדק, ומגדירים הפניית שיחות לנייד של איש קשר קבוע. עסק שמעבר המשרד שלו אינו מתחבר מיד כדאי שיחזיק פתרון זמני, למשל נתב סלולרי, לימי הביניים.
כדאי למנות אדם אחד שאחראי על הקשר מול כל הגורמים: הספק, הטכנאי, חברת ההובלה ובעל הבניין. חברות שמתמחות בהעברת משרדים יודעות לפרק, לארוז ולהתקין ציוד מחשוב ותקשורת, וזה שונה מהובלת רהיטים רגילה.
רשימת בדיקה למעבר משרד: מה לעשות ובאיזה סדר
- לברר אילו ספקים ותשתיות מחוברים לבניין החדש ואיפה ארון התקשורת.
- לבקש מהספק הקיים בכתב את יתרת ההתחייבות ואת יתרת הציוד.
- לקבל הצעות לכתובת החדשה ולרשום מועד התקנה בכתב.
- לתכנן כבילה, נקודות רשת, WiFi וארון תקשורת לפני הכנסת הריהוט.
- להחליט אם מעבירים את המרכזיה הקיימת או עוברים לענן.
- לתאם ניוד מספרים ולהגדיר הפניית שיחות ליום המעבר.
- לסדר מפתחות, קודי כניסה ואישורי עבודה לטכנאים.
- ביום המעבר: לבדוק טלפוניה, אינטרנט, גישה מרחוק ומדפסות רשת.
- רק אחרי שהכול עובד: להודיע בכתב לספק הישן על סיום ולוודא שהחיוב נעצר.
איך טלקום אקספרט מלווה מעבר משרד?
טלקום אקספרט מלווה את המעבר כאינטגרטור תקשורת, עם ייעוץ וליווי של מהנדס תקשורת בעל מעל 25 שנות ניסיון. אנחנו בודקים את התשתית בכתובת החדשה, מתכננים את הכבילה והרשת, מתאמים ניוד מספרים ומעבירים את הטלפוניה לענן אם זה מתאים. השירות ניתן לעסקים ולארגונים בלבד. מרכזיה בענן מתחילה ב-20 ש"ח לשלוחה לחודש, במינימום של 60 ש"ח לחודש. אין בשירות הובלה, ואיסוף וסידור של ציוד המשרד נשארים באחריות העסק וחברת ההובלה.
הצעת מחיר לשירותי תקשורת במעבר משרד
אפשר לבקש הצעת מחיר בוואטסאפ לכל אחד מהשירותים בטבלה.
| שירות | מה כלול |
|---|---|
| בדיקת תשתית בכתובת החדשה | בירור אילו ספקים כבר מחוברים לבניין החדש ומה נדרש כדי להתקין קו תקשורת בכתובת המשרד החדש. |
| תכנון כבילה ורשת למשרד חדש | תכנון נקודות הרשת, ארון התקשורת וכיסוי ה-WiFi בהתאם לגודל המשרד החדש ולמספר העמדות בו. |
| קו אינטרנט או תמסורת למשרד החדש | השוואת הצעות מכמה ספקים לקו אינטרנט או תמסורת למשרד החדש, ותיאום מועד ההתקנה מול הספק שנבחר. |
| ניוד מספרים והפניית שיחות | העברת מספרי המשרד בלי השבתה ובלי תשלום ליום המעבר, לצד הפניית השיחות בזמן ההובלה. |
| מרכזיה בענן | שלוחות של מרכזיה בענן שעובדות מכל מקום, בלי תלות בכתובת המשרד, מ-20 ש"ח לשלוחה לחודש. |
| קבלו הצעת מחיר | |
לתכנון המעבר עם מהנדס תקשורת: 077-8123111.
שאלות נפוצות על מעבר משרד
מתחילים ביום שהכתובת החדשה ידועה, ועדיף לפני החתימה על השכירות. בזק עסקים מתארת מיפוי של השירותים הקיימים כשבועיים לפני המעבר, אבל זו תחילת התהליך המסודר ולא הזמן שמספיק לפריסת תשתית חדשה. בבניין בלי תשתית מתאימה ההתקנה תלויה בעבודות ובאישורים, ולכן כדאי להקדים.
ספק התקשורת אחראי על הקווים והשירותים שלו בלבד. כבילה פנימית, רשת אלחוטית, מרכזיה וציוד חדר ישיבות הם חלקים נפרדים, ולכן כדאי למנות גורם אחד שמתאם בין הספק, הטכנאי, חברת ההובלה ובעל הבניין. אינטגרטור תקשורת יכול למלא את התפקיד הזה ולהציג לעסק תוכנית אחת.
העברת מרכזיה פיזית כוללת פירוק, הובלה, חיבור לקווים בכתובת החדשה ותכנות מחדש, ובכל שלב יש סיכון לשיחות שלא עוברות. מרכזיה בענן אינה קשורה לכתובת ועובדת מכל חיבור אינטרנט, ובטלקום אקספרט היא מתחילה ב-20 ש"ח לשלוחה לחודש, במינימום של 60 ש"ח. מעבר משרד הוא נקודת זמן נוחה להחליט, כי ממילא מתכננים מחדש.
יש לוודא שהמשרד מחובר לחשמל ושיש מקום לציוד תקשורת עם אוורור. צריך מפתחות או קודי כניסה לבניין ולמשרד, אישור מבעל הבניין לעבודות כבילה וגישה לארון התקשורת. כדאי להחליט מראש על מיקום הארון ונקודות הרשת, כדי שהטכנאי לא יחכה להחלטות.
מתכננים לפי מספר העמדות והחדרים, כולל חדר הישיבות והקבלה, ומוסיפים נקודות רזרבה לצמיחה. את הכבילה מתקינים לפני הכנסת הריהוט, וכיסוי ה-WiFi נקבע לפי תכנון ולא לפי ניסוי אחרי הכניסה. נקודת גישה אלחוטית דורשת נקודת רשת במיקום שלה, ולכן מתכננים אותן יחד.
מסך או מקרן, כריזה ומיקרופונים, התקן וידאו לשיחות ועידה וחיבור אלחוטי לשיתוף מסך. הציוד דורש נקודות רשת וחשמל במיקומים מסוימים, ולכן מתכננים אותו יחד עם הכבילה. כך נמנעים מכבלים חשופים ומקידוחים אחרי הכניסה.
המחיר תלוי בתשתית בכתובת החדשה, בהעתקת קווים או בהזמנת חדשים, בהיקף הכבילה ובציוד. לפי ממוצעי שוק, נקודת רשת מותקנת עולה כ-320 עד 510 ש"ח לנקודה ושעת טכנאי כ-250 ש"ח, לפני מע"מ. בזק עסקים מציינת שהקמת שירותים במשרד החדש במקביל לישן כרוכה בתוספת תשלום, ולכן מבקשים הצעה בכתב לכל רכיב בנפרד.
מבררים מול הספק הקיים אם אפשר להעביר את השירות לכתובת החדשה או שנדרשת הזמנה חדשה, ומה יתרת ההתחייבות. בודקים אילו סוגי חיבור זמינים בבניין ומקבלים מועד התקנה בכתב. עד שהקו החדש נבדק משאירים את הישן פעיל או מחזיקים חיבור סלולרי זמני.
