מעבר למרכזיה בענן: שלבים, ניוד מספרים ולוח זמנים

מעבר למרכזיה בענן הוא החלפה של מרכזיית הטלפונים הקיימת בעסק, פיזית או של ספק, במרכזיה שפועלת בשרתי הספק, תוך שמירה על מספרי הטלפון באמצעות ניוד. התהליך כולל שישה שלבים: מיפוי, בדיקת רשת ומכשירים, הגדרה, בדיקות, ניוד המספרים וניתוק השירות הישן. הניוד עצמו מסתיים בתוך יום עסקים אחד, בלי השבתה ובלי תשלום. כדאי להתחיל ממיפוי של כל המספרים והקווים שמופיעים בחשבוניות הנוכחיות, כדי שאף קו לא יישאר מאחור.

אלה ממוצעי שוק ולא מחירון של טלקום אקספרט. הטווח משקף את רוב המחירים בשוק, והוא אינו כולל טלפונים, דקות ושירותים נלווים. ניוד המספרים אינו כרוך בתשלום.

עיקרי הדברים

• את מספרי הטלפון שומרים בניוד, שמסתיים בתוך יום עסקים אחד, בלי השבתה ובלי תשלום.
• חוב או חוזה פתוח אצל הספק הקודם אינם סיבה לדחיית ניוד, אבל הניוד גם לא מבטל את ההתחייבויות כלפיו.
• את השירות אצל הספק הקודם מבטלים רק אחרי שהניוד הושלם, וגם אז רק את מה שלא עבר.
• טלפוני IP תקניים אפשר בדרך כלל להמשיך להפעיל, ולטלפון אנלוגי מוסיפים מתאם אנלוגי, שעולה 50 עד 80 ש"ח.
• קווי פקס, חייגן מעלית ומסוף אשראי דורשים טיפול נפרד, ומזהים אותם כבר בשלב המיפוי.

להסבר על המערכת עצמה, על התכונות ועל המחירים, ראו את המדריך המלא על מרכזיה בענן.

מתי נכון לעבור למרכזיה בענן?

שלושה מצבים חוזרים מביאים עסקים להחליט על המעבר. הראשון הוא מרכזיה פיזית ישנה שכבר אין לה חלקי חילוף או טכנאי שמכיר אותה, כך שתקלה בכרטיס אחד או נזק מהפסקת חשמל עלולים להשבית את כל הקווים. השני הוא סוף תקופת ההתחייבות אצל הספק הנוכחי, נקודת זמן שבה בדרך כלל לא נותרו תשלומי ציוד לשלם. השלישי הוא שינוי בעסק: מעבר משרד, פתיחת סניף או עובדים שעונים מהבית. בכל המצבים האלה מרכזיה בענן ממשיכה לעבוד עם אותם מספרים, בלי חיווט חדש ובלי ביקור טכנאי בכל פעם שעובד מחליף מקום.

אין צורך לחכות לתקלה. מעבר מתוכנן, בזמן שהמרכזיה הישנה עדיין עובדת, מאפשר לבדוק את המערכת החדשה בשקט ולבחור את מועד הניוד.

מה השלבים במעבר למרכזיה בענן?

הטבלה מסכמת את ששת השלבים, מה קורה בכל אחד מהם ובכמה זמן. מתחתיה הפירוט, לפי הסדר שבו השלבים מתבצעים בפועל.

הזמנים בטבלה מתאימים לעסק עם סניף אחד ועד כמה עשרות שלוחות. בעסק עם כמה סניפים חוזרים על אותם שלבים בכל סניף.

1. מיפוי המצב הקיים. רושמים כל מספר טלפון שמופיע בחשבוניות, כל שלוחה ומי משתמש בה, מה קורה לשיחה שלא נענתה, מהן שעות הפעילות ומה מחובר לקווים מלבד טלפונים. זה השלב שבו מתגלים קו פקס שנשכח או חייגן מעלית שמחובר דרך המרכזיה.
2. בדיקת רשת ומכשירים. בודקים את יציבות חיבור האינטרנט, את הנתב ואת נקודות הרשת בעמדות. במקביל מחליטים אילו טלפונים ממשיכים לעבוד, אילו עובדים יעבדו מאפליקציה בנייד או מהמחשב, ואילו טלפונים אנלוגיים צריכים מתאם.
3. תכנון והגדרה של המרכזיה בענן. בונים מבנה שלוחות, קבוצות צלצול ותורים, מקליטים פתיח ותפריט קולי (IVR), מגדירים שעות פעילות, חגים והפניה לנייד מחוץ לשעות, וקובעים מי מוקלט ולכמה זמן נשמרות ההקלטות.
4. חיבור מכשירים ובדיקות. מחברים את הטלפונים והאפליקציות ומבצעים שיחות נכנסות ויוצאות על מספר זמני, כולל העברת שיחה, תא קולי והקלטה. רק כשהכול עובד עוברים לשלב הבא.
5. ניוד המספרים. הספק החדש מגיש את בקשת הניוד עם פרטי בעל החשבון. כדאי לקבוע את המועד לשעה שקטה, ולא לבוקר של יום עמוס.
6. ניתוק מסודר של השירות הישן. אחרי שמוודאים שכל מספר מגיע לענן, מבטלים את מה שלא עבר בניוד: קווים מיותרים, ציוד בשכירות ושירותים נלווים. אם הספק הקודם דורש החזרת ציוד, מחזירים אותו לפי ההוראות שלו.

איך עובד ניוד מספרים למרכזיה בענן?

ניוד מספרים הוא זכות של כל מנוי לפי חוק התקשורת: המספר עובר מהספק הקודם לספק החדש, והלקוחות ממשיכים לחייג בדיוק לאותו מספר, עם אותה קידומת. את הבקשה מגיש הספק החדש ולא העסק, ולכן אין צורך לפנות לספק הקודם כדי לבצע את הניוד.

לפי תוכנית המספור לעניין ניידות מספרים של משרד התקשורת, חוב כספי לספק הקודם או הסכם התקשרות פתוח אינם עילה לדחיית בקשת ניוד. מצד שני, אותה תוכנית קובעת שהניוד מפסיק את קבלת השירות מהספק הקודם, אבל לא פוטר את המנוי מההתחייבויות כלפיו, כמו השלמת תשלום על ציוד או תשלום חודשי עד סוף תקופת ההתקשרות.

אחת הסיבות לעיכוב בניוד היא אי התאמה בפרטים. הספק הקודם רשאי לדחות בקשה שבה מספר הזהות או מספר החברה שונה ממה שרשום אצלו, ולכן בודקים מראש על שם מי רשום כל קו. זה חשוב במיוחד בעסק שעבר מעוסק מורשה לחברה, החליף בעלים, או מחזיק קווים שנפתחו על שם עובד לשעבר.

ביום הניוד השיחות מתחילות להגיע למרכזיה בענן מרגע שהמעבר בין הספקים הושלם. מכיוון שהמרכזיה החדשה כבר מוגדרת ונבדקה מראש, העסק ממשיך לקבל שיחות בלי השבתה. מספרים קוויים עם קידומת אזורית ומספרי 07 עוברים בניוד ושומרים על הקידומת שלהם.

כמה זמן לוקח המעבר, ומה מאריך אותו?

בעסק עם סניף אחד, ההגדרה של המרכזיה בענן נעשית בדרך כלל ביום עבודה אחד אחרי שהמיפוי הושלם, והניוד מסתיים בתוך יום עסקים אחד. מה שקובע את לוח הזמנים בפועל הוא כמעט תמיד ההכנה, ולא הטכנולוגיה. אלה הגורמים שמאריכים את התהליך:

• פרטים חסרים או לא תואמים בבקשת הניוד, שמחייבים להגיש אותה מחדש.
• אספקה של טלפוני IP, מתאמים או אוזניות, כשהם לא נמצאים במלאי.
• הקלטה של פתיח ותפריט קולי חדשים, כשיש כמה גורמים בעסק שצריכים לאשר את הנוסח.
• קווים מיוחדים שדורשים תיאום עם ספק מסוף האשראי או עם ועד הבית בגלל המעלית.
• כמה סניפים, שמעבירים בדרך כלל אחד אחרי השני, כדי ללמוד מהסניף הראשון לפני שממשיכים.

מה מכינים לפני המעבר למרכזיה בענן?

רשימת ההכנה הזו עונה מראש על השאלות שעולות בדרך כלל באמצע התהליך:

• חשבוניות עדכניות מכל ספק. בהן מופיעים כל המספרים של העסק, שם בעל החשבון ומספר הזהות או מספר החברה שרשומים אצל הספק.
• רשימת עובדים ושלוחות. מי צריך טלפון על השולחן, מי עובד מהנייד ומי מהמחשב, ואילו שלוחות שייכות לעובדים שכבר עזבו.
• תסריט שיחה. מה הלקוח שומע כשהוא מתקשר, אילו אפשרויות יש בתפריט, מה קורה מחוץ לשעות הפעילות ובחגים.
• מלאי מכשירים. טלפוני IP תקניים (SIP) אפשר בדרך כלל לחבר למרכזיה החדשה. לטלפונים אנלוגיים צריך מתאם, ומכשירים של מרכזיה פיזית ישנה בדרך כלל לא עוברים.
• בדיקת רשת. שיחה בקודק G.711 צורכת 87.2 קילוביט לשנייה בכל כיוון, לפי טבלת רוחב הפס לשיחה של Cisco, כך שגם 20 שיחות במקביל צורכות פחות מ-2 מגה-ביט לשנייה. מה שקובע יותר מהמהירות הוא יציבות הקו ונתב שמעדיף תעבורת קול. אם החיבור הקיים לא יציב, זה הזמן לבדוק אינטרנט לעסקים שמתאים לטלפוניה.
• קווים מיוחדים. פקס, חייגן מעלית ומסוף אשראי ישן שעובד על קו טלפון. חלק מהם לא עובדים באופן אמין מעל אינטרנט, ולכן מחליטים מראש אם הם נשארים על קו נפרד או עוברים לתקשורת סלולרית.
• מדיניות הקלטה. עסק שמקליט שיחות קובע כבר בהגדרה מי מוקלט ולכמה זמן. תיקון 74 לחוק הגנת הצרכן, שנכנס לתוקף ב-22/03/2027, יחייב עסקים שמוכרים בטלפון שירותים מסוימים, בהם שירותי טלפוניה ואינטרנט, בעסקה של 750 ש"ח ומעלה, להקליט את השיחות, להודיע על ההקלטה בתחילת השיחה ולשמור אותה לפחות שנתיים כשנסגרה עסקה, ולפחות 6 חודשים כשלא נסגרה. עסק שהתיקון חל עליו צריך לתכנן תקופת שמירה ארוכה, ואפשר לשלב לשם כך מערכת הקלטת שיחות כבר בשלב המעבר.
• התחייבויות אצל הספק הקודם. מועד סיום ההתקשרות, יתרת תשלומי ציוד והתקנה, וציוד בשכירות שצריך להחזיר.

עסק שרוצה להשאיר מרכזיה מקומית חדשה ולהחליף רק את הקווים יכול לחבר אותה לספק באמצעות SIP Trunk. גם במקרה הזה המספרים עוברים בניוד, וההכנה כמעט זהה.

כמה עולה המעבר עצמו?

הניוד אינו כרוך בתשלום. העלות החד-פעמית העיקרית היא מכשירים: טלפוני IP תקניים שכבר יש בעסק ממשיכים לעבוד, ולכל טלפון אנלוגי שנשאר מוסיפים מתאם אנלוגי, שעולה 50 עד 80 ש"ח. התשלום החודשי בשוק נע בין 20 ל-80 ש"ח לשלוחה לפני מע"מ, ועד כ-180 ש"ח לשלוחה כשהיא כוללת מוקד, חיבור ל-CRM ויכולות AI.

בצד השני של החשבון נמצאות ההתחייבויות אצל הספק הקודם. יתרת תשלומי ציוד והתקנה ממשיכה להיגבות גם אחרי הניוד, ולכן כדאי לבדוק אותה לפני שקובעים את מועד המעבר. את העלות החודשית לפי מספר השלוחות והדקות אפשר להעריך במחשבון שבראש העמוד.

אילו טעויות נפוצות במעבר למרכזיה בענן?

אלה הטעויות שחוזרות במעברים, וכל אחת מהן ניתנת למניעה בשלב ההכנה:

1. ביטול הקו לפני הניוד. קו שמבוטל לפני שהניוד הושלם עלול לחזור לספק, ואז המספר הולך לאיבוד. סדר הפעולות הנכון הוא ניוד, בדיקה ורק אחר כך ביטול.
2. הגשת ניוד בלי לבדוק את הפרטים. מספר זהות שלא תואם את מה שרשום אצל הספק הקודם גורם לדחייה של הבקשה ולעיכוב במעבר.
3. שכחה של קווים מיוחדים. חייגן מעלית שמפסיק לפעול או פקס שמפסיק לקבל מתגלים לפעמים רק כשמישהו שם לב שהם הפסיקו לעבוד.
4. מעבר בלי בדיקת רשת. נתב ביתי, טלפונים שמחוברים רק ב-Wi-Fi או קו שעמוס בהורדות גורמים לבעיות איכות קול, שמיוחסות בטעות למרכזיה.
5. העתקה של המבנה הישן אחד לאחד. שלוחות של עובדים שעזבו ותפריט קולי ארוך עוברים למערכת החדשה, במקום לנצל את המעבר לסידור מחדש.
6. השארת שירותים נלווים פעילים. קווים שלא נוידו, ציוד בשכירות ושירותים בחבילה ממשיכים לחייב עד שמבטלים אותם במפורש.

מה בודקים אחרי המעבר למרכזיה בענן?

הניוד הושלם, אבל המעבר נחשב גמור רק אחרי בדיקה של כמה ימים. הבדיקות הבאות תופסות את רוב הבעיות לפני שלקוחות מרגישים בהן:

1. שיחות נכנסות לכל מספר. מתקשרים לכל מספר שנוייד, כולל מספרי פקס ומספרים שרק מפנים שיחות, ובודקים שהשיחה מגיעה ליעד הנכון.
2. שיחות יוצאות והצגת המספר. מוודאים שהמספר שמוצג ללקוח הוא מספר העסק, גם משיחה מהאפליקציה בנייד.
3. תפריט קולי ושעות פעילות. בודקים את הפתיח בשעות העבודה, מחוץ להן ובחג הקרוב.
4. איכות קול. שיחות ארוכות בשעת עומס, כדי לגלות שיבושים שקשורים לנתב או לקו.
5. הקלטות ודוחות. שיחה מוקלטת מופיעה בממשק, ודוח השיחות שלא נענו מציג את הנתונים הנכונים.
6. חשבונית הספק הקודם. בחשבונית הבאה מוודאים שהקווים שנוידו אינם מחויבים ושהשירותים שבוטלו אכן הופסקו.

רק אחרי שכל הסעיפים עברו מחזירים ציוד לספק הקודם ומנתקים קווים שנשארו. אם משהו לא תקין, כדאי לתעד את השעה והמספר, כדי שהטיפול מול הספק יהיה מדויק. ספק טוב מתחייב בכתב לזמני טיפול, ולכן כדאי לעבור גם על הסכם השירות לפני החתימה.

איך עוברים למרכזיה בענן בעסק עם כמה סניפים?

בעסק עם כמה סניפים חוזרים על אותם שישה שלבים בכל סניף, אבל מתכננים את המעבר כמערכת אחת. מרכזיה בענן אחת יכולה לשרת את כל הסניפים, ולכן ההחלטות המשותפות נקבעות פעם אחת: מבנה שלוחות, מספור, נתב שיחות, תפריט קולי ומדיניות הקלטה.

בכל סניף בודקים בנפרד את חיבור האינטרנט, כי איכות הקול תלויה בקו המקומי. מומלץ להעביר סניף אחד בכל פעם, ולהמשיך רק אחרי שהסניף הקודם עבד כמה ימים בלי תקלות.

איך מחברים את המרכזיה בענן למערכת CRM אחרי המעבר?

חיבור למערכת ניהול לקוחות (CRM) מאפשר להקפיץ כרטיס לקוח כשהוא מתקשר, ולתעד שיחות בכרטיס שלו. מומלץ לא לשלב את החיבור במועד הניוד עצמו, אלא להשלים קודם מעבר יציב ורק אחר כך להוסיף אינטגרציה. כך אם מתגלה בעיה, ברור אם מקורה במרכזיה או בחיבור.

• בודקים אילו מערכות CRM נתמכות על ידי הספק ואם החיבור כלול בחבילה או בתוספת תשלום.
• מגדירים איזה מידע עובר: זיהוי מתקשר, תיעוד שיחה, הקלטה או משך שיחה.
• מנסים את החיבור על כמה שלוחות לפני שמפעילים אותו לכל העסק.

במחשבון שבראש העמוד אפשר לסמן חיבור API למערכת CRM ולראות את ההשפעה על המחיר החודשי. עובדים מהנייד ומהמחשב יכולים להשתמש בסופטפון שמחובר לאותה מערכת.

איך טלקום אקספרט מלווה את המעבר?

טלקום אקספרט מלווה מעברים למרכזיה בענן כאינטגרטור, לעסקים ולארגונים בלבד, עם מהנדס תקשורת בעל מעל 25 שנות ניסיון שמתכנן את המעבר ואחראי עליו מהמיפוי ועד הניתוק של המערכת הישנה. המיפוי כולל ניתוח של החשבוניות הקיימות, זיהוי של קווים מיוחדים ובדיקת רשת, עוד לפני שמשהו משתנה בעסק.

ההתקנה חינם ואין התחייבות. הניוד מתבצע בתוך יום עסקים אחד, בלי השבתה ובלי תשלום. המחיר מתחיל ב-20 ש"ח לשלוחה לחודש, במינימום של 60 ש"ח לחודש, והמרכזיה עובדת מכל מקום: מטלפון IP במשרד, מאפליקציה בנייד ומהמחשב.

שירותי מעבר למרכזיה בענן שטלקום אקספרט מתכננת ומלווה

אחרי שבדקתם את הטווחים ואת שלבי המעבר, אפשר לבקש הצעה לפי המפרט של העסק. בכל שורה בטבלה אפשר לבקש הצעת מחיר בווטסאפ.

לייעוץ ללא התחייבות: 077-8123111.

שאלות נפוצות על מעבר למרכזיה בענן