מערכת שיחות ועידה היא שירות או ציוד שמחברים כמה משתתפים לשיחה אחת בקול או בווידאו: חדר ועידה במרכזיה בענן, שירות ועידה טלפוני בחיוג, אפליקציית וידאו כמו Zoom או Microsoft Teams, או התקן ועידה בחדר ישיבות. שיחת קול אחת בקידוד G.711 צורכת כ-87 קילוביט לשנייה, לפי טבלת רוחב הפס של Cisco, ולכן הרשת היא התנאי הראשון ליציבות. לפני הבחירה מגדירים כמה משתתפים יש בשיחה האופיינית ומאיפה הם מצטרפים.
| אפשרות | מתאימה ל | המגבלה העיקרית |
|---|---|---|
| מיזוג שיחות במכשיר המרכזיה | שיחה קטנה בין כמה אנשים | מספר המשתתפים נקבע לפי דגם המכשיר והמרכזיה |
| חדר ועידה במרכזיה בענן | ישיבות קבועות עם משתתפים פנימיים וחיצוניים | המספר והיכולות נקבעים לפי הספק והחבילה |
| שירות ועידה טלפוני בחיוג | הרצאות וקהל שאין לו אפליקציה | קול בלבד, בלי תמונה ובלי שיתוף מסך |
| אפליקציית וידאו | ישיבות עם שיתוף מסך והקלטה | הרישיון קובע את מספר המשתתפים ואת משך הפגישה |
| התקן ועידה בחדר ישיבות | חדר שבו משתתפים רבים יושבים יחד | עובד מול האפליקציה או השירות שנבחרו |
עיקרי הדברים
- במרכזיה בענן של טלקום אקספרט חדרי ועידה מרובי משתתפים נכללים במחיר הבסיס, והמחיר מתחיל ב-20 ש"ח לשלוחה לחודש, במינימום 60 ש"ח לחודש, לפני מע"מ.
- לפי עמוד המחירים של Zoom, החבילה החינמית מוגבלת ל-40 דקות ועד 100 משתתפים, חבילת Business תומכת בעד 300 משתתפים וחבילת Enterprise בעד 1,000.
- לפי Microsoft, פגישת Teams בחבילות Business Basic, Standard ו-Premium וב-Teams Essentials מתאימה עד 300 משתתפים, ובחבילות Enterprise כמו E3 ו-E5 עד 1,000.
- שיחת קול ב-G.711 צורכת כ-87.2 קילוביט לשנייה, ובקידוד G.729 כ-31.2, לפי Cisco.
- Microsoft ממליצה לסמן תעבורת קול ב-DSCP 46 ותעבורת וידאו ב-DSCP 34, והרשת צריכה לשמור על הסימון.
איך עושים שיחות ועידה מרובות משתתפים?
בשיחת ועידה שמנוהלת במכשיר המרכזיה, מי שיזם את השיחה מוסיף את המשתתפים אחד אחרי השני. השלבים זהים בדרך כלל בטלפון IP, בשלוחה סלולרית של המרכזיה ובאפליקציה:
- מתקשרים למשתתף הראשון וממתינים למענה.
- לוחצים על "הוסף שיחה" או "שיחה נוספת", והשיחה הראשונה מוחזקת.
- מחייגים למשתתף השני וממתינים שיענה.
- לוחצים על "מזג שיחות" כדי לחבר את כולם לשיחה אחת.
- חוזרים על שלבים 2 עד 4 לכל משתתף נוסף.
שמות הכפתורים משתנים בין דגמים, ומספר המשתתפים המרבי נקבע לפי המכשיר והמרכזיה. בדרך כלל רק יוזם השיחה מוסיף ומסיר משתתפים. כשהישיבה קבועה או גדולה, נוח יותר חדר ועידה עם מספר חיוג וקוד גישה, ומכוונים אליו את כל המשתתפים בשעה שנקבעה.
מה זה חדר ועידה?
חדר ועידה הוא שירות וירטואלי שמחבר כמה משתתפים לאותה שיחה בלי שמישהו יחייג לכל אחד מהם. כל משתתף מחייג למספר הגישה של החדר ומקיש קוד, מטלפון קווי, מטלפון סלולרי או מאפליקציה. בניגוד למיזוג שיחות במכשיר, החדר זמין גם כשהמארגן אינו בשיחה, והוא מאפשר להשתיק משתתפים, להוציא אותם ולהקליט, בהתאם לשירות.
במרכזיה בענן, חדרי ועידה הם בדרך כלל חלק מהתכונות הבסיסיות, ולעיתים אין צורך במנוי נפרד. פירוט היכולות אפשר לראות בעמוד על מרכזיה בענן. כשהחדר חיצוני למרכזיה, כמו בשירות ועידה ייעודי להרצאות, המשתתפים לא תופסים קווים במרכזיה של העסק.
הבדל זה חשוב כשמחשבים קווים. כשהמרכזיה מחייגת אל משתתפים חיצוניים, כל משתתף תופס ערוץ בקו הטלפון של העסק, ושיחת ועידה עם עשרה משתתפים חיצוניים תופסת עשרה ערוצים. משתתף שמחייג בעצמו לחדר בענן של הספק אינו תופס ערוץ אצל העסק. לפני רכישת חבילת קווים מגדירים לכן כמה משתתפים חיצוניים מצטרפים בו זמנית.
מהם מרכיבי מערכת לשיחות ועידה?
מערכת שיחות ועידה בנויה מארבע שכבות, וכדאי לבדוק כל אחת מהן בנפרד:
| שכבה | מה כוללת | מה בודקים |
|---|---|---|
| שירות | חדר ועידה במרכזיה, אפליקציית וידאו או שירות חיוג ייעודי | מספר משתתפים, משך שיחה, הקלטה וניהול משתתפים |
| ציוד קצה | טלפון IP, אוזניות, רמקול שולחני או התקן ועידה בחדר | תאימות לשירות ואיכות קליטה של כל המשתתפים בחדר |
| רשת | אינטרנט, רשת מקומית ו-QoS | רוחב פס, יציבות וסימון תעבורת קול ווידאו |
| ניהול ואבטחה | קוד גישה, חדר המתנה, הרשאות ויומן שיחות | מי רשאי להצטרף ומי מנהל את השיחה |
שירות הוועידה והרשת קובעים את חוויית השיחה יותר מציוד הקצה. התקן ועידה יקר לא יפצה על חיבור אינטרנט שמקרטע, ושירות מצוין לא יעבוד היטב מול רמקול שלא קולט את מי שיושב בקצה החדר.
מה ההבדל בין שיחת ועידה חינמית לשיחה עסקית?
שיחות ועידה בחינם אפשריות, והן מתאימות לשיחה מזדמנת. בעסק, המגבלות מורגשות מהר: משך השיחה, מספר המשתתפים, היעדר הקלטה מסודרת, ושיחות שאינן מתועדות במערכות העסק. הנתונים הבאים מבוססים על עמודי החבילות הרשמיים של Zoom ושל Microsoft. החבילות והמגבלות משתנות, ולכן בודקים אותן שוב לפני הרכישה.
| חבילה | משתתפים בפגישה | הערה |
|---|---|---|
| Zoom Basic (חינם) | עד 100 | פגישה מוגבלת ל-40 דקות |
| Zoom Business | עד 300 | חבילת תשלום לכל משתמש |
| Zoom Enterprise | עד 1,000 | מחיר בפנייה למכירות |
| Teams במנויי Business Basic, Standard ו-Premium וב-Essentials | עד 300 | לפי מגבלות Microsoft |
| Teams במנויי Enterprise כמו E3 ו-E5 | עד 1,000 | לפגישות גדולות יש הגדרות נוספות |
וואטסאפ מאפשר שיחה קבוצתית, אבל השיחה עוברת דרך המספרים הניידים האישיים של המשתתפים, אי אפשר לצרף אליה מי שמחייג מטלפון קווי, ואין בה הקלטה וניהול מרכזי של העסק. לשיחות עסקיות קבועות עדיף חדר ועידה של המרכזיה או אפליקציה בחבילה עסקית.
שיחת קול או שיחת וידאו: מה מתאים לעסק?
שיחת קול מתאימה לעדכונים קצרים, לתיאום עם עובדי שטח ולקהל שחלקו מצטרף מהנייד בדרך. וידאו מוסיף תמונה ושיתוף מסך, וחשוב בישיבות הנהלה, במשא ומתן ובהצגת מסמכים. הוא צורך הרבה יותר רוחב פס: לפי עמוד הדרישות של Zoom, שיחת קבוצה בווידאו ברזולוציית 720p צורכת כ-2.6 מגהביט לשנייה בהעלאה וכ-1.8 בהורדה, ושמע בלבד כ-60 עד 80 קילוביט לשנייה.
הכלל המעשי: מתחילים בקול, ומוסיפים וידאו לישיבות שבהן תגובות המשתתפים משפיעות על ההחלטה. עסק עם צוותים מבוזרים ילך כמעט תמיד לשילוב של השניים, ויבחר בשירות שמאפשר להצטרף בחיוג גם למי שאין לו אינטרנט יציב.
איך מקיימים הרצאה או שיעור עם מאות משתתפים בחיוג?
בשיחות עם לקוחות עולה לא פעם צורך להעביר הרצאה או שיעור לקהל גדול שרובו מאזין, ושחלקו אינו משתמש באפליקציה. הפתרון הוא מספר גישה וקוד, כשכל משתתף מחייג בעצמו ונכנס לשידור, והמארגן מדבר ומנהל את החדר. כך אין צורך בציוד אצל המאזינים, והעלות אינה תלויה במספר הקווים של העסק. לפני שבוחרים, בודקים מול הספק את מספר המשתתפים המרבי בחדר, אם יש מספר חיוג מקומי בישראל, ואם אפשר להקליט.
איך מבטיחים שיחה יציבה ורשת שלא מקרטעת?
שיחת ועידה מקרטעת בדרך כלל בגלל חיבור אינטרנט עמוס, רשת אלחוטית חלשה בחדר או רשת שאינה נותנת עדיפות לקול ולווידאו. בדיקת הרשת מתחילה בחישוב: כל שיחת קול ב-G.711 צורכת כ-87 קילוביט לשנייה לכל כיוון, כולל כותרות Ethernet, ובתכנון מעגלים לכ-100 קילוביט לשיחה כדי להשאיר מרווח. לכן עשר שיחות בו זמנית מצדיקות כמגהביט אחד לשנייה בכל כיוון, רק לקול. בנוסף מתווספים הווידאו ושאר השימוש של העסק באינטרנט.
- מחברים את התקן הוועידה ואת טלפוני ה-IP בכבל ולא ב-WiFi, וכשחייבים אלחוט, בודקים את הכיסוי בחדר ברשת האלחוטית.
- מגדירים QoS בנתב ובמתגים. Microsoft ממליצה על DSCP 46 לקול ו-DSCP 34 לווידאו, והסימון מוגדר במחשב או בהתקן הקצה באמצעות מדיניות (GPO או Intune), ואז הרשת צריכה לשמור עליו.
- מפרידים את רשת הקול מרשת האורחים, כדי שהורדות ועדכונים לא יתחרו על רוחב הפס של השיחה.
- בודקים את הקו אל מחוץ למשרד בשעות העומס, ואם הוא משותף למחשוב ולטלפוניה, שוקלים קו נוסף או קו ייעודי.
כשהכבילה ישנה או חסרה, כדאי להתחיל בבדיקת תשתיות התקשורת לפני שמשקיעים בציוד.
איך מחברים ציוד ועידה ישן לשירות בענן?
עסקים רבים מחזיקים ציוד וידאו ישן, למשל מערכות שנרכשו לפני שנים לשני אתרים. ציוד כזה עובד לרוב בפרוטוקולים SIP או H.323. לפי Microsoft, שירות Cloud Video Interop מאפשר למכשירי חדר צד שלישי מבוססי SIP ו-H.323 להצטרף לפגישות Teams, דרך פתרונות של שותפים מאושרים. Microsoft מציגה אותו כפתרון ביניים בזמן מעבר, למי שיש לו פריסה גדולה של מכשירים, ולא כפתרון קבע.
לעסק קטן עם שני מכשירים ישנים השאלה היא אחרת: האם היצרן עדיין תומך בדגם, והאם שדרוג להתקן חדש זול מחיבור הציוד הישן. את התשובה בודקים מול היצרן והספק לפני כל השקעה.
ועידה בחדר ישיבות: מתי צריך ציוד ייעודי?
לא כל ישיבה דורשת חדר מצויד. סמארטפון או טלפון IP עם מסך מגע מספיקים לשיחה של כמה אנשים. ציוד ייעודי מצדיק את עצמו כשמשתתפים רבים יושבים יחד, כשמציגים מצגות ומסמכים לצד משתתפים מרחוק, וכשהישיבות תכופות. את בחירת הציוד, התצוגה, השמע והשליטה בחדר מפרט העמוד על מולטימדיה לחדרי ישיבות. כאן חשוב לוודא שהציוד שנבחר תואם לשירות הוועידה של העסק, ואינו נועל אותו לפלטפורמה אחת.
האם Teams ו-Zoom מציעות מספר חיוג בישראל?
משתתף שאין לו אפליקציה או אינטרנט יציב צריך דרך להצטרף בחיוג, ולכן שואלים אם יש מספר גישה מקומי. לפי דף הזמינות של Microsoft לישראל, שירות Audio Conferencing של Teams זמין לרכישה בישראל, ומספר הגישה מוקצה אוטומטית לתל אביב. חיוג החוצה אל משתתף (Call Me) דורש קרדיטים לתקשורת (Communications Credits). בשירותי ועידה אחרים, ובהם Zoom, זמינות המספרים והמחיר שלהם נקבעים לפי החבילה, ולכן מבקשים מהספק לאשר בכתב מספר חיוג ישראלי לפני שמזמינים משתתפים.
כשהמרכזיה בענן מספקת חדר ועידה, למשתתפים יש מספר ישראלי רגיל וקוד גישה, והם אינם צריכים רישיון נפרד. זהו יתרון לעסק שמארח לקוחות שאינם עובדים בסביבת Microsoft.
איך מקליטים שיחת ועידה ומה מודיעים למשתתפים?
הקלטה היא תכונה שמוגדרת בחדר או בחבילה, ולא בכל שירות היא כלולה. לפני שמפעילים אותה בודקים היכן ההקלטה נשמרת, כמה זמן, ומי רשאי להאזין לה. בתחילת השיחה מודיעים לכל המשתתפים שהיא מוקלטת, ואם יש בה לקוחות או מידע אישי, מתאמים את תקופת השמירה עם היועץ המשפטי של העסק.
- מגדירים מי מפעיל את ההקלטה, כדי שלא תתחיל בשיחה שלא נועדה לכך.
- שומרים את הקובץ במערכת עם הרשאות גישה, ולא במחשב אישי.
- בישיבות שבהן נקבעות החלטות, מתעדים את ההחלטות גם בסיכום כתוב.
מה בודקים בהצעה למערכת שיחות ועידה?
הצעה טובה מפרטת את מה שמשפיע על השיחה בפועל, ולא רק את המחיר החודשי:
- מספר המשתתפים המרבי בחדר ובפגישה, וכמה מהם יכולים להצטרף בחיוג.
- משך שיחה מרבי, הקלטה, ניהול משתתפים והשתקה.
- אילו תכונות כלולות בחבילה ואילו בתשלום נוסף, כולל תמלול שיחות שהוא תוספת בתשלום.
- תאימות לטלפונים, לאפליקציות ולציוד החדר הקיימים.
- אבטחה: קוד גישה, חדר המתנה ונעילת הפגישה.
- הסכם רמת שירות (SLA) ברור, עם התחייבות כתובה של הספק ופיצוי כשאינו עומד בה.
- העלות הכוללת למשתמש, כולל מכשיר הקצה, ההתקנה והתחזוקה.
איך טלקום אקספרט מלווה הקמה של מערכת שיחות ועידה?
טלקום אקספרט היא אינטגרטור תקשורת עם מהנדס תקשורת ומעל 25 שנות ניסיון. המהנדס בודק עם העסק כמה משתתפים מצטרפים לשיחה האופיינית, מאיפה הם מחייגים ואיזו רשת קיימת, ורק אז בוחר בין חדר ועידה במרכזיה, שירות חיוג ייעודי, אפליקציה והתקן לחדר. הוא גם מגדיר את הרשת ואת ה-QoS ומלווה את ההתקנה עד שהשיחה הראשונה עובדת. השירות מיועד לעסקים ולארגונים בלבד, והמרכזיה בענן עובדת מכל מקום, בלי התחייבות, ובמבצעים גם בלי דמי הקמה.
אילו שירותי ועידה אפשר לקבל בהצעה?
הטבלה מרכזת את השירותים שאפשר לתכנן יחד. המחיר נקבע בהצעה אחרי בדיקת הצרכים, והלחיצה על "לפי הצעה" פותחת בקשה בוואטסאפ עם שם השירות.
| שירות | מה מקבלים |
|---|---|
| מרכזיה בענן עם חדרי ועידה | שלוחות בטלפון, באפליקציה ובנייד, וחדרי ועידה מרובי משתתפים שנפתחים מאותה מרכזיה, כך שכל העובדים נמצאים באותו מערך. מחיר החל מ-20 ש"ח לשלוחה לחודש, מינימום 60 ש"ח לחודש, לפני מע"מ. |
| שירות ועידה טלפוני להרצאות | מספר גישה וקוד, ניהול משתתפים והקלטה לפי השירות שנבחר, לפגישות עם הרבה משתתפים מבחוץ, כמו הרצאות, כנסים ופגישות עם לקוחות. |
| חיבור Teams או Zoom למרכזיה | שיחות טלפון מתוך האפליקציה וישיבות שנפתחות מהמספר העסקי, כך שהמשתמש מתקשר ומתחבר לפגישה מכלי אחד בלי לעבור בין מערכות. |
| התקן ועידה לחדר ישיבות | בחירת ציוד, התקנה והגדרה מול שירות הוועידה, כולל מיקרופון, מצלמה ורמקול מתאימים לגודל החדר ולמספר המשתתפים בו. |
| בדיקת רשת ו-QoS לשיחות ועידה | מדידת רוחב פס, סימון תעבורת הקול והווידאו ברשת והמלצות לשיפור, כדי שהשיחות לא ייקטעו או יגיעו עם הד. |
| חיבור ציוד ועידה קיים לשירות בענן | בדיקת תאימות SIP או H.323 של ציוד הוועידה הקיים וחיבורו לשירות בענן, כדי שהחדר יוכל להצטרף לפגישות בלי ציוד חדש. |
| קבלו הצעת מחיר | |
לייעוץ ללא התחייבות: 077-8123111, או בקשת הצעת מחיר בוואטסאפ מתוך הטבלה למעלה.
שאלות נפוצות על מערכת שיחות ועידה
מתקשרים למשתתף הראשון, לוחצים על "הוסף שיחה", מחייגים למשתתף השני ולוחצים על "מזג שיחות", וחוזרים על כך לכל משתתף נוסף. שמות הכפתורים משתנים בין דגמים, ומספר המשתתפים נקבע לפי המכשיר והמרכזיה. לישיבה קבועה נוח יותר חדר ועידה עם מספר חיוג וקוד גישה.
במיזוג שיחות המארגן מחייג לכל משתתף ומחבר אותם ידנית, ולכן זה מתאים לשיחה קטנה. בחדר ועידה כל משתתף מחייג בעצמו למספר גישה ומקיש קוד, והחדר זמין גם כשהמארגן אינו בשיחה. בחדר ניתן להשתיק משתתפים ולהקליט, בהתאם לשירות.
אפשר, למשל בחבילה החינמית של Zoom, שמוגבלת ל-40 דקות ועד 100 משתתפים לפי עמוד החבילות שלה. בעסק המגבלות כוללות משך שיחה, הקלטה מסודרת, מספר גישה למי שמצטרף מטלפון קווי ותיעוד במערכות העסק. לפני שמשלמים על מנוי נפרד כדאי לבדוק מה כלול כבר במרכזיה.
זה תלוי בשיטה. מיזוג שיחות במכשיר מוגבל לפי הדגם והמרכזיה, חדר ועידה לפי הספק והחבילה, ובאפליקציות לפי הרישיון: Teams מתאימה עד 300 משתתפים בחבילות Business ועד 1,000 בחבילות Enterprise, וב-Zoom החבילה החינמית מגיעה ל-100 ו-Business ל-300. מגדירים מראש את גודל השיחה האופיינית ומבקשים מהספק את המגבלה בכתב.
כן, לפי דף הזמינות של Microsoft לישראל, שירות Audio Conferencing זמין לרכישה והמספר מוקצה אוטומטית לתל אביב. חיוג החוצה למשתתף דורש קרדיטים לתקשורת. כשהחדר נמצא במרכזיה בענן, המשתתפים מחייגים למספר ישראלי רגיל ומקישים קוד גישה, בלי רישיון נפרד.
כן, וואטסאפ מאפשר שיחה קבוצתית בקול או בווידאו. לשימוש עסקי יש לה מגבלות: השיחה עוברת דרך המספרים הניידים האישיים, אי אפשר לצרף משתתף שמחייג מטלפון קווי, ואין הקלטה וניהול מרכזי. עסק שמקיים שיחות ועידה באופן קבוע ירוויח מחדר ועידה במרכזיה או מאפליקציה בחבילה עסקית.
הסיבות הנפוצות הן חיבור אינטרנט עמוס, רשת אלחוטית חלשה בחדר ורשת שאינה נותנת עדיפות לקול ולווידאו. כדי למנוע זאת מחברים את הציוד בכבל, מגדירים QoS לפי DSCP 46 לקול ו-34 לווידאו, ובודקים את רוחב הפס בשעות העומס. כל שיחת קול ב-G.711 צורכת כ-87 קילוביט לשנייה, ולכן חושבים על מספר השיחות בו זמנית.
כשהמרכזיה מחייגת אל משתתפים חיצוניים, כל משתתף תופס ערוץ בקו הטלפון של העסק, ועשרה משתתפים חיצוניים תופסים עשרה ערוצים. משתתף שמחייג בעצמו לחדר ועידה בענן אצל הספק אינו תופס ערוץ אצל העסק. לכן בוחרים את מספר הערוצים לפי מספר המשתתפים החיצוניים שמצטרפים בו זמנית.
משתמשים בחדר ועידה עם מספר גישה וקוד, שכל משתתף מחייג אליו בעצמו, והמארגן מדבר ומנהל את החדר. כך אין צורך באפליקציה או בציוד אצל המאזינים. לפני שבוחרים שירות בודקים את מספר המשתתפים המרבי בחדר, אם יש מספר חיוג מקומי ואם אפשר להקליט.
