למשרדי רואי חשבון נדרשים להעביר את העבודה שלהם לרשת האינטרנט ולמערכות מחשוב מתקדמות באמצעות מרכזיות טלפון IP.
כיצד נערכים לשינוי ובוחרים מרכזיית טלפון מתאימה אצל ספק שירות מתאים במינימום הוצאות, אבל במענה מלא לצרכים של המשרד?
מבוא
רואי חשבון, שנמצאים בשוק מאוד צפוף ותחרותי, נדרשים להעביר את עבודתם (שבוצעה במשך שנים רבים בנייר מודפס, פקס, טלפון קווי ובשאר השיטות של המאה הקודמת), לעידן המאה ה-21. למעשה, כבר לא ניתן לגשת למערכות של משרדי הממשלה ומערכות המס בישראל, שלא באמצעות רשת האינטרנט ובכלי מחשוב מתקדמים.
גם הכלים, שבהם משתמשים רואי חשבון, עברו למערכות ממוחשבות (דוגמת: כספית, חישובית, אשפית, רווחית, רמפלוס ועוד). כך גם מערכות הקשר עם הלקוחות, קולגות, מס הכנסה, מע"מ, ביטוח לאומי וכיו"ב.
יתרה מכך, יש מערכות תוכנה להנהלת חשבונות הנמצאות בענן, דהיינו: הן שוכנות באופן מלא באינטרנט (דוגמת: חישובית Online, iFreelance, UCAN2, MyBooks, iCount, Flex, כספית, EASY DATA, invoice4u ועוד).
המהפכה הזו הגיעה גם לעולם התקשורת של משרדי רואי חשבון. טכנולוגיות המחשוב החדשות אינן מסתדרות עם מערכות הטלפוניה הישנות, מול הצרכים העכשוויים של משרדי רואי החשבון. רואי חשבון רבים עברו לשיטות עבודה ניידות תוך שימוש במכשירים ניידים (סמארטפונים וטאבלטים), לעבודה קבוצתית ומשותפת (Unified Collaboration & Communications), לשילוב של מערכות דוגמת פקס למייל – UM (ר"ת: Unified Massaging), שימוש במערכת שיחות ועידה לחדרי ישיבות, שילוב של אינטרקום דלת + מצלמת אבטחה למשרד, גיבוי מידע ואבטחתו בענן, איתור והשגת לקוחות פוטנציאליים ברשתות חברתיות ובבלוגים ועוד.
אולם, המשמעות המעשית: על רואי החשבון לרכוש, לתפעל ולתחזק בעצמם (או באמצעות אינטגרטור) מערכות תקשורת. יש מתחרים רבים מאוד בשוק הזה. השונות במחירים וביכולות מאוד גדולה. אולם יודגש, שזה לא המקצוע של רואי החשבון. זה יכול להפריע להם בעבודה וגם עולה הרבה כסף וגוזל זמן.
בנוסף, לרואי חשבון רבים יש מערכות CRM, שמהן הם מנהלים את הקשר עם הלקוחות ומנהלים את המשרד (דוגמת: ברק CPA, לקוחות פלוס, זום לרואי חשבון, Priority ועוד). דהיינו: יש לבצע אינטגרציה של מערכת התקשורת למערכת ה-CRM. בלי אינטגרציה כזו אין למשל אפשרות, שפקס של לקוח ייכנס כקובץ בעל משמעות למערכת הממוחשבת של הלקוח. זה לא זול, לא מהיר ולא קל.
מהן הבעיות בהם ניצבים רואי חשבון
1) איזו מערכת תקשורת לבחור?
2) כיצד ניתן לצמצם את ההוצאות הנלוות להפעלת מערכת התקשורת והמרכזיה (או: האם זה הזמן להחליף לשדרג את המרכזיה בעסק?).
3) איך מבצעים אינטגרציה מתאימה בין כל המערכות כך שהכול יזרום חלק ושקוף בין המערכות? איך מתחזקים את הקשר הזה בין המערכות לאורך זמן מבלי לשלם על אחזקה ושדרוגים מתמידים?
לכן, ניתוח חכם של צרכי העסק מול תקציב ההוצאות החזוי מוביל למסקנה, שיש למצוא פתרון אחר המוזיל את כל הוצאות התקשורת והמחשוב במכה אחת.
הדרך היעילה והאפקטיבית ביותר היא להפוך את כל ה-CAPEX ל-OPEX. דהיינו: להיפטר מציוד, תוכנות, תפעול, שדרוג ותחזוקה ע"י רואה החשבון. הייעוד והמיקוד של רואה חשבון הם לעסוק בניהול הכסף של הלקוחות שלהם ולא בתקשורת. לכן, את נושא התקשורת אפשר להעביר באופן מלא ל"מיקור חוץ", לספק שירותי תקשורת בענן, שמספק את כל השירותים כחלק בלתי נפרד מהשירות שלו (לרוב, בעלות די מזערית, מול החלופות).
חברה, שמספקת שירותי תקשורת בענן, נותנת לעסק דוגמת משרד רואה חשבון את האפשרות להשתמש בענן הפרטי (או הציבורי) והמאובטח שלה, כדי לארח מגוון פתרונות תקשורת כמו מוקד שירות, מענה קולי, מרכזיות IP, הקלטות, שילוב תקשורת סלולרית ואלחוטית, U.M (מסרים מאוחדים) ועוד. אחסון בענן מציע דרך בטוחה לשמור על מידע עסקי וכלכלי רגיש בלי צורך במערכות מסובכות, תשתיות מחשוב יקרות או עלויות תחזוקה ושדרוג. שירות הענן הופך את הטרחה למיותרת ובנוסף מקטין עלויות ומבטיח שימוש בטכנולוגיה ושירותים ב"קצפת" של עולם הטכנולוגיה עם שדרוג מתמיד בלי צורך בכל מעורבות של רואה החשבון.
השירות בענן מציע לחברות את האפשרות לאחסן מידע במאגר מידע מרוחק ומאובטח, ובכך מקטין את העלויות של אחסנת מידע באופן מקומי ומגביר את האבטחה והבטיחות של המידע העסקי והכלכלי. תשתיות הענן ניתנות להתקנה במהירות בכל מקום ועל כל מכשיר קצה (כולל סמארטפונים וטאבלטים), תוך כדי מעבר קל השומר על סקלביליות (יכולת גידול או קיטון) ובטיחות מלאה של המידע.
בחירת מרכזיה הפכה לתהליך מורכב של שיקול דעת וקביעת המתווה לבחירה המתאימה ביותר לעסק ולתקציבו. לשאלה "כיצד לבחור מרכזיית טלפוניה לעסק?" אין תשובה אחת ברורה. רבים מתפתים לא לשקול את כל החלופות ורוכשים מרכזיה (פיזית) ממוכר אגרסיבי, שמסתובב בין העסקים ומוכר להם מרכזיות הנחזות כמרכזיות IP זולות להפליא (בד"כ עם שמות יוקרה, אבל כמעט כולן מיוצרות בסין, בד"כ באותו מפעל), או במבצעים המציעים לעסקים לרכוש מרכזיה ולקבל טאבלט במתנה. חשוב להבהיר: אין "מתנות בחינם". זו רק אשליה שיווקית.
טעמו המתוק של המחיר הנמוך ו"המבצע המוזל" נמוג לאחר שמגלים את האיכות הנמוכה והמחיר היקר לאורך זמן של רכישה כזו, בליווי חוזה דרקוני ומלכודות אין סופיות. כך, שהמחיר של השירות עולה כל הזמן. לא רק שהלקוח נלכד עם מרכזיה קניינית, טכנולוגיות ישנות ואיכויות שמע ותפעול גרועות, אלא, בד"כ מרכזיה זו תתקלקל תוך כמה חודשים, מה שיגביר את התלות של הרוכש בחברה המוכרת.
הדרך הנכונה לבחור מרכזיה ושירותי מחשוב נלווים היא לבחור מה שמתאים, ושיעלה הכי פחות כסף. זאת, בלי להשתעבד לספק אחד במערכות קניינית בגישת "החתונה הקתולית" ובחוזה דרקוני מלא חורים.
המעבר לשירותי ענן דורש בדיקה מדוקדקת של כל היתרונות מול החסרונות, לפני בחירת הפתרון הזה. בנוסף, יש ספקים המטעים את הציבור בכך, שהם מכנים שירותים וירטואליים (VPS), בתור "שירותי ענן", מה שאינו נכון. שירותי VPS הם רק שירותים וירטואליים, השלב שהקדים את הענן. מכאן, זו הטכנולוגיה הקודמת, שברוב העולם כבר לא קיימת, כי היא התיישנה ואינה מספקת את הצרכים העכשוויים והעתידיים של עסקים וארגונים ואינה מביאה את החיסכון האופטימלי בהוצאות עסק על שירותי תקשורת.
שירותי התקשורת בענן זולים, אבל המחיר הזול יכול לעיתים להטעות, כי חשוב לבדוק את "האותיות הקטנות" – מה השירות הזה כולל. השיטה של עלויות בשירותי ענן חייבת להיות בגישת ה-SaaS (ר"ת: Software as a Service). דהיינו: משלמים תשלום חודשי רק על פי צריכה ולפי פרמטרים ברורים (למשל: מחיר חודשי כולל לשלוחה) וכך ניתן לתכנן ולשלוט באופן מלא בהוצאות התקשורת.
אולם, יש צורך להשוות את החבילה כל מרכיביה (ולבדוק בדקדקנות את "האותיות הקטנות" בהסכם) מול מרכיבי הפתרון של המתחרים. לעיתים, רכיב מסוים בפתרון, שנחוץ וחיוני לעסק (לאחר ניתוח צרכי העסק), לא נכלל בחבילה הבסיסית אצל ספק ענן אחד וכן נכלל אצל ספק ענן אחר בחבילה הבסיסית (למשל: הקלטות, גיבויים, ,CRM הצפנה והגנה מפני הונאות, ,Click2Callחיבור למערכות מקבילות דוגמת דלת כניסה ומצלמת אבטחה, חיבור לסלולר ועוד). כמובן, שיש לבחון ולבדוק ביסודיות את תעריפי השיחות היוצאות ושהרשת של העסק מוכנה למעבר לשירותי טלפוניה בענן לרבות איכות השירות, שרידות הרשת וגיבוי.
מרכזיות טלפון IP למשרדי רואי חשבון – שורה תחתונה
עסקים דוגמת רואי חשבון יכולים להיכנס בשקט לבחינת פתרונות ב-VoIP, בין היתר בענן. חשוב להקפיד על הסכם רמת שירות – SLA בכל פתרון בו בוחרים, מכל סוג. הפתרונות, שקיימים כיום בשוק, זולים, יציבים, דוברי עברית, מכילים יכולות מתקדמות לרבות: הקלטות, Call Canter, CRM, BI, שילוב סלולר ו-UC (תקשורת מאוחדת), עבודה קבוצתית, מענה ל-BYOD (שימוש בסמארטפונים וטאבלטים פרטיים בעבודה), שילוב עם מערכות ישנות, ומאובטחים לא פחות מפתרונות קנייניים.
מרכזיות טלפון IP למשרדי רואי חשבון
תשובות לשאלות נפוצות
בחירת מרכזיה לעסק קטן היא תהליך שדורש שיקול דעת ומחקר. ישנם כמה גורמים שכדאי להתחשב בהם, כגון:
- גודל העסק ומספר העובדים שישתמשו במרכזיה
- נפח השיחות הנכנסות והיוצאות והיעדים שלהן (מקומיים או בינלאומיים)
- תכונות ופונקציונליות שנדרשות מהמרכזיה, כגון העברת שיחות, שיחות קבוצתיות, הודעות קוליות, תוכניות חיוג, תקשורת אחודה, עבודה קבוצתית, ניהול שיחות, ניטור ודיווחים, ועוד
- תקציב העסק לרכישה ולתפעול של המרכזיה
- סוג המרכזיה המתאים לעסק, בין אם מדובר במרכזיה פיזית, דיגיטלית, IP או בענן
מרכזיות פיזיות הן מערכות שמותקנות במשרד העסק ומחוברות לקווי טלפון ולטלפונים פיזיים. הן מאפשרות לעסק להשתמש בטכנולוגיות כמו IP, ISDN, PRI וכו' להעביר ולנהל שיחות. חלק מהיתרונות של מרכזיות פיזיות הם: שליטה מלאה על המערכת, אבטחה גבוהה, יכולת להתאים את המערכת לצרכי העסק, ואיכות שיחה טובה. חלק מהחסרונות של מרכזיות פיזיות הם: עלות גבוהה של רכישה, התקנה, תחזוקה ושדרוג, הגבלה פיזית של המשתמשים והמכשירים, וחוסר גמישות ושרידות במקרה של תקלות או אירועים חירום. דוגמאות למרכזיות פיזיות הן: מרכזיות סיסקו, מרכזיות פנסוניק, ומרכזיות LG.
בחירת מערכת טלפונים למשרד היא החלטה חשובה שמשפיעה על התקשורת העסקית והשירות ללקוחות. ישנם כמה פרמטרים שעליך לשקול בטרם הבחירה, כגון:
– גודל העסק וכמות העובדים
– צרכי התקשורת והטכנולוגיה של העסק
– תקציב ועלות הפעלה
– גמישות ושרידות במקרה של תקלות או אירועים חירום
– אבטחה ופרטיות של המידע והשיחות
– תמיכה טכנית ושירות לקוחות
בנוסף, עליך להתרשם מהאפשרויות השונות שקיימות בשוק, ולהשוות בין היתרונות והחסרונות של כל אחת מהן. הנה כמה דוגמאות לסוגי מערכות טלפונים למשרד:
– מערכת טלפונים אנלוגית: מערכת ישנה ומסורתית שמשתמשת בקווי טלפון ובטלפונים פיזיים. היא יכולה להיות זולה ופשוטה להתקנה, אבל היא מוגבלת בתכונות, באיכות, וביכולת להתאים לצרכים המשתנים של העסק.
– מערכת טלפונים IP: מערכת חדשנית ומתקדמת שמשתמשת באינטרנט ובטלפונים חכמים או בתוכנות להעברת וניהול שיחות. היא יכולה להיות יעילה ומקצועית, ולהציע תכונות רבות ואיכות גבוהה, אבל היא תלויה באינטרנט ובספק השירות, ויכולה להיות יקרה יותר לרכישה ולתחזוקה.
– מערכת טלפונים בענן: מערכת טלפונים המבוססת על שירות טלפוני שמאוחסן בענן ומאפשר לבצע ולקבל שיחות מכל מקום ובכל זמן. היא יכולה להיות חסכונית וגמישה, ולהתאים לצמיחת העסק, אבל היא תלויה באינטרנט ובאבטחת הענן, ויכולה להיות פחות אמינה ושליטה.
העלות של מרכזיה טלפונית לעסק תלויה בסוג המרכזיה, במספר המשתמשים והמכשירים, בכמות השיחות הנכנסות והיוצאות, בתכונות והשירותים הנדרשים, ובחברת התקשורת שמספקת את השירות. במרכזיה בענן המחיר החל מ 10 ש"ח לשלוחה ויכול להגיע עד 100 ש"ח לשלוחה לחודש.
מרכזייה טלפונית חכמה היא מערכת תקשורת מתקדמת המשלבת פיצ'רים מתקדמים בתקשורת IP בענן הכוללת תכונות כדוגמת ניהול תורים חכם למוקד טלפוני, צאטבוט אוטומטי וחיבור לווטסאפ לעסקים, חיבור למערכת CRM, תקשורת אחודה Omnichannel ועוד.
נתב שיחות עסקי (IVR) הוא שירות מענה קולי אוטומטי המשלב פתיח עסקי ויכולות ניתוב מתקדמות. באמצעות תפריט קולי חכם והשמעת מידע מוקלט, נתב השיחות מסייע לנהל תקשורת טלפונית באופן יעיל ומהיר. ניתוב שיחות יכול להתבצע ע"י הקשת ספרות או באמצעות זיהוי קולי. שירות ניתוב שיחות הנו זול בהרבה מאשר פתרון מרכזיה חכמה לעסק. הבחירה בין נתב שיחות למרכזיה טלפונית תלויה בצרכים הספציפיים של העסק שלכם.
זו השאלה הראשונה. אף אחד לא רוצה להחליף מספר שמופיע כבר שנים בגוגל ובכרטיסי ביקור.
התשובה: כן, בזכות חוק ניידות מספרים ניתן להעביר כל מספר (בזק, הוט וכו') לכל ספק מרכזיית ענן.
במרכזיות ישנות זה היה חשש ריאלי.
התשובה: במרכזיית ענן, השיחות לא "יושבות" אצלך במשרד. אם האינטרנט נופל, המרכזייה ממשיכה לעבוד ומנתבת את השיחות אוטומטית לטלפונים הניידים של העובדים או לחילופין ניתן לגבות את קו האינטרנט הקווי באמצעות מודם סלולרי.
ממש לא. היום אפשר להשתמש ב-Softphone – אפליקציה בנייד או תוכנה במחשב שהופכת אותם לשלוחה של המשרד. זה חוסך אלפי שקלים על חומרה.
עבור עסק של עד 5 עובדים, המודל המשתלם ביותר הוא מרכזיית ענן. הנה המספרים (לפני מע"מ):
1. עלות חודשית שוטפת
מחיר לשלוחה: 20-50 ש"ח.
סך הכל ל-5 עובדים: כ-100 עד 250 ש"ח בחודש.
חבילת דקות: תוספת של כ-50-100 ש"ח (תלוי בכמות השיחות היוצאות).
2. עלויות הקמה (חד-פעמי)
הגדרת מערכת: 300-600 ש"ח (כולל הגדרת נתב שיחות "הקש 1 למכירות…"). במבצעים ניתן גם בחינם.
חומרה: אם תשתמשו באפליקציה בנייד/במחשב – 0 ש"ח. טלפון שולחני פיזי תומך IP SIP יעלה כ-300 ש"ח למכשיר.
