שעוני נוכחות למשרד
✅ עסקים רבים מפעילים שעוני נוכחות למשרד, בין כחלק מהסכמי השכר, צרכי הניהול של העובדים בעסק או כמענה לדרישות הרגולציה.
✅ מה התחדש בתחום שעוני הנוכחות ואיך זה קשור למרכזיות?
בישראל תחום שעוני הנוכחות הפך למוצר חובה בעסקים רבים, גם בגלל התרחבות הרגולציה הדורשת החתמת שעון נוכחות בתחומים רבים (אפילו לרופאים בשירות הציבורי).
מהם אופציות לשעוני נוכחות למשרד?
- שעוני נוכחות סטנדרטיים המבוססים על החתמת כרטיס עובד במתקן החתמה.
- שעוני נוכחות עם אימות ביומטרי (כדי למנוע החתמה של כרטיסי עובד ע"י חברים).
- שעוני נוכחות מרחוק, בעיקר מבוססי אפליקציה המותקנת בסמארטפון.
החיסכון המרבי בהפעלת שעוני נוכחות הוא בחיבור שלהם למרכזית IP. כך, שאיסוף המידע לא דורש רשת תקשורת מיוחדת (למשל חיבור ב-WiFi) למכשיר הקצה של שעון הנוכחות (המידע יכול לעבור על רשת הטלפוניה וה-Data, כמו כל שלוחה טלפונית של המרכזיה).
שעון נוכחות מיועד לצורך דיווח נוכחות, פרויקטים, משימות, דיווח צריכת ארוחות בחדרי אוכל ועוד. לכן, המערכות הללו נחשבות למערכות ליבה קריטיות בעסקים רבים.
מי מוביל את תחום שעוני נוכחות למשרד?
בתחום הזה בישראל יש 2 ספקים גדולים מתחרים: סינריון (Synerion) מתל-אביב וסינאל (Synel), שנולדה ביוקנעם. יש עוד ספקים רבים (כולל בזק), אבל בחירה באחת מהשתיים הגדולות מבטיחה, שפתרון שעון הנוכחות יהיה מחובר היטב לשאר המערכות הקיימות בעסק, ובמיוחד המערכות לניהול כוח אדם, מערכות השכר ומערכות בקרת כניסה.
לדוגמה: הפתרון של סינאל מסופק באמצעות מערכות תוכנה וחומרה לניהול מערכת נוכחות, בקרת כניסה, ומערכות תוכנה לניהול שכר ומשאבי אנוש, כולן משולבות זו בזו. מערכות אלו מאפשרות לכ-10,000 ארגונים בישראל לנהל את היחסים הפורמליים עם מאות אלפי עובדיהם.
מגוון הפתרונות הקיים מאפשר שילוב מוצרי סינאל למערכת כלל ארגונית אחת, תוך התאמה של שעון נוכחות ומערכת שכר לצרכים ייחודים של לקוחות מכל מגזרי המשק. שעון נוכחות ביומטרי מתקדם של "סינאל מלל פייוויי" מותאם למגזרים השונים של המשק ומסייע לחברות לשפר את ביצועי העובדים, המנהלים וכלל הפעילויות בארגון, ברמת אימות הגבוהה ביותר של העובדים. "סינאל מלל פייוויי" זכתה במכרז החשב הכללי להתקנת שעוני נוכחות ותוכנה בכל משרדי הממשלה ויחידות הסמך.
לסינאל מגוון של מערכות לנוכחות עובדים. המערכת החדישה ביותר היא מערכת לדיווח באמצעות הסמארטפון בשם: HARMONY Smart. זו למעשה אפליקציה, שפותחה על-ידי "סינאל מלל פייוויי", שמהווה פתרון דיווח נוכחות אידאלי לארגונים המעסיקים עובדים בשטח המתניידים ממקום למקום, או נמצאים בסביבת עבודה גמישה וניידת. הדיווח באפליקציה מתבצע דרך טלפון חכם או טאבלט המתממשקים ישירות באופן מלא למערכת המרכזית של סינאל לניהול העובד בארגון – HARMONY.
המערכת החכמה והפשוטה הזו לשימוש פותחה ע”י החברה כדי להרחיב את אפשרויות דיווח הנוכחות של העובדים בעידן המודרני, גם כאשר הם מתחילים את יום עבודתם מחוץ למשרד. האפליקציה, מותאמת הן למכשירי אפל והן למכשירי אנדרואיד, מאפשרת דיווח, כמו גם שליטה ובקרה על מערכי האבטחה באמצעות מכשירים חכמים. הדיווח נעשה בהתממשקות לרשת הלוויינים והמפות של גוגל, Google Earth, ול-GPS שיש בסמארטפון, כך שהמיקום המדויק של הדיווח נרשם גם הוא במערכת.
יתרונות מערכת דיווח של סינאל לשעוני נוכחות למשרד בסמארטפון
- דיווח נוכחות מדויק כולל אפשרות צירוף תמונת המדווח ומיקום הדיווח, שיוצג על גבי מפה מ-Google Earth.
- אפשרויות דיווח שונות למשתמשי המערכת בהתאם לפרופיל המשתמש.
- הגבלת אזור דיווח, כולל סטייה אפשרית ומעקב אחרי סטיות.
- בקשה מקוונת לחופשה עתידית (או כל סוג היעדרות) כולל אישור מנהל.
- יכולת גמישה לתכנן ולהגדיר את אפליקציית הדיווח בהקשר של פונקציות הדיווח, אייקונים, הצגת תמונה ועוד.
- יכולת ניהול כוח אדם וניהול אבטחה (פתיחת שערים ועוד) ישירות מהסמארטפון.
- יכולת חיבור של המערכת למחשב, למזגן ולתאורת משרד של העובד. כך, שאם הוא מדווח, שהוא עובד מחוץ למשרד, המחשב, המזגן והתאורה (אם הם דולקים), מכובים מיידית לחיסכון מרבי בהוצאות החשמל. יש בכך גם הגברת מערכת אבטחת מידע – אין גישה למחשב העובד לאחר צאתו מהמשרד, כי הוא מכובה וננעל מרחוק.
- שימוש באפליקציה חינמית, שניתנת להורדת בקלות באפסטור למכשירי אפל ובגוגל פליי עבור מכשירי אנדרואיד.
טיפ
מומלץ מאוד לדרוש SLA (ר"ת: Service Level Agreement) מספק השירות. החלק החשוב ביותר ב"הסכם רמת שירות" כזה אינו היקף ההסכם ועלויותיו, אלא הקנסות החזרים זיכויים על אי עמידה בהסכם. אין לחתום הסכם עם ספק, שאינו מוכן להגדיר מול ההתחייבויות שלו את הקנסות זיכויים החזרים כספיים, שהוא חייב בהם עקב אי עמידה בהסכם. אין לקבל את טיוטת ההסכם ככזה ראה וקדש. כל חוזה הוא בסיס למו"מ.
בנוסף לדברים הברורים, שיש להגדיר בהסכם עפ"י רמת השירות הנדרשת בעסק (זמני תגובה לתקלות, עלויות, כיסוי ועלויות של סעיפי תקלות ושירות שאינם בהסכם, וכיו"ב), חובה לציין מול כל סעיף מה ההחזר זיכוי קנס, שהספק ישלם אם הוא אינו עומד בהתחייבויות שלו.
שורה תחתונה
בעלי עסקים רבים נדרשים להתקין מערכת של "שעוני נוכחות" אצלם בעסק. לפני שבוחרים בפתרון כלשהו, מומלץ להתייעץ ולבצע ניתוח מלא של הצרכים, הערכת הצרכים העתידיים, התחשבות בהשקעה האפשרית בהתקשרות עם ספק השירות ותיחור מקצועי בין ספקים שונים.
מומלץ קודם להחלטה על בחירת ספק שעוני נוכחות לעסק, לבצע ניתוח צרכים ובדיקת ROI בסיוע אנשי מקצוע, כדי להגיע להחלטה מושכלת בנושא ולתחר בין הפתרונות השונים הקיימים בשוק בתחום זה. יש לבדוק אם הפתרון שנבחר, הוא אמין עם המלצות מלקוחות קיימים של ספק השירות.
אנו עומדים לרשותכם לייעוץ ולסיוע בתהליך ההחלטה הזה.
שעוני נוכחות – סינאל מלל פייוויי
תשובות לשאלות נפוצות
מערכת בקרת כניסה היא מערכת שמאפשרת לוויסות את הגישה של אנשים למרחבים או למשאבים מסוימים. ישנם סוגים שונים של מערכות בקרת כניסה, כמו:
- מערכת בקרת כניסה עצמאית – מערכת שאינה דורשת חיבור למחשב או לרשת, וניהול המשתמשים נעשה על ידי המערכת עצמה. יתרונותיה של מערכת זו הם העלות הנמוכה וההתקנה הפשוטה. חסרונותיה הם האבטחה הנמוכה והחוסר בדוחות ובהיסטוריה.
- מערכת בקרת כניסה ממוחשבת – מערכת שמחוברת למחשב או לרשת, וניהול המשתמשים נעשה על ידי תוכנה מיוחדת. יתרונותיה של מערכת זו הם האבטחה הגבוהה והיכולת להפיק דוחות ולקבל התראות בזמן אמת. חסרונותיה הם העלות הגבוהה יותר והצורך בחיבור לרשת.
- מערכת בקרת כניסה מתקדמת – מערכת שמשלבת טכנולוגיות שונות לזיהוי המשתמשים, כמו קוראי כרטיסי חכמים, זיהוי פנים, טביעות אצבעות, רשתות חיים ועוד. יתרונותיה של מערכת זו הם האבטחה המקסימלית והיכולת להתחבר למערכות נוספות, כמו מצלמות אבטחה, אינטרקום ועוד. חסרונותיה הם העלות הגבוהה ביותר והצורך בתחזוקה ובעדכונים.
מערכת בקרת כניסה ביומטרית היא מערכת שמאפשרת לוויסות את הגישה של אנשים למרחבים או למשאבים מסוימים על ידי זיהוי תכונות ביולוגיות ייחודיות, כמו טביעות אצבעות, זיהוי פנים, קול או עין. מערכת כזו מספקת רמת אבטחה גבוהה יותר ממערכות שמבוססות על כרטיסים, קודים או מפתחות, שניתנים לאיבוד, גניבה או שיתוף. מערכת ביומטרית יכולה להיות עצמאית או ממוחשבת, ולהתחבר למערכות נוספות, כמו מערכת נוכחות, מערכת אינטרקום או מערכת וידאו.
מערכות בקרת כניסה ביומטריות הן מערכות שמאפשרות לוויסות את הגישה של אנשים למרחבים או למשאבים מסוימים על ידי זיהוי תכונות ביולוגיות ייחודיות, כמו טביעות אצבעות, זיהוי פנים, קול או עין. מערכות כאלה יכולות להציע יתרונות רבים, כמו:
– אבטחה גבוהה – מערכות ביומטריות מספקות רמת אבטחה גבוהה יותר ממערכות שמבוססות על כרטיסים, קודים או מפתחות, שניתנים לאיבוד, גניבה או שיתוף. מערכות ביומטריות מבטיחות שרק אנשים מורשים יכולים להיכנס למרחבים או למשאבים המוגנים.
– נוחות ויעילות – מערכות ביומטריות מציעות נוחות ויעילות למשתמשים, שאינם צריכים לזכור קודים, לשאת כרטיסים או לחפש מפתחות. מערכות ביומטריות גם מאפשרות מעבר חלק ומהיר, ללא צורך בהפעלה ידנית או בבדיקה אנושית.
– דיווח וניהול – מערכות ביומטריות מאפשרות לקבל דיווחים וניהול מתקדם של הגישה והנוכחות של המשתמשים. מערכות ביומטריות יכולות להפיק דוחות ולקבל התראות בזמן אמת על כל פעולה או חריגה של המשתמשים. מערכות ביומטריות גם יכולות להתחבר למערכות נוספות, כמו מערכת נוכחות, מערכת אינטרקום או מערכת וידאו.
מערכות בקרת כניסה הן מערכות שמאפשרות לוויסות את הגישה של אנשים למרחבים או למשאבים מסוימים, באמצעות אמצעי זיהוי שונים. ישנם סוגים רבים של מערכות בקרת כניסה, כמו:
– מערכות קודנים – מערכות שמבוססות על קודים סודיים שניתנים למשתמשים, ומאפשרות להם להקליד את הקוד במקלדת או במסך כדי לפתוח את הדלת.
– מערכות קרבה – מערכות שמבוססות על כרטיסים או תגיות שמכילים צ'יפים אלקטרוניים, ומאפשרות למשתמשים להתקרב או להניח את הכרטיס או התג על קורא קרבה כדי לפתוח את הדלת.
– מערכות ביומטריות – מערכות שמבוססות על תכונות ביולוגיות ייחודיות של המשתמשים, כמו טביעות אצבעות, זיהוי פנים, קול או עין, ומאפשרות למשתמשים להראות או להניח את התכונה הביומטרית על קורא ביומטרי כדי לפתוח את הדלת.
– מערכות סלולריות – מערכות שמבוססות על תקשורת סלולרית, ומאפשרות למשתמשים לפתוח את הדלת באמצעות חיוג, SMS או אפליקציה מהטלפון הנייד.
– מערכות QR – מערכות שמבוססות על קודים דו-ממדיים שמכילים מידע מוצפן, ומאפשרות למשתמשים להראות את הקוד מהטלפון הנייד או מנייר על קורא QR כדי לפתוח את הדלת.
בקרת כניסה משולבת מצלמות אבטחה ואינטרקום היא מערכת שמאפשרת לוויסות את הגישה של אנשים למרחבים או למשאבים מסוימים, תוך שימוש במצלמות אבטחה לזיהוי ולמעקב אחר המבקרים, ובאינטרקום ליצירת קשר ולאישור הכניסה. מערכת כזו מספקת רמת אבטחה גבוהה יותר ממערכות שמבוססות רק על קודים, כרטיסים או תכונות ביומטריות, שניתנים להטעיה, גניבה או שיתוף. מערכת כזו גם מציעה נוחות ויעילות למשתמשים, שיכולים להשתמש בטלפון הנייד או במסך מגע לפתיחת הדלת.
