תוכנה לניהול משרד ביטוח ופיננסים
תוכנה לניהול משרד ביטוח ופיננסים יכולה לספק לך יכולת לתקשר נכון וביעילות עם לקוחותיך ועם כל שרשרת הערך של העסק.
איך בוחרים את מערכת התוכנה הנכונה?
איך משפרים ומעצימים את חווית השירות ללקוחות של המאה ה-21 בלי להיכנס להוצאות כבדות ומיותרות?
עסקים וארגונים של היום ומחר לא יכולים להרשות לעצמם לספק שירות ללקוחות שלהם (הקיימים והפוטנציאליים) ולכל שרשרת הערך שלהם (ספקים, שותפים, מפיצים וכיו"ב), ברמה ירודה. לכן, יש חשיבות לבחירת מערכת לניהול משרדי המספקת "פתרון קצה לקצה" לכל הצרכים של העסק ולקוחותיו.
מה זו מערכת לניהול משרדי ביטוח ופיננסים?
מדובר במערכת, שמתחרה במערכות ה-CRM הקיימות בשוק, עם התאמה ספציפית לשוק הביטוח (במיוחד לסוכני ביטוח, לרבות ביטוח פנסיוני) ולשוק הפיננסי בישראל. ניתן להתאים את המערכת לצרכים הספציפיים של כל משרד העוסק בפיננסים ולכל סוכן ביטוח \ משרד העוסק בביטוח מכל סוג. המערכת מאפשרת לסוכן הביטוח ולעובדים בתחום הפיננסי לעבוד מכל מקום, גם מהבית, בדרכים או אפילו בביתו של הלקוח.
היתרונות המרכזיים של מערכת CRM
- מבצעת גיבוי תמידי ושקוף למשתמש בענן. כך, שלעולם (גם אם המערכת המקומית תושבת לגמרי), הנתונים לא ייאבדו ותמיד יהיו זמינים. כל נתוני המשרד ועובדיו \ סוכניו נשמרים ומגובים בענן. כך, שחלילה בעת התקפת סייבר על הסוכנות – החומר מוגן באופן מלא.
- המערכת כוללת אפליקציה הפועלת בכל מערכות ההפעלה ומאפשרת גישה לנתוני הלקוח, חיוב Online, דוא"ל ללקוחות, צפייה בכל מסמכי הלקוח, שליחת מסמכים במייל וגם בפקס ישירות מהאפליקציה, חיוג ישירות מהאפליקציה.
- אפשרות כניסה ועבודה מול המערכת מכל מכשיר קצה נייח או נייד, בכל מקום (בתנאי שיש חיבור לאינטרנט, נייח, נייד או אלחוטי).
- מערכות מתקדמת לניהול כל סוגי התביעות ובמיוחד תביעות רכוש, עם כל הטפסים הנדרשים.
- אפשרות לחיבור סניפים מרוחקים ושמירת המידע מעודכן ומסונכרןOnline בכל הסניפים.
- המערכת עובדת בסנכרון מלא מול "המסלקה הפנסיונית" ובהתאם לכל הכללים, שקבע משרד האוצר ובפיקוח אגף שוק ההון, ביטוח וחיסכון במשרד האוצר.
- חיבור לשרת דוא"ל מרכזי. כך, שכל תכתובת הדוא"ל נגישה מכל מקום ומכל מכשיר קצה, עם כל היכולות הנלוות לדוא"ל, דוגמת ניהול יומן פגישות וישיבות, זימון תורים, קביעת שיחות ועידה, תזכורות וכיו"ב.
- המערכת מתחברת לכל מרכזיה נפוצה הקיימת בשוק.
- המערכת מספקת יכולות של ניהול לידים, סימולטור רכב, מחשבוני ריסק, ניתוח תיק פנסיוני ועוד. הכול תחת מערכת אחת אינטגרטיבית.
- אם תיק הביטוח של הלקוח כולל ביטוח רכב, ניתן להפעיל ישירות מהאפליקציה את כל השירותים, שנדרשים ללקוח, בעת תאונת דרכים, או תקלת דרך.
המערכת ניתנת לחיבור בקלות למערכת אופיס 365 וכל שאר הכלים, שיש למיקרוסופט בענן. זו מערכת תוכנה, שמחוברת למערכות מקבילות (דוגמת המרכזייה העסקית), והיא מתופעלת ככלי עזר בידי העובדים והמנהלים המספקים שירות (בכל תחום). כיום יש כלים אוטומטיים המספקים שירות ללא נוכחות בני אדם דוגמת צא'טבוטים ורובוטים. אולם, הכלים הללו עדיין לא יכולים להחליף לגמרי את המענה האנושי.
8 טיפים שעליך לבדוק לבחירת תוכנה לניהול משרד ביטוח
מה סוג התוכנה שאתה זקוק לה? בגדול, יש תוכנות מקומיות, תוכנות בענן ציבורי, תוכנות בענן היברידי, תוכנות מבוססות דפדפן (דוגמת WebRTC). מדובר בבחירה מקצועית, ואם אין לך ידע מקצועי בתחום, מומלץ שתתייעץ עם מי שכן מכיר את התחום. ההחלטה אמורה להתקבל אחרי ניתוח צרכים של העסק, עם מבט ל-5 שנים (לפחות) קדימה. כיום, רבים נוטים לקחת פתרון תוכנה בענן.
אינטגרציה עם מרכות קיימות ועם המרכזייה. לאחר בחירת סוג התוכנה, החלק החשוב ביותר הוא: האם התכונה הזו משתלבת בקלות עם כל המערכות התומכות ובראשון המרכזייה, וכן מערכות אחרות (אם יש בעסק, דוגמת: אופיס, ERP, פורטל שירות ועוד). אם יש כבר בעסק מערכת CRM, מערכת תקשורת אחודה, מערכת שיווק, מערכת "לידים", בסיס מידע של עזרה מקוונת, מערכת צ'ט, מערכת וידאו חוזי, מערכת הקלטה, ועוד, יש חשיבות עליונה, שתוכנת המוקד תהיה מקושרת באופן אינטגרלי ושקוף לכל המערכות התומכות והמשלימות הללו.
יכולת גידול וקיטון. עסקים נוטים עם הזמן לגדול (או לקטון). לכן, מערכת התוכנה לניהול משרד ולמוקד השירות אמורה לתמוך בגידול או בקיטון בהיקף השירות, שהיא מספקת. אם הוספת עוד עמדת מוקדן היא דבר יקר, איטי ומסובך, כדאי שתתרחק מתוכנת מוקד כזו.
רשימת היכולות. לכל תוכנה יש רשימת יכולות – Features. רצוי לבדוק את הרשימה הזו לפני שרוכשים את התוכנה, אם יש בה את כל מה שהעסק צריך היום ומחר. זאת, מפני שהוספת תכונות ויכולות למערכת תוכנה, אינה דבר פשוט, קל, זול או מהיר.
קלות היישום והשימוש. מערכת תוכנה אמורה להיות קלה לשימוש, מפני שאם היא לא תהיה כזו, יהיה צורך ב"עקומת לימוד" של העובדים לרבות המוקדנים ובהשקעת משאבים כל הזמן ללימוד המוקדנים (הם נוטים להתחלף די מהר), איך מפעילים את מערכת התוכנה הזו ביעילות.
שירות תמיכה במערכת. כמו כל מערכת, גם מערכת של ניהול משרד ומוקד שירות זקוקה לתמיכה רצופה, עדכונים ושיפורים. מכאן, שיש חשיבות כיצד התמיכה הזו מסופקת ועל ידי מי.
תמיכה טכנית. מערכת התוכנה העסקית, שהיא לב העסק שלך, יכולה ליפול או להתקלקל ובכך לגרום לנזק (כלכלי ותדמיתי) לעסק. לכן, חשוב לדעת איך מקבלים תמיכה טכנית, במיוחד מהם זמני התגובה לתיקון תקלות הגורמות לשיתוק במערכת והאם יש תמיכה טכנית של 24 שעות ביממה (או בהתאמה להיקף השעות ביממה בהן המוקד מופעל).
המחיר. כאן השונות בין הפתרונות היא עצומה, החל מפתרונות בחינם או בחצי חינם ועד לפתרונות כבדים ויקרים. המחיר לא אמור להיות הפרמטר החשוב ביותר, כי המענה לצרכים של העסק הוא הדבר החשוב ביותר. מוקד שירות הוא בליבת העסק ומספק יתרונות תחרותיים לעסק ולכן לא מומלץ לחסוך דווקא בהוצאה הזו.
שורה תחתונה בתחום בחירת מערכת תוכנה לניהול משרד ביטוח ופיננסים
בחירת מערכת תוכנה לשווקי הביטוח והפיננסים, מומלץ שתיעשה רק לאחר בחינת צרכי העסק וצרכי המשתמשים בשירותים של העסק.
מומלץ לבצע תהליך מושכל של בחירת פתרונות מתקדמים לשיפור חווית השימוש במערכת ולקבל הצעות מחיר ממספר הספקים. אין להסתנוור רק מהמחיר ומהיכולות הטכניות של הספק. חובה לדרוש הסכם רמת שירות – SLA עם ספק המערכת.
כיום, כל הספקים הגדולים, שקיימים בשוק התקשורת והטלפוניה, מספקים כבר פתרונות של שירות בענן מלא וכולל הכול. יחד עם זאת, הצרכים של משרד ביטוח או פיננסים, אינם דומים לצרכים של משרד עורכי דין, חנות רהיטים, רשת מרכולים או חברת הייטק.
