מקליט שיחות טלפון קווי הוא מכשיר או שירות שמקליט את השיחות שעוברות בקו הטלפון הקבוע של העסק, הנכנסות והיוצאות, ושומר אותן לאחזור לפי תאריך ומספר. קו אנלוגי בודד מקליטים במכשיר שמתחבר בין השקע לטלפון, וקווי ISDN ו-PRI מקליטים במערכת שמתחברת למרכזיה או בענן. לפני שבוחרים, בודקים איזה סוג קו יש בעסק, כמה שיחות עוברות בו במקביל וכמה זמן צריך לשמור את ההקלטות.
| דרך ההקלטה | מתאימה ל | המגבלה העיקרית |
|---|---|---|
| מכשיר על הקו האנלוגי | קו אחד בקליניקה או במשרד קטן | מקליט קו אחד, בלי הודעה אוטומטית על ההקלטה |
| מערכת הקלטה שמחוברת למרכזיה | קווי ISDN ו-PRI ומרכזיה במשרד | שרת, רישיון לפי ערוצים ותחזוקה שוטפת |
| שירות הקלטת שיחות קווי בענן | ניוד המספר הקיים למרכזיה בענן | תלוי בתנאי הניוד ובשירות של הספק |
| רכיב | מחיר בשקלים, לפני מע"מ |
|---|---|
| שלוחה במרכזיה בענן, כולל הקלטה, לחודש, ההקלטה מופעלת בהגדרה, בלי ציוד על הקו | 20 עד 80 |
| שלוחה עם יכולות מוקד, CRM ו-AI, לחודש, תורים, דוחות וחיבור למערכות העסק | עד 180 |
| הקלטת שיחות כשירות נוסף, 1 עד 5 שלוחות, לשלוחה לחודש | 8 עד 12 |
אלה טווחי שוק ולא מחירון של טלקום אקספרט.
עיקרי הדברים
- קו אנלוגי רגיל של בזק אפשר להקליט במכשיר על הקו, אבל המכשיר מקליט רק את השיחות שעוברות פיזית בשקע שאליו הוא מחובר.
- בקווי ISDN, כמו BRI עם 2 ערוצים ו-PRI עם 30 ערוצים, האות דיגיטלי, ולכן מקליטים אותם במערכת שמתחברת למרכזיה או בענן.
- שירות הקלטת שיחות קווי בענן לא דורש להחליף את המספר: המספר הקווי מנויד למרכזיה בענן, וההקלטה מתבצעת אצל הספק.
- מכשיר הקלטה פסיבי על הקו לא משמיע הודעה על ההקלטה, ולכן הוא לא מספיק לעסק שיחויב בהודעה כזו לפי תיקון 74 לחוק הגנת הצרכן.
- שיחה שמועברת מהקו לנייד ברשת של חברת הטלפון לא עוברת במכשיר שעל הקו, ולכן היא לא מוקלטת בו.
להשוואה בין כל סוגי המקליטים לעסק, כולל מקליט אוטומטי ומערכות למרכזיה, ראו את המדריך מקליט שיחות טלפון.
יש שלוש דרכים להקליט שיחות בעסק: במרכזיית IP, ישירות במערכת ה-VoIP של הארגון; בענן, בלי חומרה במשרד ועם שילוב במערכת ה-CRM; ובאפליקציה לטלפון הנייד של העובד. השימושים המרכזיים הם הדרכת עובדים, הגנה משפטית בבירור טענות, ייעול עסקי בקישור השיחה לכרטיס הלקוח, ושמירה מאובטחת עם הרשאות גישה. מערכת מתקדמת מאפשרת חיפוש לפי תאריך, נציג, מספר או מילות מפתח, ניטור בזמן אמת, ארכיון ובקרת איכות. במרכזיה בענן אין חומרה ותחזוקה במשרד וההקלטות נגישות מכל מקום, ובמרכזיה פיזית נדרשים שרת וחומרה במשרד, השקעה ראשונית בציוד ורישיונות להרחבה.
איזה קו קווי יש בעסק, ואיך מקליטים כל סוג?
"טלפון קווי" הוא שם כללי לשלושה סוגי קווים שונים מאוד מבחינה טכנית. לפני שקונים מקליט, צריך לדעת איזה מהם מגיע לעסק, כי מכשיר שמתאים לקו אנלוגי לא יעבוד על קו דיגיטלי.
| סוג הקו | איך מזהים אותו | דרך ההקלטה |
|---|---|---|
| קו אנלוגי (POTS) | שקע טלפון בקיר, והמכשיר מחובר אליו ישירות בכבל טלפון רגיל | מכשיר הקלטה על הקו, או ניוד המספר לענן |
| קו ISDN (BRI או PRI) | יחידת קצה של חברת הטלפון שמחוברת למרכזיה, ובה 2 או 30 ערוצים | מערכת הקלטה שמתחברת למרכזיה, או ניוד המספרים לענן |
| קו טלפון על גבי האינטרנט (VoIP) | הטלפון מחובר לנתב או למתאם של ספק האינטרנט, ולא לשקע הקיר | הקלטה אצל הספק אם הוא מציע אותה, או ניוד המספר לענן |
כשמאחורי הקו יש מרכזיה במשרד, השאלה כבר אינה איך מקליטים את הקו, אלא איך מקליטים את המרכזיה, כי השיחות מתפצלות ממנה לשלוחות. במקרה כזה המכשיר על הקו לא יידע לאיזו שלוחה הגיעה כל שיחה.
מה עושים עם קו PRI?
קו PRI הוא קו דיגיטלי שמעביר 30 שיחות במקביל על חיבור פיזי אחד, ובדרך כלל משויך אליו טווח של מספרים ישירים לשלוחות. מכשיר הקלטה לקו אנלוגי לא יכול להתחבר אליו. יש שתי דרכים מעשיות להקליט אותו. הראשונה היא מערכת הקלטה עם כרטיס ייעודי שמתחבר במקביל לקו הדיגיטלי, קולטת את כל 30 הערוצים ומפענחת מערוץ האיתות את המספרים של כל שיחה. השנייה היא לנייד את טווח המספרים של ה-PRI לענן, ואז כל מספר ישיר ממשיך להגיע לאותה שלוחה, וההקלטה מתבצעת אצל הספק. בדרך הראשונה צריך שרת, רישיון לפי ערוצים ותחזוקה, ובשנייה גם המרכזיה הישנה כבר לא נחוצה. מכיוון שקו PRI משרת בדרך כלל עשרות עובדים, כדאי לתכנן את המעבר בשלבים ולבדוק מראש איזה מספר ישיר שייך לכל עובד.
איך מחברים מקליט שיחות לקו אנלוגי של בזק?
מקליט לקו אנלוגי הוא יחידה קטנה שמתחברת בטור או במקביל לקו. בקו אנלוגי המתח יורד כשמרימים את השפופרת, והמקליט מזהה את הירידה הזו ומתחיל להקליט בלי שהמשתמש לוחץ על דבר. ההתקנה עצמה פשוטה:
- מנתקים את כבל הטלפון משקע הקיר.
- מחברים את הקו מהשקע לכניסה של המקליט, ואת היציאה של המקליט למכשיר הטלפון.
- במקליט עם כרטיס זיכרון בודקים שיש מקום פנוי ושהשעון מכוון, כדי שתאריך ושעת ההקלטות יהיו נכונים.
- במתאם USB מתקינים את תוכנת ההקלטה במחשב, והמחשב צריך להיות דלוק בכל שעות הפעילות.
- מבצעים שיחת בדיקה נכנסת ושיחת בדיקה יוצאת, ובודקים שנשמעים בהקלטה שני הצדדים.
זה פתרון סביר לקליניקה או למשרד קטן עם קו אחד, אבל יש לו ארבע מגבלות שכדאי להכיר. הוא מקליט קו אחד בלבד. ההקלטות שמורות על המכשיר או על מחשב אחד, והן אובדות אם המכשיר מתקלקל או נגנב. החיפוש בהן מוגבל, בדרך כלל לפי תאריך בלבד. ומכשיר פסיבי לא משמיע למתקשר הודעה שהשיחה מוקלטת, ואת ההודעה צריך לתת בעל פה בכל שיחה.
מה זה שירות הקלטת שיחות קווי בענן?
שירות הקלטת שיחות קווי הוא שירות שבו המספר הקווי של העסק עובר למרכזיה בענן, והשיחות מוקלטות בשרתי הספק במקום במכשיר על הקו. מבחינת הלקוחות שום דבר לא משתנה: הם מחייגים לאותו מספר. מבחינת העסק, כל שיחה מוקלטת אוטומטית, ההודעה על ההקלטה מושמעת לבד, וההקלטות נשמרות במקום אחד עם חיפוש לפי מספר, תאריך ושלוחה.
המעבר נעשה בשלבים:
- בדיקת המצב הקיים: אילו מספרים יש לעסק, על איזה סוג קו, ואילו מכשירים מחוברים אליהם.
- תכנון: כמה שלוחות צריך, מי עונה במשרד ומי בנייד, ואילו שיחות מקליטים.
- הכנת המכשירים: טלפון IP, תוכנה במחשב, אפליקציה בנייד, או מתאם אנלוגי לטלפון הקיים.
- ניוד המספר: בתוך יום עסקים אחד, בלי השבתה של הקו.
- הגדרת ההקלטה: הודעת פתיחה, תקופת שמירה והרשאות האזנה, ושיחות בדיקה לפני שמתחילים לעבוד.
מבחינת עלות, שלוחה במרכזיה בענן, שההקלטה כלולה בה, עולה בשוק 20 עד 80 ש"ח לחודש לפני מע"מ, ועד כ-180 ש"ח לשלוחה עם יכולות מוקד, CRM ו-AI.
כדאי לבדוק לפני הניוד אם הקו הקווי הוא חלק מחבילה משולבת אצל הספק הנוכחי, למשל עם אינטרנט, כדי לדעת מראש איך הניוד ישפיע על החשבון. שירות האינטרנט עצמו ממשיך לעבוד כרגיל, ובפועל עליו עוברות מעכשיו גם שיחות הטלפון.
איך מקשיבים להקלטה ומחפשים שיחה מוקלטת?
ההקלטה שימושית רק אם אפשר למצוא אותה. במכשיר על הקו ההקלטות נשמרות כקבצים בכרטיס זיכרון או במחשב, והחיפוש בדרך כלל לפי תאריך ושעה בלבד, כך שמציאת שיחה של לקוח מסוים דורשת האזנה לכמה הקלטות.
בשירות בענן ההקלטות נשמרות במקום אחד ואפשר לחפש לפי מספר מתקשר, תאריך, שלוחה ומשך שיחה, ולהאזין ישירות מהדפדפן או מהאפליקציה. ההרשאות נקבעות לכל משתמש: מנהל יכול להאזין לכל השיחות, ונציג רק לשיחות שלו. יומן הגישה מתעד מי האזין לכל הקלטה ומתי, וזה חשוב כשצריך להוכיח שהקלטות לא הועברו לגורם לא מורשה. כדאי גם לוודא שאפשר לייצא הקלטה כקובץ שמיעה רגיל, כדי למסור אותה ללקוח שמבקש אותה.
מה לבדוק לפני שבוחרים שירות הקלטת שיחות קווי?
הצעה של שירות הקלטה נראית דומה אצל כל ספק, אבל ההבדלים נמצאים בפרטים החוזיים והטכניים. אלה השאלות שכדאי לקבל עליהן תשובה בכתב:
- ניוד המספר: מי מבצע, תוך כמה זמן, והאם הקו ממשיך לעבוד בזמן המעבר.
- תקופת השמירה: כמה זמן ההקלטות נשמרות כברירת מחדל, ומה העלות להארכה.
- הודעה על ההקלטה: האם ההודעה מושמעת אוטומטית בכל שיחה נכנסת ויוצאת.
- אבטחה: הצפנה בזמן ההעברה ובזמן האחסון, הרשאות לפי תפקיד ויומן גישה.
- ייצוא ויציאה מהשירות: האם אפשר להוריד את כל ההקלטות בסיום ההתקשרות.
- שילוב עם מערכות העסק: חיבור ל-CRM או לתמלול, אם נדרש.
- מה כלול בשלוחה: הקלטה, נתב שיחות ודוחות, מול תוספות שמחויבות בנפרד.
מי שיש לו כבר מרכזיה במשרד ורוצה להוסיף לה יכולת הקלטה ימצא את האפשרויות בעמוד הקלטת שיחות טלפון במרכזייה.
מה קורה לשיחות שמועברות מהקו הקווי לנייד?
עסקים רבים מגדירים בקו הקווי העברת שיחות לנייד כשאין מענה במשרד. כשההעברה מתבצעת ברשת של חברת הטלפון, השיחה לא מגיעה בכלל לשקע במשרד, ולכן מכשיר הקלטה שמחובר לקו לא מקליט אותה. בדיוק השיחות שנענות מחוץ למשרד נשארות בלי תיעוד.
במרכזיה בענן ההעברה לנייד נעשית בתוך המרכזיה, והשיחה ממשיכה לעבור בשרת של הספק גם כשהעובד עונה בנייד או באפליקציה. כך היא מוקלטת כמו כל שיחה אחרת, עם אותם נתוני שיחה ואותה תקופת שמירה. אותו עיקרון חל על כמה טלפונים שמחוברים לאותו קו אנלוגי: המקליט על הקו יקליט את השיחה, אבל לא ידע מי מהעובדים ענה לה.
מה עם שיחות בנייד של העובדים?
העברה של הקו הקווי לנייד כבר מכוסה אם הנייד מחובר למרכזיה בענן, אבל עובדים רבים מתקשרים גם מהנייד האישי או העסקי עם מספר הנייד שלהם. שתי דרכים מקובלות להקליט שיחות כאלה: אפליקציית הקלטה על הטלפון שמחוברת למרכזיה כשלוחה, או כרטיס SIM מוקלט שבו השיחה עוברת דרך המרכזיה בענן.
בטלקום אקספרט אפליקציית הקלטה מתחילה ב-25 ש"ח לשלוחה, ושלוחת SIM מוקלט מתחילה ב-65 ש"ח כולל קו. בשתי הדרכים ההקלטות נשמרות באותו מקום ובאותן הרשאות כמו ההקלטות של הקו הקווי, ולכן אפשר לחפש בהן יחד. כדאי להחליט מראש אילו שיחות נייד נדרשות להיות מוקלטות, כדי לא להקליט שיחות אישיות של העובדים.
כמה שיחות במקביל עוברות בקו קווי?
קו אנלוגי מעביר שיחה אחת בכל רגע, ולכן כשהקו תפוס, המתקשר הבא שומע צליל תפוס. קו BRI מעביר 2 שיחות במקביל, וקו PRI מעביר 30. במרכזיה בענן מספר השיחות במקביל על אותו מספר נקבע בהגדרה, ואפשר להגדיל אותו בלי להזמין קווים פיזיים נוספים. בפועל, עסק שהקו שלו תפוס לעיתים קרובות מפסיד שיחות עוד לפני שבכלל יש מה להקליט, וזו סיבה נוספת לשקול את המעבר למרכזיה בענן.
כמה זמן צריך לשמור הקלטות של הקו הקווי, ואיפה?
תקופת השמירה נקבעת לפי הרגולציה שחלה על העסק. בבנקים, בביטוח ובשיווק פנסיוני שומרים הקלטות לפחות שנתיים. לפי תיקון 74 לחוק הגנת הצרכן, שייכנס לתוקף ב-22/03/2027, עסק שפועל באחד מתחומי העסקאות שהחוק קובע, למשל טלפוניה ואינטרנט, בעסקה של 750 ש"ח ומעלה, ישמור הקלטה לפחות שנתיים אם נסגרה עסקה ולפחות 6 חודשים אם לא נסגרה, וימסור אותה לצרכן תוך 10 ימי עסקים. הנוסח מופיע בספר החוקים באתר הכנסת.
בכרטיס זיכרון של מכשיר על הקו קשה לעמוד בדרישות כאלה לאורך שנתיים: הכרטיס מתמלא, אין גיבוי, ושליפה של כל השיחות של לקוח אחד דורשת האזנה ידנית. בענן מגדירים תקופת שמירה ארוכה, גיבוי והצפנה, ויומן שמתעד מי האזין לכל הקלטה. גם מאגר הקלטות של קו בודד הוא מאגר מידע, ולפי הנחיה 1/2017 של הרשות להגנת הפרטיות זכות העיון חלה גם על הקלטות של שיחות טלפון, ועל בקשת עיון עונים בתוך 30 יום.
מקליט שיחות טלפון קווי עם טלקום אקספרט
טלקום אקספרט היא אינטגרטור תקשורת ומחשוב ענן, ובראשה מהנדסי תקשורת עם מעל 25 שנות ניסיון. אנחנו בודקים את הקו הקיים, את המספרים ואת המכשירים, ומתכננים את המעבר כך שההקלטה תכסה גם את השיחות שנענות בנייד. השירות מיועד לעסקים ולארגונים בלבד. ניוד המספר הקווי נעשה בתוך יום עסקים אחד, בלי השבתה ובלי תשלום, וטלפון אנלוגי קיים ממשיך לעבוד דרך מתאם אנלוגי שעולה 50 עד 80 ש"ח.
מרכזיה בענן מתחילה ב-20 ש"ח לשלוחה, במינימום 60 ש"ח לחודש. מוקד של 5 נציגים מתחיל ב-125 ש"ח לחודש לפני מע"מ, וכולל הקלטת שיחות עם שמירה של 60 יום ומערכת ניהול. שמירה של 60 יום אינה עונה על תיקון 74, ולכן עסק שחל עליו התיקון צריך לתכנן תקופת שמירה ארוכה יותר. תמלול השיחות הוא תוספת בתשלום. אין התחייבות, וההתקנה חינם.
שירותי הקלטת שיחות קווי שטלקום אקספרט מתכננת ומלווה
אחרי שבדקתם איזה קו יש בעסק ואיזו דרך הקלטה מתאימה, אפשר לבקש הצעה לפי המפרט. בכל שורה בטבלה אפשר לבקש הצעת מחיר בווטסאפ.
| שירות | מה העסק מקבל |
|---|---|
| ניוד מספר קווי למרכזיה בענן | העברת המספר הקיים של הקו למרכזיה בענן בתוך יום עסקים, בלי השבתה של הקו ובלי לאבד את המספר. |
| הקלטת שיחות קווי בענן | הקלטה אוטומטית של השיחות על הקווים לשלוחות שנבחרו, עם הודעה על ההקלטה וחיפוש והאזנה מהממשק. |
| מעבר מקו ISDN או PRI לענן | מיפוי המספרים הישירים של ה-ISDN או ה-PRI, ניוד בשלבים והפסקת התלות במרכזיה הישנה לאחר המעבר. |
| מתאם אנלוגי לטלפון קיים | חיבור המכשיר הקווי הישן למרכזיה בענן באמצעות מתאם אנלוגי, אחרי שהמספרים עברו לניוד. |
| הקלטת שיחות בנייד | אפליקציית הקלטה או SIM מוקלט לשיחות בנייד, עם אותן הרשאות גישה וחיפוש כמו בקווי המשרד. |
| קבלו הצעת מחיר | |
לייעוץ ללא התחייבות: 077-8123111.
שאלות נפוצות על מקליט שיחות לטלפון קווי
קו אנלוגי בודד מקליטים במכשיר הקלטה שמתחבר בין שקע הקיר לטלפון ומתחיל להקליט כשמרימים את השפופרת. קווי ISDN וקווים שמחוברים למרכזיה מקליטים במערכת הקלטה שמתחברת למרכזיה. הדרך הנפוצה היום היא לנייד את המספר הקווי למרכזיה בענן, שבה ההקלטה מובנית וכוללת גם הודעה אוטומטית על ההקלטה וגם שיחות שנענות בנייד.
מצפינים את השיחה בזמן ההעברה, למשל בפרוטוקול TLS, ומצפינים את הקבצים בזמן האחסון. מגדירים הרשאות כך שרק עובדים מורשים יוכלו להאזין, ושומרים יומן שמתעד כל גישה להקלטה. כשנמסרים בשיחה פרטי כרטיס אשראי, משהים את ההקלטה או ממסכים את צלילי המקשים, כדי שהפרטים לא יישמרו בקובץ.
כן, בשתי דרכים. אפשר לחבר מכשיר הקלטה בין השקע לטלפון ולהמשיך להשתמש באותו מכשיר. אפשר גם לנייד את המספר למרכזיה בענן ולחבר את הטלפון הקיים דרך מתאם אנלוגי (ATA), וכך ההקלטה מתבצעת בענן והמכשיר נשאר על השולחן.
שירות הקלטת שיחות קווי הוא שירות שבו המספר הקווי של העסק עובר למרכזיה בענן, והשיחות מוקלטות בשרתי הספק. מכשיר הקלטה מקליט רק את הקו שהוא מחובר אליו ושומר את הקבצים על המכשיר עצמו. בשירות בענן ההקלטות נשמרות במקום אחד עם גיבוי וחיפוש לפי מספר ותאריך, ומושמעת הודעה אוטומטית על ההקלטה בתחילת השיחה.
לא. המספר הקיים מנויד למרכזיה בענן ונשאר אותו מספר שהלקוחות מכירים. הניוד נעשה בתוך יום עסקים אחד, בלי השבתה של הקו. כדאי לבדוק מראש אם הקו הוא חלק מחבילה משולבת עם אינטרנט אצל הספק הנוכחי, כדי לדעת איך הניוד ישפיע על החשבון.
כן. מכשיר הקלטה על קו אנלוגי מקליט את השיחה בכל טלפון שמחובר לאותו קו, אבל הוא לא יודע מי מהעובדים ענה, וקו אנלוגי מעביר רק שיחה אחת בכל רגע. במרכזיה בענן כל טלפון מקבל שלוחה משלו, כל הקלטה משויכת לעובד שענה, ואפשר לקיים כמה שיחות במקביל על אותו מספר.
תלוי איפה מתבצעת ההעברה. כשחברת הטלפון מעבירה את השיחה לנייד ברשת שלה, השיחה לא מגיעה לשקע במשרד, ולכן מכשיר ההקלטה שעל הקו לא מקליט אותה. במרכזיה בענן ההעברה לנייד נעשית בתוך המרכזיה, והשיחה מוקלטת כמו כל שיחה אחרת.
