האם העסק שלך יכול לשרוד ולהתקיים בלי טלפונים עסקיים על השולחן?

טלפונים עסקיים

עסקים עדיין רוכשים לעצמם טלפונים עסקיים המוצבים על השולחנות של המנהלים והעובדים. האם זה הכרחי?

מה מתאים למנהלים ועובדים הנמצאים בתנועה ובדרכים? מה התחדש בתחום זה?

עסקים רבים בישראל נרתעים משום מה מהמעבר לענן, ולכן בוחרים לרכוש מרכזיה פיזית אצלם בעסק. יתרה מכך, גם עסקים, שבחרו במרכזיה בענן או במרכזיה וירטואלית, לא מוכנים לעבור לשימוש ב-Softphones (טלפונים וירטואליים מבוססי תוכנה) ורוצים לראות טלפון פיזי על השולחן שלהם. כיום רוכשים טלפוני IP הנראים די דומה לטלפונים האנלוגיים הוותיקים והישנים (רק בתוספת של גימיקים, למשל, מסך קטן וצבעוני).

למה עסקים עדיין רוכשים לעצמם טלפוניים עסקיים במודלים הוותיקים?

רוכשים בעיקר בגלל המחיר, וגם בגלל ההרגלים הישנים, ויש כאלה הרוכשים בגלל הסטטוס, להראות לכולם, שיש להם טלפון עסקי על השולחן.

בתחום עולם טלפוני IP-SIP, יש כיום תחרות מאוד עזה. מחירי הטלפונים נפלו מתחת ל-100 דולרים ליחידה (ברכישת כמות של מכשירים). עסקים וארגונים רבים בישראל מחפשים טלפוני IP זולים, משום שרוב השיחות העסקיות עברו לסמארטפונים ואין הצדקה לרכוש ולהציב טלפוני IP יקרים ומתקדמים על השולחן, כשבסמארטפון ניתן לקבל יכולות יותר טובות וללא עלות נוספת (מעבר לעלות רכישת הסמארטפון).

יחד עם זאת, הצורך בטלפוני IP המחוברים למרכזיה הארגונית לא נעלם. בנוסף, לא בכל מקום ניתן להפעיל סמארטפונים (בגלל מיסוך של הקירות או בגלל היעדר כיסוי מספיק). גם קשה יותר לשלוט בסמארטפונים, במיוחד אם הם של העובדים עצמם (BYOD).

הבעיה המרכזית, שניצבת בפני בעלי העסקים, שאין להם מומחי תקשורת בתוך העסק: מה הפתרון הטוב ביותר והמתאים לעסק ולצרכיו? השונות בביצועים ובמחירים בין טלפוני ה-IP הקיימים בשוק היא מדהימה. המחירים של טלפוני IP נעים בין 200 ₪ ל-6,500 ₪. הפערים הענקיים הללו במחירים נובעים מהתכונות והיכולות של כל מכשיר ומשם המותג העומד מאחורי המכשיר.

האם אפשר לשרוד בלי הטלפונים העסקיים הללו?

התשובה הנחרצת היא: כן.

אנו חיים בעולם, שבו כמעט כולם משתמשים בסמארטפון שלהם גם לצרכי העבודה, וזה כולל יישומים חברתיים דוגמת WhatsApp, רשתות חברתיות, דוא"ל, צ'טים, סקייפ (קול ואו וידאו), וכיו"ב, בתוך מקום העבודה, בבית או בדרכים, בארץ וברחבי העולם.

דהיינו: ככל המסתמן, העידן של הטלפון הפיזי השולחני – מת. יש לו כבר כיום חלופות טובות הרבה יותר.

החלופות של "טלפוניה חכמה", שמיועדות להחליף את הטלפון השולחני הוותיק, הן:

1. הסמארטפון הנמצא בידי כל מנהל ועובד.
2. "מערכת ראש" (מתאימה בעיקר למוקדנים ולמי שלא עוזב את שולחן העבודה עמדת העבודה שלו במהלך עבודתו.
3. תוכנת VoIP המותקנת על המחשב הנייד, הטאבלט (או על הסמארטפון).
4. טלפון שולחני, שהוא טרמינל בלבד, כלומר: הוא מחובר לענן ומהענן הוא מקבל את כל היכולות שלו.
5. טלפון אלחוטי נייד (נפוצים בשוק: טלפוני DECT, טלפוני בלוטוס' וגם טלפוני WiFi). לסוגי הטלפונים הניידים והאלחוטיים הללו (DECT, Bluetooth ו-VoWiFi), יש יכולת להתחבר למרכזיית IP מכל סוג (כולל מרכזיה בענן), ניתן לקבל בהם איכות קול של HD וניתן להסתובב איתם ביד עד לטווח של כ-30 עד 50 מטר מבסיסי השידור בתוך מבנה, או עד 250 עד 300 מטר מחוץ למבנה (אם יש בסיסי שידור אלחוטי מחוץ למבנה).
6. טלפונים שולחניים, שמשולבים במערכות עסקיות אחרות, למשל, במערכות של שיחות ועידה ו"חדר ישיבות חכם".

ל-ALE יש את כל מגוון הפתרונות הללו ופתרונות בהתאמה ספציפית לצרכים של עסקים ספציפיים (למשל עבור בתי מלון, מוסדות חינוך ומוסדות ציבוריים שונים).

דוגמה בולטת לטלפון חכם כזה מבית ALE, טלפון, שהופך ל"להיט" ברחבי העולם: טלפון לבתי מלון, בתי הארחה ולכל מי שמשכן אורחים. אלה טלפונים עסקיים הנראים בדיוק כמו סמארטפונים (עם מערכת הפעלה אנדרואיד, עם כל האפליקציות המצויות בסמארטפונים מבוססי אנדרואיד) ומחוברים למערכת הטלפוניה העסקית של המלון בחיבור אלחוטי מסוג WiFi.

המלון מוסיף לסמארטפון הזה, שכל אורח (ועובד) מחזיק בידיו, אפליקציות ייעודיות ושימושיות לאורחי ועובדי המלון דוגמת: הזמנת חדרים, הזמנת "שירות חדרים", הזמנת אוכל, הזמנת טיפולים, הזמנת מונית, בירור חשבון וכיו"ב.

האם יש יתרונות בשימוש במערכות ראש במקום טלפונים שולחנים?

מנהלים ועובדים (לרבות עובדי מוקד מכל סוג) משתמשים ב"מערכות ראש" (שהן למעשה אוזניות) לצרכי הטלפוניה העסקית שלהם מהסיבות המרכזיות הבאות:

• כתחליף לטלפון פיזי על השולחן. יש "מערכות ראש" המאפשרות לדבר בעמידה ובהליכה ברחבי המשרד.
• כתחליף לרמקול ולמיקרופון (של המחשב הנייח או הנייד). "מערכת ראש" מתאימה מאוד למערכות של מרכזיות טלפוניה וירטואלית (דוגמת IP-Centrex) וטלפוניה בענן, בה בעסק אין מרכזיה עסקית פיזית ומערכת הטלפוניה העסקית מופעלת בפועל בגישת ה-.Softphone ה-Softphone הפופולרי ביותר בשוק העסקי כיום הוא סקייפ. השימוש ב"מערכת ראש" נוח יותר מאשר השימוש במיקרופון והרמקול של המחשב (הנייח או הנייד).
• "מערכת ראש" היא, למעשה, חובה לכל מי שעבודתו היא בטלפון בסביבה רועשת (או לא ממש שקטה). בעיקר הכוונה למוקדנים במוקדי שירות, לאנשי שיווק ומכירות טלפוניים, לעמדות מזכירות ולמרכזיות תמיכה מכל סוג.
• "מערכת ראש" יכולה להיות נלווית לשימוש בסמארטפון, במקום שרוצים לדבר בסמארטפון בלי להחזיק אותו ביד, בלי להשתמש ברמקול של הסמארטפון ומבלי להפריע לאנשים הנמצאים בסביבת הדובר (או כדי לשמור על פרטיות או סודיות השיחה מפני אנשים בסביבת הדובר).
• "מערכות ראש" בכלל לא חייבות חוטים. הן יכולות להתחבר למרכזיה בטכנולוגיות אלחוט דוגמת DECT, בלוטוס' (השיטה הנפוצה כיום) או WiFi. האוזניות יכולות לבצע "צימוד" גם למחשבי Windows ו-Mac ע"י שימוש בטכנולוגית בלוטוס', למכשירי טלפון בעלי IP אחר, צימוד עם סמארטפונים וטאבלטים של iOS ו-Android ועוד. טווח קישוריות אלחוטי במערכות ראש חדישות הוא עד 30 מטרים, ממכשירי בלוטוס' התומכים ב-Class 1.
• "מערכות ראש", שהן אוזניות, יכולות להגיע עם הסמכה של Microsoft Skype for Business ומתאימות ל-Cisco Jabber ותוכנות נוספות לביצוע שיחות ועידה במערכות של מיקרוסופט או סיסקו ללא צורך באביזר חומרה נוסף.
• בנוסף, טכנולוגיית חיישנים חכמים מזהה כאשר לובשים את "מערכות ראש" מסוג אוזניות מתקדמות. הטכנולוגיה מאפשרת להשהות את הזרמת המדיה כאשר האוזניות מוסרות ומפעילה אותה מחדש בעת לבישת האוזניות.

מהם השיקולים בבחירת פתרונות של טלפוניה עסקית למרכזיה ולמוקדים טלפוניים, שאינה טלפונים פיזיים מהסוגים הוותיקים?

כמו בכל מערכת תקשורת, לניסיון ולהתמחות בתחום ספציפי יש יתרון, מאשר רכישה של עודפי ציוד מסוחר ממולח מהמזרח הרחוק, שמציע מבצעים אטרקטיביים ל"טלפונים מתקדמים" ונעלם מהר מאוד מהשטח כשמבקשים ממנו תמיכה ושירות.

הפרמטרים, שיש לקחת בחשבון בעת בחירת מערכת טלפוניה / טלפונים עסקיים:

• עמידות. זה הפרמטר החשוב ביותר בבחירה, חשוב יותר מאיכות השמע. מנהלים רוצים פתרונות טלפוניה, שאינם מתקלקלים בקלות וכן, שבעת הצורך ניתן לתקנם במהירות. חשוב, שלספק תהיה יכולת לתת שירות מהיר של החלפה ותיקון ובזמינות גבוהה, כולל מעבדת תיקונים (בישראל) ומלאי חלפים זמין לכל סוגי המערכות המשווקות על ידו.
• נוחות. השימוש במערכת חלופית חייב להיות נוח למשתמשים, אחרת הם ייטו להיפטר מהמערכת די מהר או לקלקל אותה.
• איכות ועוצמת השמע. מה שחשוב ביותר הוא: האם המשתמשים יכולים לשמוע את המתקשרים ולהפך בעוצמה ובאיכות גבוהה (רצוי איכות HD). המשמעות היא, שעוצמת השמע חזקה מספיק משני צדי הקו ואיכות השמע מתקרבת למצב של שיחה פנים מול פנים.
• תאימות. כל מערכת טלפוניה חייבת להיות תואמת באופן שקוף למרכזיה הקיימת בידי העסק ולשאר המערכות המשתמשות בטלפוניה לכל הצרכים שיש בעסק (דוגמת CRM, Call-Center, שיחות ועידה, עבודה קבוצתית וכיו"ב).
• מחיר. סעיף חשוב ביותר. המחיר יכול להשתנות באופן משמעותי בין סוגים שונים של מערכות טלפוניה ובהתאם לאיכותן. יש לבדוק אם פתרון מספק מסוים מתאפיין ביחס עלות תועלת מכסימלי ובמחיר תחרותי.
• זמן פעולה בין טעינות. פרמטר חשוב במערכות מבוססות על סוללות פנימיות. ככל שזמן הפעולה בין טעינות יותר ארוך, כך המערכת תשרת יותר זמן ויותר טוב את המשתמשים בה.
• עברית. יש להחליט אם יש צורך, שהתפריטים בטלפון החכם יהיו בעברית (או בשפה נדרשת אחרת), או שניתן להסתפק בטלפונים עם תפריטים ואפליקציות באנגלית (מה שיש בכל סוגי פתרונות הנמצאים בשוק).
• אחריות. יש לצפות לאחריות של שנתיים לפחות לכל מערכת טלפוניה. הכוונה לאחריות המכסה על כל נזק או תקלה במערכת, למעט נזק הנגרם בזדון ע"י המשתמש או כוח עליון (מה דורש ביטוח הציוד).

כיום, לפני שרוכשים טלפוני IP עסקיים יש צורך לענות על השאלה: האם בכלל יש צורך במכשירים כאלה בעסק? התשובה לשאלה הזו לא תמיד פשוטה או ברורה לבעלי העסק.

ככלל, אין שום הבדלים בין טלפוני SIP בהתייחס לחיבור למרכזיית IP פיזית, וירטואלית או בענן. אולם, כשהמרכזיה נמצאת בענן, היכולת להשתמש בשירותי ענן לתקשורת מעל לכל מכשיר קצה (ובמיוחד הכוונה למכשירים ניידים) נעשית קלה יותר. דהיינו: הצורך במכשירי טלפון IP שולחניים – יורד.

קל (יחסית) לשלב מכשירים ניידים (סמארטפונים, טאבלטים ומכשירים חכמים ניידים אחרים דוגמת: מסופונים, שעונים וצמידים חכמים ועוד) במרכזיה בענן. למעשה, זו הדרך הטובה ביותר לספק שירותי מרכזיה בענן לכל העובדים, גם כשהם בתנועה בכל מקום בארץ וברחבי העולם.

מכאן, שיש צורך בבדיקה מקצועית של הצרכים העסקיים הרבה לפני שמוציאים כסף ורוכשים מכשיר טלפון IP שולחני.

הצורך בטלפוני IP פיזיים על כל שולחן בעסק ילך וירד עם הזמן. לכן, יש לשקול בזהירות כל הוצאה על טלפוני IP יקרים, שייתכן שיהיו מיותרים בתוך מספר קטן של שנים.

שורה תחתונה בתחום טלפונים עסקיים לעסקים

למרות שעולם התקשורת נע מהר קדימה, הלקוחות העסקיים (מנהלים ועובדים מכל סוג) עדיין זקוקים לטלפונים כדי לענות לשיחות טלפון ולקיים שיחות טלפון, רצוי בלי רעשי רקע. יש רמות שונות של מערכות טלפוניה חדישות בהתייחס למחיר, אמינות ונוחות.

לכן, מומלץ קודם להחלטה על בחירת מערכת טלפוניה לעובדים ומנהלים בעסק, לבצע ניתוח צרכים בסיוע אנשי מקצוע, כדי להגיע להחלטה מושכלת בנושא ולתחר בין הפתרונות השונים הקיימים בשוק בתחום זה. יש לבדוק אם הפתרון, שנבחר, תומך בכל סוגי השירותים הנחוצים לעסק, כדי לקבל את מירב היתרונות של פתרונות מלאים לפי הצרכים, תחת מעטפת שירות ותמיכה אחת.

בנוסף, יש לשקול גם את רמת האמינות של הספק והאם אפשר לקבל ממנו אחריות ושירות ברמה נאותה (SLA), בלי להיות כבולים אליו לעולמים ב"חתונה קתולית".

לכן נשאלות כאן השאלות:

מה הבעיה הגדולה ביותר הקיימת בקיום שיחות טלפוניות אצלך בעסק, שאתה מאמין, שתוכל לפתור בבחירת פתרון של טלפוניה חכמה?

אם אתה כבר משתמש במערכת טלפוניה חכמה, ממה אתה לא מרוצה מהפתרון הזה? שתף אותנו.

איך אתה חושב, שאני יכול לעזור לך לבחור בפתרון של מערכת טלפוניה חכמה, זולה ומתקדמת, פתרון המתאים בדיוק לצרכיך?

תשובות לשאלות נפוצות